La première chose à prendre en compte lors de l’exportation de factures, d’écritures de vente ou d’un ajustement d’inventaire dans MarginEdge est la configuration de l’intégration de votre système comptable. Pour trouver ces paramètres, allez à Configuration > Intégrations et sélectionnez votre système comptable.
Vous y verrez des menus déroulants qui précisent comment MarginEdge se synchronise avec votre système comptable. Ces paramètres peuvent être définis individuellement pour les commandes (factures), les écritures de vente (journaux de vente quotidiens) et les écritures d’inventaire (ajustements d’inventaire).
Pour ajuster vos paramètres, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez votre option de synchronisation préférée. Les options sont les suivantes :
- Automatiquement – Dès que nous aurons fini de traiter une facture, que nous aurons reçu une écriture de vente équilibrée ou que vous aurez enregistré un ajustement d’inventaire en comptabilité, nous nous synchroniserons automatiquement avec votre système comptable et exporterons les données.
- Sélection manuelle uniquement - Lorsque nous avons fini de traiter les factures, que nous avons reçu une écriture de vente équilibrée ou que vous avez un ajustement d’inventaire à enregistrer, ces transactions apparaîtront dans votre page d’exportation où vous pourrez les sélectionner manuellement et les exporter vers votre système comptable. Toutes les données apparaîtront immédiatement dans vos rapports MarginEdge, et les factures pourront être payées avec Bill Pay; cependant, rien ne sera transféré dans votre système comptable tant que vous n’aurez pas envoyé manuellement les données.
- Pause provisoire – Cette option empêchera toute exportation de données vers votre système comptable jusqu’à ce que vous sélectionniez une autre option.
Exportation en mode manuel
Par défaut, toutes les unités de restaurant dans MarginEdge sont définies en mode manuel. Pour exporter vers votre système comptable, allez dans Comptabilité > Exporter. Vous y verrez tout ce qui est prêt à être exporté.
Par défaut, cette liste n’affichera que les éléments datés de votre période comptable actuelle. Cependant, en modifiant le sélecteur de plage de dates, vous pouvez sélectionner la période de votre choix.
Si des factures n’ont pas fini d’être rapprochées (parce que MarginEdge est encore en train de les traiter) ou si elles affichent un message d’erreur en dehors de la plage de dates sélectionnée, vous verrez une notification en haut de la page (voir l’exemple ci-dessous).
Les états de l’écran d’exportation et leur signification :
Prêt
Prêt à être exporté vers votre système comptable
En attente
Tout ce qui est en attente a été envoyé à votre système comptable mais n’a peut-être pas encore été reçu. En général, il suffit d’actualiser la fenêtre de votre navigateur pour que cet état devienne Envoyé.
Envoyé
A été exporté vers votre système comptable
Attention requise
Le fournisseur doit être mappé ou ajusté avant que cette facture puisse être exportée vers votre système comptable. Cliquez ici pour obtenir des instructions sur la façon de mapper vos fournisseurs.
Erreur
L’exportation vers votre système comptable a échoué. Cliquez sur le texte d’erreur en rouge et une fenêtre contextuelle affichera le message d’erreur. Si vous ne savez pas comment résoudre l’erreur, envoyez un courriel à help@marginedge.com et nous vous aiderons à la résoudre. Les journaux des ventes quotidiennes qui ne sont pas équilibrés seront automatiquement en état d’erreur. Si vous cliquez sur l’état d’erreur, vous verrez le message « le total des débits n’est pas égal au total des crédits ».
Ignoré
Les transactions ne seront pas exportées vers votre système comptable. Par défaut, tout ce dont l’état est ignoré n’apparaîtra pas sur votre écran d’exportation; toutefois, vous pouvez afficher les factures ignorées en modifiant vos paramètres de filtre.
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Par défaut, votre écran d’exportation affichera toutes les factures, les écritures de vente ou les ajustements d’inventaire dont l’état est Prêt, En attente, Attention requise ou Erreur. Pour ajuster ce qui est inclus ou exclu, cliquez sur le bouton de filtre.
Comment exporter manuellement vers la comptabilité
Pour exporter vers votre système comptable, cliquez sur la case à cocher à gauche de l’écran (vous pouvez le faire ligne par ligne ou sélectionner tout ce que vous voulez exporter en une seule fois) et appuyez sur le bouton vert Envoyer. Ces données seront alors transférées vers votre système comptable.
Exemple :
Pour exporter vers votre système comptable, sélectionnez les factures ou les écritures de journal que vous souhaitez exporter :
Cliquez sur le bouton vert Envoyer.
L’état passera à Envoyé dans MarginEdge.
Vos données apparaîtront dans votre système comptable (exemple ci-dessous tiré de QuickBooks Online) :
Ignorer l’envoi à la comptabilité
Pour ne pas envoyer les données à votre système comptable, répétez le même processus, mais cliquez sur Ignorer au lieu de Envoyer. Cela conservera les informations dans MarginEdge mais effacera les éléments sélectionnés de votre écran d’exportation.
Exportation en mode automatique
En mode automatique, les factures, les paiements, les écritures de ventes et les ajustements d’inventaire seront exportés vers votre système comptable sans sélection manuelle d’importation. L’écran d’exportation comptable conservera toutes les factures et les écritures de journal exportées vers votre système comptable et affichera toutes les factures dont l’importation a échoué parce qu’elles nécessitent un mappage ou sont en état d’erreur.