Pour que nous puissions traiter les factures dans le système MarginEdge, il faut que les factures contiennent les informations suivantes :
OBLIGATOIRES
Nom du fournisseur : nom du commerçant/ vendeur/fournisseur des marchandises et services achetés.
Article d'approvisionnement : chaque article acheté (ou crédité) sur la facture est appelé un « article d'approvisionnement ». Nous exigeons des informations détaillées, notamment le nom, l’emballage, la quantité et le prix de chaque article acheté sur la facture.
Total de la facture: il s’agit du total de ce que vous avez acheté (total des articles, taxes si applicables, et frais d’expédition le cas échéant). Les factures s’élevant à 0 $ ne sont pas autorisées.
Que se passe-t-il si je téléverse une facture à laquelle il manque ces éléments, ou qui est illisible ou incomplète?
S’il manque l’un de ces éléments sur une facture, s’il manque une page ou si l’image est tronquée ou floue et que les informations sont coupées, nous ne la traiterons pas. Nous tenterons à deux reprises de vous contacter et de vous demander une nouvelle image; si nous n’obtenons aucune réponse, nous supprimons la facture.
FACULTATIF MAIS FORTEMENT RECOMMANDÉ
Numéro de facture : un numéro de facture est un numéro unique généré par le fournisseur lors de l’achat.
Numéro de client : votre numéro de client est le numéro unique qui vous identifie auprès de votre fournisseur. Il vous est généralement attribué et fourni au moment de la signature du contrat avec le fournisseur. Le numéro de client peut également être appelé : numéro/identification de compte, numéro/identifiant de client, identifiant de client, code de client, numéro/identifiant de site.
Date de facturation : la date de facturation est la date à laquelle une facture pour des biens/services est émise et c’est généralement le jour même où les biens/services sont fournis.
À défaut, nous utiliserons la date d’expédition ou la date de livraison, ou en l’absence de toutes ces dates, nous utiliserons la date de téléversement comme date de facturation.
UTILE
Compte de paiement : quel compte a été utilisé pour payer cette facture? Si aucun type de paiement n’est indiqué, nous utiliserons par défaut le compte fournisseur ou le compte de paiement défini pour ce fournisseur particulier.
CE QUE NOUS POUVONS TRAITER :
1) Les factures de produits alimentaires : tous vos achats de produits alimentaires peuvent être classés comme des factures de produits alimentaires.
2) Les factures de boissons alcoolisées : ce sont vos achats d’alcool - bière, vin et liqueur.
3) Les notes de crédit : une note de crédit est émise par le fournisseur pour les marchandises retournées.
4) Les factures de services publics : elles permettent de payer l’électricité, l’eau, le gaz, Internet et le téléphone chaque mois. Nous traitons les frais courants comme le total de la facture et non comme le total de la facture de services publics.
5) Les factures d’assurance : pour le total de la facture, nous préférons utiliser Minimum dû ou Prime actuelle.
6) Impôts, taxes et permis : cette catégorie comprend les taxes gouvernementales, les amendes, les frais de licence, les autres frais et les permis.
7) Décaissements/petite caisse : il s’agit de dépenses diverses/remboursements du personnel, payés avec la caisse enregistreuse.
8) Transferts internes : un transfert interne désigne le transfert de produits ou d’articles d’approvisionnement d’une unité de restauration à une autre unité de restauration du même groupe.
Voir des exemples de ce que nous pouvons traiter.
CE QUE NOUS NE TRAITERONS PAS :
Lorsque l’un de ces éléments est soumis pour traitement, notre équipe le supprime automatiquement sans notification.
1) Relevés de compte : il s’agit des relevés des fournisseurs, des relevés de cartes de crédit et des relevés d’impôts.
2) Les bordereaux d’emballage et les bons/feuilles de livraison : ils ne contiennent généralement que des détails sur l’emballage et aucune information sur le prix.
3) Demande d’enlèvement ou bordereaux d’enlèvement : nous ne traitons pas les demandes d’enlèvement ou les bordereaux d’enlèvement. Ils ne contiennent généralement que des détails sur l’emballage et aucune information sur le prix.
4) Bons de commandes, Confirmations de commandes, Déclaration d’expédition, Connaissements, Bordereaux de dépôt ou Reçus de livraison : nous ne traitons pas les déclarations d’expédition, les connaissements, les bordereaux de dépôt et les reçus de livraison, ils ne contiennent aucune information sur le prix et/ou peuvent créer des enregistrements en double si une facture réelle est téléchargée.
5) Factures dont le total imprimé est égal à zéro : lorsqu’une facture comporte un total imprimé égal à zéro, nous ne la traitons pas.
6) Factures en double avec exactement les mêmes détails : nous ne traitons pas les factures en double reçues pour la deuxième fois sans aucune nouvelle information.
7) Chèques libellés à l’ordre des fournisseurs : ce ne sont pas des factures, il n’y a pas de détails sur les articles d'approvisionnement, aucun moyen d’éviter les doublons. Si un chèque est téléversé avec une facture, nous pouvons utiliser le chèque pour ajuster les détails du paiement sur la facture.
8) Relevé d’opération ou relevé de service : nous ne pouvons pas traiter ces éléments car il n’y a pas d’informations sur les articles d'approvisionnement et les prix.
9) Rapport sur la main-d’œuvre/la rémunération : il s’agit de votre coût salarial pour un cycle de facturation, et nous ne pouvons pas le traiter car il n’y a pas de articles d'approvisionnement ou de détails de prix.
11) Reçu de transaction : il indique les transactions effectuées sur la carte de crédit/débit et nous ne pouvons pas le traiter car il n’y a pas de articles d'approvisionnement ou de détails sur les prix.
12) Reçu de transit : il s’agit d’achats de marchandises et d’articles en transit, que vous avez payés mais que vous n’avez pas encore reçus.
13) Factures dont les dates ne correspondent pas à la plage de dates approuvée. À moins que vous n’ayez payé pour un traitement rétroactif, MarginEdge ne traitera que 7 jours d’historique de factures. Cette plage de dates commence 7 jours avant la date à laquelle vous avez saisi les informations de paiement de votre abonnement dans MarginEdge.
14) Liens et fichiers ZIP. Nous ne pouvons pas traiter les factures si elles nous sont envoyées sous forme de lien (c’est-à-dire vers un compte Dropbox) ou compressées dans un fichier Zip. Voir ci-dessous pour plus de détails sur les formats de fichiers que nous pouvons lire.
Voir des exemples de ce que nous ne pouvons pas traiter.
FORMATS DE FICHIERS DE FACTURES
En ce qui concerne les types de fichiers, si vous ne souhaitez pas prendre des photos de vos factures avec l’application MarginEdge, vous pouvez nous envoyer vos factures au format JPEG, PNG, CSV et PDF.
Veuillez envoyer un document par facture.
Veuillez NE PAS envoyer de liens vers des documents stockés ou des fichiers zip.