Cet article décrit le processus d’imputation ainsi que les meilleures pratiques en la matière : Imputation de l’inventaire à la comptabilité, meilleures pratiques. N’oubliez pas qu’une fois l’inventaire imputé, il ne peut PLUS être modifié dans MarginEdge.
Mappage de vos comptes d’inventaire
Avant de pouvoir imputer vos inventaires à la comptabilité dans MarginEdge, vous devez mapper vos comptes d’inventaire, afin que nous sachions à quels comptes imputer les ajustements d’inventaire dans votre système comptable.
Allez à Comptabilité > Catégories. Sur cet écran, vous verrez vos catégories dans MarginEdge et de quelle manière elles ont été mappées à votre plan comptable. À droite de la ligne « Compte du système comptable », vous verrez une colonne intitulée « Comptes d’inventaire ». Si vous faites un double-clic sur ce champ, un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de sélectionner le compte d’inventaire correspondant au compte de la colonne « compte du système comptable ».
Prêt pour l’imputation!
Pour enregistrer un ajustement de l’inventaire dans la comptabilité, allez dans Inventaire > Résumé d’inventaire et sélectionnez l’inventaire de départ et l’inventaire de fin pour lesquels vous souhaitez enregistrer un ajustement.
- Étant donné que nous ne comptabilisons pas les stocks mais les ajustements d’inventaire dans votre système comptable, vous devez avoir au moins 2 inventaires dans MarginEdge pour enregistrer un ajustement dans votre système comptable.
- Veuillez noter que seuls les ajustements entre les inventaires de fin de période peuvent être enregistrés en comptabilité.
Parce que nous utilisons l’inventaire final de la période précédente comme valeur de stock de départ de la période actuelle, les dates du stock de départ telles qu’elles apparaissent sur cet écran seront un jour après la date à laquelle ces dates d’inventaire ont été enregistrées (ainsi, dans l’exemple ci-dessous, ce restaurant a fait son inventaire le dernier jour de sa période précédente [8/9] mais il apparaît avec le jour suivant [8/10] car il agit à ces fins comme la valeur de stock de départ de sa prochaine période).
Une fois que vous avez sélectionné un stock de départ et un stock final, vous pouvez comptabiliser l’ajustement en appuyant sur le bouton « Comptabiliser ».
Une fois « comptabilisés », les ajustements d’inventaire dans MarginEdge sont exportés vers le système de comptabilité comme des factures ou des écritures de vente; il est possible de configurer l’exportation manuellement ou automatiquement en allant à la page Configuration > Intégrations et en cliquant sur votre système de comptabilité surligné en vert. Une fois sur cette page, vous pouvez choisir les paramètres que vous souhaitez.
Pourquoi ne puis-je pas imputer un ajustement d’inventaire à la comptabilité?
Pour imputer un ajustement d’inventaire à la comptabilité, vous devez avoir les éléments suivants :
- Vous devez avoir 2 inventaires pour qu’il puisse être imputé à la comptabilité.
- Votre inventaire doit être clôturé pour qu’il puisse être imputé à la comptabilité sous forme d’une écriture d’ajustement d’inventaire.
- Seuls les inventaires de fin de période peuvent être imputés à la comptabilité.
- Lorsque vous comptabilisez un inventaire dans MarginEdge, nous n’enregistrons pas la valeur totale de votre inventaire; nous enregistrons une écriture d’ajustement d’inventaire, qui est une écriture de journal qui enregistre la différence entre le coût de votre dernier inventaire enregistré et le coût de votre inventaire actuel.