Estas son algunas preguntas frecuentes sobre facturas en [me]

¿Cuándo puedo empezar a subir mis facturas?

Su gerente de implementación puede indicarle la fecha específica pero, en general, puede empezar a subir facturas en cuanto:

Sus conexiones de POS estén completas.
Sus conexiones de contabilidad estén completas.
Haya registrado la información de pago de su suscripción.

Si quiere subir facturas históricas, puede enviarnos hasta una semana de facturas comenzando 7 días atrás desde el día en que registró la información de su pago de suscripción. Por ejemplo, si registró sus datos de pago el 8 de marzo, puede enviarnos cualquier factura con fecha desde el 1 de marzo.

¿Cuánto tarda en procesarse una factura?

Cuando MarginEdge esté completamente instalado y trabaje con él, por lo general una factura se procesará en 1 a 2 días hábiles. Durante sus primeras 4 semanas de procesamiento de facturas, nos tomará entre 7 y 10 días hábiles procesarlas. En este tiempo haremos trabajo extra para asignar todos los artículos que usted compra a sus proveedores a Productos que puede usar en su inventario y recetas. Después de que termine el periodo inicial, debería tener tiempos de procesamiento mucho más rápidos, a menudo 24 horas después de la factura.

¿Qué tipos de facturas procesarán por mí?

En general, nuestro equipo procesará cualquier factura de restaurante que se defina por tener, como mínimo, un nombre de proveedor, partidas presupuestarias y un total. Consulte los artículos de abajo para obtener más información:

Para los tipos de archivo, si no quiere tomar fotos de sus facturas con la app MarginEdge, puede enviarnos sus facturas en formato JPEG, PNG, CSV y PDF.

Envíe un documento por factura. NO envíe enlaces a documentos almacenados o archivos comprimidos.

¿Qué hago si un proveedor envía una factura en formato PDF o digital por correo electrónico?

Solo reenvíe el correo electrónico, con su archivo adjunto, a la dirección de correo electrónico específica de su restaurante. La encontrará cuando inicie sesión, en Pedidos > Configuración. Busque la que termina con @meinvoices.com.

¿Qué significan los diferentes estados durante el procesamiento de mis facturas?

En la pantalla de pedidos, puede ver los estados de los pedidos. El estado del pedido indica en qué fase de procesamiento está su factura. En la imagen de abajo, el filtro está configurado para mostrar todos los pedidos.

Modos de estado de la factura:

Procesamiento previo: En cuanto recibimos su factura, esta pasa a la fase de procesamiento previo. En esta etapa, no verá información sobre el proveedor de la factura, el número de factura, etc.
Revisión inicial: La revisión inicial es el primer paso en el procesamiento de facturas, donde todos los datos básicos (proveedor, fecha, número de factura, total de la factura) de la factura se añaden al sistema.
Conciliación: La conciliación es el segundo paso en el procesamiento de facturas, en el que todas las partidas presupuestarias compradas por un cliente en una factura se añaden al sistema.
Necesita atención: Un breve intermedio entre pasos que ocasionalmente puede ver si nuestro equipo tiene preguntas sobre su factura.
Revisión final: El tercer paso en el procesamiento de facturas es la revisión final. En esta etapa, toda la información registrada durante la Revisión inicial y la Conciliación la revisará un supervisor.
Revisión AM: Después de que se registren todos los artículos de las facturas y se confirmen cheques varios, las facturas se envían al equipo de gerentes de cuentas (AM) para su aprobación final. Esto se conoce como revisión AM.
Pendiente de aprobación: Si tiene activada la función de aprobación de facturas, verá las facturas en este estado. Estas facturas están en espera para que un usuario con permisos de contabilidad del restaurante las apruebe. Para obtener más información de la función de aprobación de facturas, consulte este artículo sobre el tema.
Cerrado: Todos los datos de la factura están registrados, confirmados y pueden usarse en los reportes y enviarse a su sistema de contabilidad. Solo las facturas en estado Cerrado o Pendiente de aprobación se incluirán en los reportes. Solo las facturas en estado Cerrado estarán disponibles para pagar con Pago de facturas de MarginEdge o podrán exportarse a su sistema de contabilidad.

Estados relacionados con facturas digitales

Si un proveedor nos envía sus facturas de forma digital, por EDI, es posible que también vea los siguientes mensajes de estado. Para obtener más información sobre facturas digitales, consulte este artículo.

Imagen pendiente: Si recibimos una factura digital de un proveedor pero su equipo todavía no sube la imagen de factura correspondiente, dirá "Imagen pendiente". (Puede subir la imagen correspondiente o puede aprobarla de forma manual desde el propio pedido, para que pase a la fase de procesamiento).
EDI pendiente: Si recibimos la imagen de la factura pero no el EDI de su proveedor, dirá "EDI pendiente".

Estados relacionados con los pedidos de salida

Abierto: Un pedido hecho a un proveedor desde la plataforma MarginEdge está abierto y no se ha completado.
Guardado: Un pedido hecho a un proveedor desde la plataforma MarginEdge está guardado pero todavía no se envía.
Enviado: Un pedido hecho a un proveedor desde la plataforma MarginEdge se envió al proveedor.

¿Qué pasa si la factura no coincide con lo que recibí?

No hay problema. Esto es muy frecuente. Muchos restaurantes tienen sus propias directrices sobre esto, pero estas son nuestras preferencias:

1. Tache la cantidad de "Cant. enviada" y escriba al lado la cantidad correcta recibida, y escriba una nota a mano legible en la factura al lado de esa partida presupuestaria, para explicar el problema (por ejemplo, escriba "devolver", o "falta", o "rechazar", etc.). Puede encerrar en un círculo el artículo para resaltarlo más, pero no es obligatorio.

Ejemplo:

2. También sugerimos poner una línea en el total final como un indicador adicional para nosotros de que algo cambió.

Eso es todo. Nosotros haremos el trabajo pesado (ya sabe, los cálculos) para asegurarnos de que el total es correcto.

¿Y si el pedido se paga con cheque, ACH o tarjeta de crédito?

De forma predeterminada, todas las facturas se enviarán a su sistema de contabilidad como cuentas por pagar (A/P). Si quiere indicar que la factura ya se pagó de otra forma, podemos ayudarlo.

Primero: Asegúrese de que sus Cuentas de pago están bien configuradas en [me]: Cómo configurar cuentas de pago

Después:Escriba la información apropiada en la factura.

Para cheques, escriba de forma legible Pagado con cheque + el número de cheque en la factura.
Para ACH, solo escriba ACH en la factura.
Para tarjetas de crédito, indique la tarjeta de crédito usando la descripción que usó cuando configuró sus Cuentas de pago (pueden ser los cuatro últimos dígitos, el tipo o el nombre del usuario).

Con la mayoría de los sistemas de contabilidad, [me] envía el número de cheque o la notificación de ACH al sistema de contabilidad junto con la información de la factura.