Cuando usted sube una factura a MarginEdge, nosotros transcribimos la información de las partidas presupuestarias de esas facturas en nuestro software. Cada partida presupuestaria única de una factura la llamamos Artículo del proveedor. Cada Artículo del proveedor en MarignEdge es único para su proveedor. Puede pedir Artículos del proveedor a sus proveedores usando nuestras Guías de pedidos y obtener Alertas de precios sobre los cambios de precio de los artículos de proveedor.
También tenemos una representación más general de sus compras en el software llamada Producto. Los Productos son lo que usted calcula en el Inventario, lo que usa en el seguimiento de Recetas con la función Comparador de precios. Con frecuencia, un Producto estará vinculado a más de un Artículo de proveedor. Entonces, usted puede comprar aguacates (por ejemplo), que se entregan en varios tamaños de empaque de varios proveedores, pero nuestro equipo de Servicio a clientes de veteranos de la industria de restaurantes, junto con ayuda del software, revisan cada nuevo artículo del proveedor de sus facturas y los vinculan a los productos disponibles en su base de datos de productos (o crean otros nuevos, si no podemos encontrar uno en el que pudiera incluirse). Después, codificamos sus productos en Categorías que determinan cómo se reportan esas compras a su sistema de contabilidad.
Una vez que un artículo de proveedor se vincule a un producto, todas las veces que se cargue después, se vinculará automáticamente al mismo producto.
¿Dónde puedo revisar los nuevos artículos del proveedor conforme llegan para asegurarme de que todo se está vinculando y codificando de la forma que quiero?
Le recomendamos que revise con regularidad el Reporte de verificación de configuración para ver cómo se están codificando sus nuevos artículos de proveedor y cambie cualquier asociación de artículo <-> producto de proveedor que quiera ver de forma diferente (este es un artículo sobre cómo hacerlo).
También puede optar por usar la Aprobación de facturas para revisar todas sus facturas con este propósito y otras áreas del procesamiento de facturas como revisar a qué cuentas de pago se cerraron sus facturas y más información de estas.
¿Cómo es que MarginEdge decide cómo codificar/categorizar mis productos?
Todo nuestro personal tiene experiencia en restaurantes y también usan datos de todo el sistema sobre cómo codifican sus facturas otros restaurantes que incluimos para el trabajo. Usamos las Categorías que usted tiene en el sistema y clasificamos cosas según lo que son, NO cómo se usan. Así, si sube una factura que incluya manzanas, la codificaremos como "Producción" o "Fruta" según las categorías de su restaurante, pero no la codificaremos como "comida familiar" o "postres" porque solo usted sabe cómo planea usarla.
A veces compro el mismo producto pero quiero que se codifique de dos formas diferentes, ¿pueden hacer eso?
La codificación la determina la Categoría establecida en el producto. En general, cada artículo de proveedor en MarginEdge está vinculado a un producto exclusivo y cada producto está en una única categoría. Entonces, por ejemplo, si compra limas y están codificadas como Producción, cada vez que las compre se codificarán automáticamente como Producción. No podemos cambiar la categoría ya definida según una factura; codificamos los artículos por producto, no por factura.
SIN EMBARGO, puede configurar un producto para que reporte de manera proporcional a más de una Categoría. Entonces, por ejemplo, cada vez que compre limas, el 10% de esa compra puede reportarse como una compra de "Consumibles del bar", y el 90% como "Producción". Definir una división promedio de las categorías es la manera de ajustarse a este propósito de codificar un producto de dos modos diferentes.
¿MarginEdge intenta relacionar TODOS los nuevos artículos de proveedores con los productos actuales?
No, solo lo hacemos para los artículos de Alimentos y Bebidas, no para otras compras como gastos, desechables, artículos de papel, etc.; a cada uno de esos artículos se le asignará un nuevo producto único cada vez que se vea un nuevo artículo de proveedor en el sistema.
¿Cómo lo soluciono si está mal?
Cómo gestionar un artículo del proveedor asociado con el producto incorrecto