Voici quelques questions fréquemment posées sur les factures dans [me].
Quand puis-je commencer à téléverser mes factures?
Votre responsable de la mise en œuvre peut vous communiquer une date précise, mais en général, vous pouvez commencer à téléverser vos factures dès que :
- Vos connexions au terminal de point de vente sont établies
- Vos connexions au système de comptabilité sont établies
- Les détails du paiement de votre abonnement ont été saisis
Si vous souhaitez téléverser d’anciennes factures, vous pouvez nous envoyer jusqu’à une semaine de factures, 7 jours après la date à laquelle vous avez saisi les détails du paiement de votre abonnement. Par exemple, si vous avez saisi vos données de paiement le 8 mars, vous pouvez nous envoyer toutes les factures dont la date commence le 1er mars.
Combien de temps faut-il pour qu’une facture soit traitée?
Une fois que vous êtes pleinement opérationnel dans MarginEdge, une facture est généralement traitée dans un délai de 1 à 2 jours ouvrables. Au cours de vos 4 premières semaines de traitement des factures, il nous faut environ 7 à 10 jours ouvrables pour les traiter. Pendant cette période, nous faisons un travail supplémentaire pour mapper tous les articles que vous achetez à vos fournisseurs en produits que vous pouvez utiliser dans votre inventaire et dans vos recettes. Une fois cette période initiale passée, vous devriez bénéficier de délais de traitement beaucoup plus rapides, souvent dans les 24 heures suivant le téléversement de la facture.
Quels types de factures allez-vous traiter pour moi?
En général, notre équipe traitera toute facture de restaurant comportant, au minimum, un nom de fournisseur, des postes et un total. Consultez les articles ci-dessous pour en savoir plus :
- Ce que nous pouvons traiter et ce que nous ne pouvons pas traiter
- Ce que nous traitons - Exemples
- Ce que nous ne traitons pas - Exemples
- Format de fichier et limites de taille pour l'application MarginEdge
En ce qui concerne les types de fichiers, si vous ne souhaitez pas prendre des photos de vos factures avec l’application MarginEdge, vous pouvez nous envoyer vos factures au format JPEG, PNG, CSV et PDF.
Veuillez envoyer un document par facture. Veuillez NE PAS envoyer de liens vers des documents stockés ou des fichiers zip.
Que dois-je faire si un fournisseur envoie une facture au format PDF ou numérique par courrier électronique?
Il suffit de transférer le courriel, avec sa pièce jointe, à l’adresse électronique propre à votre restaurant. Quand vous vous connectez, vous la trouverez dans Commandes > Configuration . Recherchez l’adresse qui se termine par @meinvoices.com.
À quoi correspondent les différents stades du traitement de mes factures?
Dans l’écran des commandes, vous pouvez consulter l’état d’avancement des commandes. L’état d’avancement de la commande indique à quel stade de traitement en est votre facture. Dans l’image ci-dessous, le filtre est réglé pour afficher toutes les commandes.
Modes de l’état d’avancement des factures :
- Prétraitement – Dès que nous recevons votre facture, elle passe à l’étape de prétraitement. À ce stade, vous ne verrez aucune information sur le fournisseur de la facture, le numéro de la facture, etc.
- Vérification initiale - La vérification initiale est la première étape du traitement de la facture où toutes les données de base (fournisseur, date, numéro de facture, total de la facture) de la facture sont ajoutées au système.
- Rapprochement - Le rapprochement est la deuxième étape du traitement des factures, au cours de laquelle chaque article acheté par le client sur une facture est ajouté au système.
- Attention requise - Un petit interlude parfois entre les étapes si notre équipe a des questions sur votre facture.
- Vérification finale - La troisième étape du traitement des factures est la vérification finale. À ce stade, toutes les informations saisies lors de la vérification initiale et du rapprochement doivent être examinées par un superviseur.
- Vérification par les responsables de comptes (AM) - Une fois que tous les éléments des factures ont été saisis et que les vérifications ont été confirmées, les factures sont envoyées à l’équipe des responsables de comptes (AM) pour approbation finale. C’est la vérification AM.
- En attente d’approbation - Si vous avez activé la fonction d’approbation des factures, vous verrez des factures affichant cet état. Ces factures sont en attente d’approbation par un utilisateur disposant des autorisations de comptabilité du restaurant. Pour en savoir plus sur la fonction d’approbation des factures, consultez cet article sur le sujet
- Clôturé - Les données de la facture sont toutes saisies, confirmées et peuvent être utilisées dans les rapports et envoyées à votre système comptable. Seules les factures dont l’état est « Clôturé » ou « En attente d’approbation » seront incluses dans les rapports. Seules les factures dont l’état est Fermé peuvent être payées avec Bill Pay dans MarginEdge ou exportées vers votre système comptable.
États relatifs aux factures numériques
Si un fournisseur nous envoie vos factures par voie numérique, via EDI, vous pouvez également voir les messages d’état suivants. Pour plus d’informations sur les factures numériques, consultez cet article..
- Image en attente - Si nous avons reçu une facture numérique d’un fournisseur mais qu’aucune image correspondante n’a été téléversée par votre équipe, le message indique Image en attente. (Vous pouvez télécharger l’image appropriée ou l’approuver manuellement dans la commande elle-même pour qu’elle passe à l’étape du traitement).
- EDI en attente - Si nous avons reçu l’image de la facture mais pas l’EDI de votre fournisseur, le message EDI en attente s’affichera.
États relatifs aux commandes sortantes
- Ouverte - La commande passée auprès d’un fournisseur sur la plateforme MarginEdge est ouverte et n’est pas terminée.
- Sauvegardée - La commande passée auprès d’un fournisseur sur la plateforme MarginEdge est sauvegardée mais pas encore envoyée.
- Envoyée - La commande passée à un fournisseur sur la plateforme MarginEdge a été envoyée au fournisseur.
Que faire si la facture ne correspond pas à ce que j’ai reçu?
Aucun problème. Cela arrive très souvent! De nombreux restaurants ont leurs propres directives à ce sujet, mais voici les nôtres :
1. Barrez le montant « Qté expédiée » et à côté, écrivez la quantité correcte reçue, et sur la facture, écrivez à la main une note claire à côté de ce poste pour expliquer le problème (par exemple, écrivez « retour », ou « en rupture de stock », ou « refus », etc.) Vous pouvez entourer le poste pour le mettre en évidence, mais ce n’est pas obligatoire.
Exemple :
2. Nous vous invitons à mettre aussi un trait sur le total final pour nous indiquer qu’il y a eu des modifications.
C’est tout. Nous nous chargeons de faire le gros du travail (à savoir les calculs!) pour vérifier que le total est exact.
Que se passe-t-il si la commande est payée par chèque, ACH ou carte de crédit?
Par défaut, toutes les factures seront envoyées à votre système comptable en tant que dettes (A/P). Si vous souhaitez indiquer que la facture a déjà été payée d’une autre manière, nous vous avons prévu une solution!
D'ABORD, assurez-vous que vos comptes de paiement sont bien configurés dans [me] : Configurer les comptes de paiement.
ENSUITE, notez les informations nécessaires sur la facture
- Pour les chèques, écrivez clairement Payé par chèque + le numéro du chèque sur la facture.
- Dans le cas où le paiement est fait par ACH, écrivez simplement ACH sur la facture.
- Pour les cartes de crédit, précisez la carte de crédit en utilisant la description que vous avez utilisée lors de la configuration de vos comptes de paiement (éventuellement les quatre derniers chiffres, ou le type ou le nom des utilisateurs).
Pour la plupart des systèmes comptables, [me] envoie le numéro de chèque ou la notification de ACH au système comptable avec les détails de la facture.