Marche à suivre pour configurer les feuilles de dénombrement
Aperçu
Dans [me], les « feuilles de dénombrement » sont les listes personnalisées de produits/recettes que vous utiliserez pour faire votre inventaire. Pour consulter vos feuilles de dénombrement, les organiser ou en ajouter/supprimer, cliquez sur Inventaire > Feuilles de dénombrement.
Par défaut, deux feuilles de dénombrement sont créées pour vous, appelées « Inventaire des produits alimentaires » et « Inventaire du bar » (vous pouvez changer les noms). Ces deux feuilles peuvent vous suffire, et si c’est le cas, il n’est pas nécessaire d’en créer d’autres.
Si vous souhaitez répartir votre inventaire sur plusieurs feuilles de dénombrement, c’est possible, par exemple pour En salle et en cuisine. Vous pouvez également créer des feuilles de dénombrement avec de plus petits ensembles de produits utilisés pour des inventaires quotidiens, hebdomadaires ou ponctuels. Et vous pouvez renommer et organiser la feuille de dénombrement existante, puis en créer une autre. Par exemple, vous pouvez changer le nom la feuille de dénombrement « Inventaire des produits alimentaires » en « Inventaire de la cuisine », supprimer tous les produits stockés, puis créer une deuxième feuille de dénombrement « Inventaire du stockage ».
Chaque feuille de dénombrement vous permet de préciser quels types de produits, le cas échéant, vous souhaitez ajouter à cette feuille de dénombrement lorsqu’un nouveau produit est acheté. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous.
Cet article porte sur les sujets suivants :
- Comment ajouter, modifier ou supprimer une feuille de dénombrement
- Modes d’organisation des feuilles de dénombrement
- Ajouter automatiquement de nouveaux produits aux feuilles de dénombrement
- Configuration des feuilles de dénombrement
Comment ajouter, modifier ou supprimer une feuille de dénombrement.
- Pour ajouter une nouvelle feuille de dénombrement, cliquez sur le bouton « + Ajouter une feuille de dénombrement » (comme le montre l’image ci-dessous. Vous pouvez ensuite lui donner un nom, choisir son mode d’organisation et y ajouter des produits/recettes.
- Pour modifier une feuille de dénombrement, sélectionnez-la en cliquant dessus,
Sur la page Modifier la feuille de dénombrement, vous pouvez la renommer, ajouter ou supprimer des produits, et si vous êtes en mode « feuille à étagère », et vous pouvez ajouter/modifier/supprimer des sections également.
- Pour supprimer une feuille de dénombrement, sélectionnez-la en cliquant dessus, puis faites défiler la page vers le bas et regardez en bas à droite de la page. Vous y verrez deux options : « Supprimer » et « Désactiver ».
- L’option « Désactiver » permet de conserver tous les inventaires précédents effectués à l’aide de cette feuille de dénombrement, mais empêche la réalisation de nouveaux dénombrements. Elle la supprime du menu déroulant auquel vous accédez lorsqu’il est temps d’ajouter un nouveau dénombrement.
- Supprimer supprimera définitivement la feuille de dénombrement. Cela ne peut se faire que si aucun inventaire clôturé n’a été réalisé à l’aide de cette feuille de dénombrement.
Modes d’organisation des feuilles de dénombrement
Pour chaque feuille de dénombrement, vous pouvez opter pour l’une des deux méthodes d’organisation suivantes :
« Auto par catégorie » - Dans ce mode, tous les produits que vous ajoutez seront automatiquement placés dans des sections basées sur les catégories et triés par ordre alphabétique dans chaque section. (Les catégories sont utilisées pour les rapports et la comptabilité et correspondent généralement à des éléments tels que les produits alimentaires, la bière, le vin, etc. ou à des regroupements plus détaillés tels que la viande, les produits frais, les fruits de mer, les produits laitiers, etc.)
« Feuille à étagère » - Avec « Feuille à étagère », vous contrôlez entièrement l’organisation de votre feuille. Vous pouvez créer et nommer vos propres sections et organiser vos produits dans les sections comme vous le souhaitez. En général, ce mode est choisi quand on veut organiser les feuilles de dénombrement en fonction de l’emplacement physique du restaurant (par exemple, l’entrée, l’avant-bar, la cave à liqueurs, etc.) Cette méthode vous donne plus de contrôle mais demande plus de travail de maintenance.
Ajouter automatiquement de nouveaux produits aux feuilles de dénombrement
Vous achetez de nouveaux produits tout le temps. De nouveaux ingrédients, une nouvelle bière ou liqueur, un nouveau vin. Il est parfois pénible de devoir les ajouter un par un aux feuilles de dénombrement. Nous avons donc créé un moyen de placer automatiquement tous les nouveaux produits sur une ou plusieurs feuilles de dénombrement.
En haut de l’écran Modifier la feuille de dénombrement, vous pouvez indiquer que les nouveaux produits de certains types doivent être ajoutés automatiquement à la feuille de dénombrement. Les choix se font à l’aide des cinq cases à cocher comme indiqué ci-dessous :
Si vous disposez d’une seule feuille de dénombrement pour l’ensemble de votre inventaire, vous cocherez probablement chaque case - chaque fois que vous achetez un nouveau produit qui doit normalement être inventorié, il sera placé sur cette feuille de dénombrement. Qu’est-ce que cocher la case « Autre » implique? Cela ne veut pas du tout dire que tout ce que vous achetez se retrouvera dans l’inventaire. Cela signifie simplement que lorsque quelque chose dans une catégorie « autre » est marqué pour être inventorié, nous le mettrons automatiquement sur cette feuille de dénombrement.
Où vont les nouveaux produits sur la feuille de dénombrement?
Cela dépend du mode d’organisation de votre feuille de dénombrement :
Si votre feuille de dénombrement est en mode (« Auto par catégorie »), MarginEdge sait où placer les nouveaux produits : les nouveaux produits seront automatiquement placés dans la section correspondant à leur catégorie. Si vous avez une catégorie Produits laitiers, lorsque vous achetez un nouveau type de beurre, il sera placé dans Produits laitiers et classé par ordre alphabétique.
Si votre feuille de dénombrement est en mode « Feuille à étagère », alors MarginEdge ne saura pas où placer les nouveaux produits. Ils seront donc tous placés dans une section appelée « Nouveaux produits ». Vous pourrez les déplacer vers la ou les sections de votre choix.
Configuration des feuilles de dénombrement
Le type de configuration de la feuille de dénombrement dépend du mode d’organisation.
- Configurer une feuille de dénombrement en utilisant « Auto par catégorie »
- Configurer une feuille de dénombrement en utilisant « Feuille à étagère ».
Configurer une feuille de dénombrement en utilisant « Auto par catégorie »
Pour configurer une feuille de dénombrement, vous pouvez ajouter des produits/recettes, et ils seront placés dans des sections basées sur les catégories. Pour cela, utilisez les boutons « +Ajouter un produit » et « +Ajouter une recette ».
En utilisant « +Ajouter un produit », vous pouvez ajouter des produits un par un, ou si vous ajoutez des produits d’une catégorie pour la première fois, vous pouvez ajouter tous les produits de cette catégorie en une seule fois.
Lorsque vous ajoutez un produit, il vous suffit de commencer à taper une partie du nom dans la liste déroulante « Produit », qui sera filtrée au fur et à mesure de votre saisie. Ci-dessous, le mot « gâteau » a été tapé, et la liste filtre les produits pour afficher tous les produits contenant le mot « gâteau ».
Sélectionnez le produit dans la liste déroulante et cliquez sur Sauvegarder.
Comme illustré dans l’image ci-dessous, une fois que vous aurez sélectionné le produit, il sera automatiquement placé dans la section correspondant à sa catégorie.
L’image suivante illustre un exemple où tous les produits ont été ajoutés dans une même catégorie.
Lors de la configuration initiale d’une feuille de dénombrement, vous pouvez ajouter tous les produits d’une catégorie en une fois. Cette opération peut être effectuée pour toute catégorie qui ne figure pas encore sur la feuille de dénombrement. Par exemple, s’il n’y a pas de produits « Poisson » sur la feuille de dénombrement, vous pouvez ajouter rapidement tous les produits « Poisson » en une fois. Dans l’exemple ci-dessous, tous les produits ont été ajoutés dans une même catégorie. Notez que la liste déroulante des catégories affiche toutes les catégories de ME, mais si un produit de la catégorie est déjà utilisé sur la feuille de dénombrement, la mention « (en stock) » est affichée et le produit ne peut pas être sélectionné.
Pour supprimer un produit de la feuille de dénombrement, cliquez sur le bouton rouge Supprimer à droite de chaque ligne (voir l’image ci-dessous). Le produit sera supprimé de la feuille de dénombrement sur laquelle vous travaillez, mais pas des autres feuilles où il figure.
Important : n’oubliez pas de cliquer sur « Sauvegarder » après avoir modifié votre feuille de dénombrement.
Configurer une feuille de dénombrement en utilisant « Feuille à étagère ».
Pour configurer une feuille de dénombrement en mode « Feuille à étagère », vous pouvez créer des sections, ajouter des produits/recettes aux sections et réorganiser vos produits/recettes dans ces sections. Vous pouvez avoir le même produit dans plusieurs sections, puisque vous pouvez avoir le même produit alimentaire ou alcoolisé à plusieurs endroits dans votre restaurant.
Pour configurer votre feuille, utilisez les boutons « +Ajouter une section », « +Ajouter un produit » et « +Ajouter une recette ».
Créer des sections
Pour créer une section, utilisez le bouton « +Ajouter une section ».
Vous serez redirigé vers « Ajouter une nouvelle section à la feuille de dénombrement ». Comme indiqué dans l’image ci-dessous, tapez le nom de la section et cliquez sur Sauvegarder.
Une nouvelle section est vide, et vous devrez choisir des produits pour cette section.
Une fois que vous avez créé une section, vous verrez les boutons bleus et rouges à gauche de chaque nom de section comme indiqué ci-dessous.
Vous pouvez apporter les modifications suivantes à une section :
- Modifier le nom : il suffit de taper dans la case du nom de la section pour le modifier.
- Réorganiser les sections : déplacez la section vers le haut ou vers le bas à l’aide des boutons fléchés.
- Classer les produits par ordre alphabétique : à tout moment, vous pouvez trier les produits de la section par ordre alphabétique en cliquant sur le bouton affichant AZ. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous avez déplacé des produits dans une section, car elle vous permet de recourir rapidement à l’ordre alphabétique.
- La supprimer : cliquez sur le bouton rouge pour supprimer une section entière.
Vous pouvez également créer une nouvelle section en utilisant l’option « Ajouter tous les produits d’une catégorie » (voir ci-dessous). Cela crée une nouvelle section qui utilise le nom d’une catégorie (comme Produits laitiers, Viande, Bière, etc.)
Ajouter et organiser les produits
Une fois que vous avez créé une section, vous pouvez utiliser le bouton « +Ajouter un produit » pour :
- ajouter des produits un par un, ou
- ajouter tous les produits d’une catégorie en une fois, en créant une nouvelle section du même nom.
Ajouter des produits un par un
Pour ajouter des produits, cliquez sur « Ajouter des produits » et vous serez redirigé vers l’écran « Ajouter un produit à la feuille de dénombrement ».
Sur l’écran « Ajouter un produit à la feuille de dénombrement », sélectionnez l’option « Ajouter un produit ».
Ensuite, il suffit de commencer à taper une partie du nom dans la liste déroulante du produit, et le filtre fera son tri au fur et à mesure de votre saisie. Une fois que vous avez sélectionné le produit, vous devez également préciser dans quelle section ce produit doit aller. (Vous pouvez ajouter un produit à une section même s’il se trouve déjà dans une section différente sur la feuille de dénombrement - par exemple, vous pouvez avoir les mêmes bières dans un bar et dans une réserve, etc.)
Cliquez sur Sauvegarder une fois que vous avez sélectionné le produit et la section.
Une fois qu’un produit est sur la feuille de dénombrement, vous verrez un certain nombre de boutons sur le côté droit de chaque ligne, comme indiqué ci-dessous. Ces boutons vous permettent d’effectuer les actions suivantes sur les produits :
- Les réorganiser : déplacez les produits vers le haut ou vers le bas en utilisant les boutons fléchés OU vous pouvez simplement cliquer n’importe où sur la ligne et faire glisser un produit vers le bas ou vers le haut à un nouvel emplacement.
- Les changer de section : cliquez sur le bouton des flèches croisées pour déplacer le produit vers une nouvelle section.
- La supprimer : utilisez le bouton rouge pour supprimer le produit de la section.
Ajoutez tous les produits d’une catégorie en une fois.
Cette opération peut être effectuée pour toute catégorie qui ne figure pas encore sur la feuille de dénombrement. Par exemple, s’il n’y a pas de produits « Poisson » sur la feuille de dénombrement, vous pouvez ajouter rapidement tous les produits « Poisson » en une fois. Dans l’exemple ci-dessous, tous les produits ont été ajoutés dans une même catégorie. Notez que la liste déroulante des catégories affiche toutes les catégories de ME, mais si un produit de la catégorie est déjà utilisé sur la feuille de dénombrement, la mention « (en stock) » est affichée et le produit ne peut pas être sélectionné.
Si vous êtes un administrateur de restaurant, vous pouvez également cliquer sur le nom du produit ou sur le dénombrement par unité pour configurer d’autres paramètres, y compris modifier le nom du produit ou changer l’unité de dénombrement.