Para que podamos procesar facturas en el sistema MarginEdge, solicitamos que las facturas tengan la siguiente información:
OBLIGATORIO
Nombre del proveedor: Nombre del proveedor/vendedor/distribuidor de productos y servicios comprados.
Partidas presupuestarias: Cada artículo comprado (o abonado) en la factura se llama "Partida presupuestaria". Necesitamos más información que incluya el nombre, el empaque, la cantidad y el precio de todos y cada uno de los artículos comprados en la factura.
Total de factura: Esta es la suma de lo que ha comprado (suma de partidas presupuestarias, impuestos si corresponde y envío si lo hay). No se permiten facturas de $0.
¿Qué sucede si subo una factura a la que le faltan estas cosas, es ilegible o está incompleta?
Si falta alguno de estos artículos en una factura, falta una página o tenemos una imagen recortada o borrosa con información recortada, no la procesaremos. Haremos dos intentos para contactarlo y solicitarle una nueva imagen; si no obtenemos respuesta, eliminamos la factura.
OPCIONAL, PERO MUY RECOMENDADO
Número de factura: Un número de factura es un número único que genera el proveedor para la compra.
Número de cliente: Su número de cliente es el número único que lo identifica con su proveedor. Por lo general, esto se le asigna y se le da en el momento de registrarse con el proveedor. El número de cliente también puede llamarse: Número/Identificación de cuenta, Número/Identificación de cliente, Identificación de cliente, Código de cliente, Número/ID de lugar
Fecha de la factura: Es la fecha en la que se emite una factura de productos/servicios y suele ser el mismo día en que se suministran los productos/servicios.
Sin esto, usaremos la fecha de envío o la fecha de entrega, o a falta de todas estas fechas, usaremos la fecha de subida como la fecha de la factura.
ES BUENO TENER
Cuenta de pago: ¿Qué cuenta se usó para pagar esta factura? Si no se da ningún tipo de pago, se configurará de manera predeterminada a A/P o a cualquier cuenta de pago para ese proveedor en particular.
LO QUE PODEMOS PROCESAR:
1) Facturas de alimentos: Todas sus compras de alimentos se pueden clasificar como facturas de alimentos.
2) Facturas de licor: Esto consiste en sus compras de alcohol: cerveza, vino y licor.
3) Nota/nota de crédito: El proveedor emite una nota/nota de crédito por los productos devueltos.
4) Facturas de servicios públicos: Estos pagan la luz, agua, gas, internet y teléfono cada mes. Procesamos los cargos actuales como el total de la factura y no lo que muestra el total de la factura de servicios públicos.
5) Facturas de seguro: Para el total de la factura, preferimos usar la prima mínima adeudada o actual.
6) Impuestos, tarifas y permisos: Esta categoría incluye impuestos gubernamentales, multas, tarifas de licencia, otras tarifas y permisos.
7) Pagos/caja chica: Estos son gastos varios/reembolso de personal, pagados de la caja registradora.
8) Transferencias internas: Una transferencia interna es la transferencia de productos o artículos de proveedores de una unidad de restaurante a otra unidad de restaurante en el mismo grupo.
Haga clic aquí para ver los ejemplos de lo que podemos procesar.
LO QUE NO PODEMOS PROCESAR:
Cuando estos artículos se envían para su procesamiento, nuestro equipo los eliminará automáticamente sin notificación.
1) Declaraciones: Esto incluye declaraciones de proveedores, de tarjeta de crédito y de impuestos.
2) Recibos de empaque y boletos/recibos/notas de entrega: Estos generalmente contienen solo información del empaque, sin información sobre el precio.
3) Solicitud de recogida o recibos de recogida: No procesamos solicitudes de recogida ni recibos de recogida. Estos generalmente contienen solo información del empaque, sin información sobre el precio.
4) Órdenes de compra, Confirmaciones de órdenes, Orden de envío, Facturas de llegada, Acuse de recibo o Recibos de mensajería: No procesamos orden de envío, facturas de llegada, acuses de recibo ni recibos de mensajería; no incluyen información sobre el precio y no pueden crear registros duplicados si se sube una factura real.
5) Facturas con total cero impreso: Cuando una factura tiene un total de factura de cantidad cero, no la procesamos.
6) Facturas duplicadas con exactamente la misma información: No procesaremos facturas duplicadas recibidas por segunda vez sin nueva información.
7) Cheque escrito a proveedores: Estos no son facturas, no hay información de partidas presupuestarias, no hay manera de evitar duplicados. Si se sube un cheque con una factura, podemos usar el cheque para ajustar la información de pago en la factura.
8) Boleto de trabajo o boleto de servicio: no podemos procesar dichos artículos porque no hay partidas presupuestarias ni información de precios.
9) Reporte de trabajo/nómina: Esto incluye su costo de nómina para un ciclo de facturación y no podemos procesarlo porque no hay partidas presupuestarias ni información de precios.
11) Recibo de transacción: Esto incluye las transacciones que se hicieron con la tarjeta de crédito/débito y no podemos procesarlo porque no hay partidas presupuestarias ni información de precios.
12) Recibo de tránsito: Esto incluye compras de productos y artículos que están en tránsito; lo ha pagado, pero no lo ha recibido físicamente.
13) Facturas con fechas fuera de su rango de fechas aprobado. A menos que haya pagado por el procesamiento previo, MarginEdge solo procesará 7 días de facturas históricas. Este rango de fechas comienza 7 días antes del día en que escriba la información de pago de su suscripción en MarginEdge.
14) Enlaces y archivos ZIP. No podemos procesar facturas si nos las envían como un enlace (es decir, a una cuenta de Dropbox) o comprimidas en un archivo Zip. Consulte la información de abajo sobre los formatos de archivo que podemos leer.
Haga clic aquí para ver los ejemplos de lo que NO podemos procesar.
FORMATOS DE ARCHIVO DE FACTURA
Para los tipos de archivo, si no quiere tomar fotos de sus facturas con la app MarginEdge, puede enviarnos sus facturas en formato JPEG, PNG, CSV y PDF.
Envíe un documento separado por factura.
NO envíe enlaces a documentos almacenados o archivos comprimidos.
Para saber los límites de tamaño de archivo, consulte este artículo.