VIDÉO DE LA MARCHE À SUIVRE
COMMANDES
L’écran des commandes contient toutes vos factures, vous pouvez voir leur état et cliquer sur n’importe quelle facture pour voir l’image téléversée et tous les détails concernant son traitement. Vous pouvez également utiliser notre fonction d’approbation des factures pour les examiner et les modifier avant de les fermer et de les envoyer à la comptabilité, ainsi que notre fonction de commandes pour passer des commandes électroniques directement à vos fournisseurs.
INTERFACE UTILISATEUR (telle qu’elle s’affiche avec le rôle d’utilisateur Comptable)
- +Passer une nouvelle commande - Ce bouton vous permet d’envoyer des commandes électroniques à tous les fournisseurs pour lesquels vous avez configuré un guide de commande.
- Joindre une facture - Ce bouton vous permet de téléverser une facture au format PNG ou JPG. À la différence du téléversement de factures via l’application mobile ou de l’envoi de factures par courriel, le bouton Joindre des factures vous oblige à sélectionner un fournisseur et à saisir quelques informations de base sur le fournisseur et sur la facture.
- Filtre d’inclusion - Ce bouton vous permet de filtrer les factures que vous voyez en fonction de l’état d’avancement du traitement de la facture.
- Approuver les factures - Ce bouton vous permet d’activer et de configurer la fonction « Approuver les factures » ou, si la fonction a déjà été activée, d’examiner et d’approuver votre facture en mode « Approbation en attente ».
- Exporter - Vous pouvez exporter le contenu de cet écran au format CSV ou PDF en utilisant le bouton Exporter.
- Barre de recherche - Vous pouvez rechercher des factures pour tout champ affiché sur la page des commandes.
- Date du téléversement - Cette colonne indique la date de téléversement d’une facture et, par défaut, elle est triée de la plus récente à la plus ancienne.
- Fournisseur – Cette colonne indique le nom du fournisseur auquel une facture est payable. Ce nom sera vide lorsqu’une facture est à l’état de vérification initiale.
- Numéro de facture - Cette colonne indique le numéro de votre facture. Ce nom sera vide lorsqu’une facture est à l’état de vérification initiale. Toutes les factures n’ont pas forcément un numéro. En général, les factures comportant un « C » au début ou à la fin sont des crédits.
- Date de la facture - Cette colonne indique la date de votre facture. Ce nom sera vide lorsqu’une facture est à l’état de vérification initiale. Les factures traitées après une date de clôture du livre auront une date d’enregistrement différente de celle de la facture et cette date apparaîtra en rouge dans cette colonne. Pour plus d’informations, consultez cet article sur notre fonction de fermeture de livres.
- Paiement - Cette colonne indique sur quel « compte de paiement » votre facture a été fermée. Par défaut, toutes les factures sont classées dans le compte de paiement, mais vous pouvez créer d’autres comptes de paiement pour les chèques, la petite caisse, etc.
- État - Cette colonne indique à quel stade de traitement se trouve votre facture. Seules les factures dont l’état est fermé sont incluses dans les rapports. Consultez cet article sur les FAQ relatives aux factures pour en savoir plus sur les états des factures.
- Total - Il s’agit du total de la facture y compris tous les ajustements manuscrits.
APPROUVER DES FACTURES
Si vous voulez contrôler plus étroitement votre processus de facturation, vous pouvez exiger que les factures soient approuvées par un utilisateur ayant le rôle d’administrateur de restaurant ou de comptable avant de pouvoir être exportées vers votre système comptable. Cette condition peut s’appliquer à toutes les factures ou être personnalisée afin de n’exiger l’approbation que pour certaines catégories dont les frais dépassent certains montants.
Consultez nos articles sur la fonction d’approbation des factures : article sur la configuration et l’utilisation de la fonction d’approbation des factures.
PASSER DES COMMANDES
Vous pouvez passer des commandes électroniques à vos fournisseurs directement sur la plateforme MarginEdge. Les guides de commande sont automatiquement complétés avec les données d’achat de vos factures, mais vous devrez quand même configurer quelques éléments avant de pouvoir commencer.
Consultez ces articles et vidéos sur la configuration des guides de commande et la configuration de la commande en ligne pour commencer. Vous pouvez également définir le remplacement automatique périodique sur vos guides de commande, et même spécifier des remplacements automatiques périodiques différents pour des jours différents (article obligatoire).
Une fois que vos guides de commande sont configurés, vous pouvez passer des commandes en cliquant sur le bouton « Passer une nouvelle commande » en haut à gauche de l’écran. Les commandes sont envoyées par courrier électronique à l’adresse (ou aux adresses) que vous avez indiquée(s) et nous figurerons sur votre écran de commandes jusqu’à ce que la commande soit exécutée par votre fournisseur.
AFFICHAGE DES FACTURES
Si vous cliquez sur une facture, vous pourrez voir tous les détails de cette facture, y compris l’image de la facture, les postes, le codage, les frais divers, etc.
En haut, vous verrez une icône de chaque image que vous avez téléversée pour la facture. Vous pouvez cliquer sur l’une de ces images pour voir la photo en taille réelle. Pour les EDI, vous pouvez cliquer sur l’icône de la facture et cela vous amènera à un écran où vous pourrez voir un lien pour télécharger le CSV ainsi que toutes les images de la facture qui ont été téléversées.
Lorsque vous affichez une commande, vous voyez toutes les informations disponibles sur la page des commandes, ainsi que le détail des articles et la façon dont les taxes, les frais de livraison et les autres frais divers sont calculés. Vous pouvez modifier la manière dont ces frais divers sont répartis sur une facture en modifiant vos options de configuration avancée du fournisseur, pour chaque fournisseur. Si vous souhaitez voir comment vos frais divers ou vos crédits ont été répartis par catégorie, consultez le rapport sur les catégories dans votre menu rendement.
À l’exception de la date de facturation, les factures ne sont pas modifiables une fois qu’elles ont été fermées. Si vous avez des modifications ou des ajustements à faire, envoyez un courriel à help@marginedge.com.