Lorsque vous téléversez une facture dans MarginEdge, nous transcrivons le détail des postes de ces factures dans notre logiciel. Chaque poste unique dans une facture est appelé article d’approvisionnement. Chaque article d’approvisionnement dans MarignEdge est unique pour son fournisseur. Vous pouvez commander des articles d’approvisionnement à vos fournisseurs en utilisant nos guides de commande et recevoir des alertes sur les changements de prix des articles d’approvisionnement.
Nous avons également une représentation plus générale de vos achats dans le logiciel appelée Produit. Les produits sont ceux que vous comptez lors d’un Inventaire, que vous utilisez dans les recettes et que vous suivez à l’aide de la fonction de modification des prix. Souvent, un produit est lié à plusieurs articles d’approvisionnement. Ainsi, vous pouvez acheter des avocats (par exemple) livrés en plusieurs tailles d’emballage par différents fournisseurs, mais notre équipe des services aux clients, composée de vétérans de l’industrie de la restauration, en collaboration avec l’assistance logicielle, examine chaque nouvel article d’approvisionnement figurant sur vos factures et les associe aux produits existants dans votre base de données de produits ou en crée de nouveaux si nous ne trouvons pas celui qui correspond. Nous codons ensuite vos produits en catégories qui déterminent comment ces achats sont rapportés à votre système comptable.
Une fois qu’un article d’approvisionnement est lié à un produit, chaque fois qu’il figurera sur une facture par la suite, il sera automatiquement associé au même produit.
Où puis-je examiner les nouveaux articles d’approvisionnement à mesure qu’ils arrivent pour m’assurer que tout est lié et codé comme je le souhaite?
Nous vous recommandons d’examiner régulièrement le rapport de vérification de configuration pour voir comment vos nouveaux articles d’approvisionnement sont codés, et de modifier toute association article d’approvisionnement <-> produit que vous souhaitez voir différemment (voici un article qui explique comment faire).
Vous pouvez également choisir d’utiliser l’approbation des factures pour examiner toutes vos factures à cette fin, ainsi que d’autres aspects du traitement des factures, comme l’examen des comptes de paiement sur lesquels vos factures ont été fermées et d’autres détails des factures.
En fonction de quoi MarginEdge détermine-t-il comment coder/catégoriser mes produits?
Tous les membres de notre personnel ont une expérience de la restauration et utilisent des données systémiques sur la façon dont les autres restaurants codent ces éléments, que nous mettons à profit dans cette tâche. Nous utilisons les catégories que vous avez dans le système et classons les produits en fonction de de leur nature, car nous ne savons pas comment ils sont utilisés. Ainsi, si vous téléchargez une facture contenant des pommes, nous la coderons en tant que « Fruits et légumes » ou « Fruits » en fonction des catégories de votre restaurant, mais nous ne la coderons pas en tant que « repas familial » ou « desserts », car vous seul savez comment vous comptez l’utiliser.
Parfois, j’achète le même produit mais je veux qu’il soit codé de deux façons différentes, est-ce que c’est possible?
Le codage est déterminé par la catégorie définie pour le produit. En général, chaque article d’approvisionnement dans MarginEdge est lié à un seul produit et chaque produit est associé à une seule catégorie. Par exemple, si vous achetez des citrons verts et qu’ils sont codés en tant que Fruits et légumes, chaque fois qu’ils seront achetés, ils seront automatiquement codés en tant que Fruits et légumes. Nous ne pouvons pas modifier la catégorie déjà définie sur la base d’une facture; nous codons les articles par produit et non par facture.
CEPENDANT, vous pouvez configurer un produit pour qu’il soit classé proportionnellement dans plus d’une catégorie. Par exemple, chaque fois que vous achetez des citrons verts, 10 % de cet achat peut être comptabilisé dans la catégorie « Consommables de bar » et 90 % dans la catégorie « Fruits et légumes ». Définir une répartition moyenne des catégories est la solution qui permet de coder un produit de deux manières différentes.
MarginEdge essaie-t-il de faire correspondre TOUS les nouveaux articles d’approvisionnement aux produits existants?
Non, nous ne le faisons que pour les produits alimentaires et les boissons, pas pour les autres achats tels que les dépenses, les produits jetables, les articles en papier, etc. Chacun de ces articles reçoit un nouveau produit unique chaque fois qu’un nouvel article de fournisseur est affiché dans le système.
Comment puis-je corriger cela si c’est faux?
Suivez les instructions ici : Comment traiter un article d'approvisionnement associé au mauvais produit