Choisir la bonne date d’inventaire
Un inventaire complet est généralement effectué le dernier jour de chaque période comptable et doit être réalisé après la fermeture du restaurant.
Pour que votre inventaire corresponde à vos données de vente, il est essentiel que les dates soient correctement définies.
Lorsque vous saisissez de nouveaux dénombrements dans MarginEdge, vous êtes invité à saisir une date : la date que vous saisissez représente le dernier jour d’activité qui sera inclus dans votre inventaire.
Vos stocks finaux relevés le dernier jour de la période/mois seront automatiquement utilisés comme stocks de départ pour la période/le mois suivant(e). Les rapports dans MarginEdge refléteront un décalage d’un jour à partir de la date de l’inventaire.
La cohérence est essentielle
Il est impératif que le dénombrement soit cohérent à chaque fois que vous faites un inventaire. Lorsque vous comparez deux inventaires, tout produit compté lors d’un inventaire mais non comptabilisé dans l’autre, sera signalé comme ayant un compte de zéro à la date où il n’a pas été inventorié. Pour cette raison, lorsque vous comparez des inventaires, il est essentiel de comparer des pommes avec des pommes : comparez les inventaires ponctuels aux inventaires ponctuels et les inventaires complets aux inventaires complets.
Les inventaires ponctuels sont utiles pour suivre les articles clés à court terme; cependant, les seuls inventaires qui peuvent être comptabilisés sont les inventaires de fin de période.
Lorsqu’un inventaire est clôturé, il peut être comptabilisé en tant qu’écriture de rectification de l’inventaire. Il doit être examiné par une personne ayant le statut de gestionnaire ou d’administrateur de restaurant pour votre restaurant dans MarginEdge avant de pouvoir être comptabilisé. Important! Une fois que l’écriture a été passée, elle ne peut plus être modifiée dans MarginEdge.
Comptabilisation des stocks = Comptabilisation des ajustements
Lorsque vous comptabilisez un inventaire dans MarginEdge, nous n’enregistrons pas la valeur totale de votre inventaire; nous enregistrons une écriture d’ajustement d’inventaire, qui est une écriture de journal qui enregistre la différence entre la valeur de votre dernier inventaire enregistré et la valeur de votre inventaire actuel.
Les ajustements d’inventaire enregistrés dans la comptabilité seront envoyés sous forme d’écritures de journal qui affectent les catégories de dépenses et d’actifs d’inventaire mappées comme indiqué sur la page Comptabilité > Catégories.
Voir un exemple d’écriture d’ajustement d’inventaire :
Plus précisément, toute augmentation de la valeur de votre inventaire entre l’inventaire précédent (initial) et l’inventaire actuel (final) pour une catégorie particulière sera enregistrée comme un débit du compte d’inventaire de cette catégorie et un crédit du compte de coût des marchandises vendues (passif) de cette catégorie.
L’inverse est également vrai : s’il y a une diminution de la valeur de votre inventaire pour une catégorie particulière, elle sera enregistrée comme un crédit au compte d’inventaire (actif) de cette catégorie et un débit au compte de coût des marchandises vendues (passif) de cette catégorie.
Dans l’exemple ci-dessus, la différence entre la valeur des stocks pour les boissons était de 662,29 $. L’écriture de journal ira à votre comptabilité en enregistrant un débit de 662,29 $ au compte de stock de boissons et un crédit de 662,29 $ au compte de coût des marchandises vendues des boissons.
Inversement, la différence de valeur des stocks pour les produits alimentaires divers est de -24,27 $. L’écriture du journal d’ajustement de l’inventaire irait dans votre comptabilité en enregistrant un crédit de 24,27 $ dans le compte d’inventaire des produits alimentaires divers/autres et un débit de 24,27 $ dans le compte des coûts de marchandises vendues des produits alimentaires divers/autres.
Les ajustements d’inventaire apparaîtront dans vos budgets et peuvent être consultés en détail dans les entrées Comptabilité > Écritures d'inventaire.
Mappage de vos comptes d’inventaire
Avant de pouvoir imputer votre inventaire à la comptabilité dans MarginEdge, il y a une dernière étape. Vous devez mapper vos comptes d’inventaire, afin que nous sachions à quels comptes imputer les ajustements d’inventaire dans votre système comptable.
Allez à Comptabilité > Catégories. Sur cet écran, vous verrez vos catégories dans MarginEdge et de quelle manière elles ont été mappées à votre plan comptable. À droite de la ligne « Compte du système comptable », vous verrez une colonne intitulée « Comptes d’inventaire ». Si vous faites un double-clic sur ce champ, un menu déroulant apparaîtra, vous permettant de sélectionner le compte d’inventaire correspondant au compte de la colonne « compte du système comptable ».
Prêt pour l’imputation!
Pour sauvegarder un ajustement de l’inventaire dans la comptabilité, allez dans Inventaire > Résumé d’inventaire et sélectionnez l’inventaire de départ et l’inventaire de fin pour lesquels vous souhaitez sauvegarder un ajustement.
- Étant donné que nous ne comptabilisons pas les stocks mais les ajustements d’inventaire dans votre système comptable, vous devez avoir au moins 2 inventaires dans MarginEdge pour enregistrer un ajustement dans votre système comptable.
- Veuillez noter que seuls les ajustements entre les inventaires de fin de période peuvent être enregistrés en comptabilité.
Parce que nous utilisons l’inventaire final de la période précédente comme valeur de stock de départ de la période actuelle, les dates du stock de départ telles qu’elles apparaissent sur cet écran seront un jour après la date à laquelle ces dates d’inventaire ont été enregistrées (ainsi, dans l’exemple ci-dessous, ce restaurant a fait son inventaire le dernier jour de sa période précédente [8/9] mais il apparaît avec le jour suivant [8/10] car il agit à ces fins comme la valeur de stock de départ de sa prochaine période).
Une fois que vous avez sélectionné un stock de départ et un stock final, vous pouvez comptabiliser l’ajustement en appuyant sur le bouton « Transmettre à la comptabilité ».
Une fois « comptabilisés », les ajustements d’inventaire dans MarginEdge sont exportés vers le système de comptabilité comme des factures ou des écritures de vente; il est possible de configurer l’exportation manuellement ou automatiquement en allant à la page Configuration > Intégrations et en cliquant sur votre système de comptabilité surligné en vert. Une fois sur cette page, vous pouvez choisir les paramètres que vous souhaitez.