Lorsqu’une facture provenant d’un nouveau fournisseur arrive dans MarginEdge, il est nécessaire de « mapper » ce fournisseur de MarginEdge à votre système de comptes. Si ce nouveau fournisseur dans Marginedge existe déjà dans votre système comptable et que les noms sont similaires, nous tenterons de le mapper pour vous. Sinon, vous recevrez un avis par courriel.
Courriel d’alerte
Pour que vous sachiez quand cela se produit et que vous puissiez prendre des mesures pour que les factures ne soient pas retardées, MarginEdge crée une tâche « Configuration du fournisseur » et vous envoie un courriel d’alerte (ainsi qu’à toute personne ayant le rôle de comptable) lorsqu’une facture pour un nouveau fournisseur est traitée.
Ce courriel contient le nom exact du fournisseur dans MarginEdge afin que vous puissiez couper/coller le nom dans votre système comptable (ce n’est pas obligatoire, mais dans la plupart des systèmes, une fois que vous vous synchronisez avec MarginEdge, si le nom est identique, le mappage du fournisseur se fait automatiquement!)
Le courriel contiendra un lien vers la section des tâches du système où la tâche de configuration du fournisseur sera en attente.
Tâche de configuration de fournisseur
Pour effectuer la tâche de configuration du fournisseur, cliquez sur la tâche pour ouvrir la page Modifier le fournisseur pour le nouveau fournisseur. Dans l’exemple ci-dessous, il y a trois tâches de configuration du fournisseur en attente, chacune correspondant à une ligne du tableau.
(Astuce : où que vous soyez dans MarginEdge, vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur la petite cloche en haut à droite. Si vous avez des tâches de configuration de fournisseur en attente, le signe # apparaîtra à côté de « Tâches de facturation ».)
Sur la page Modifier le fournisseur, vous verrez une section Configuration de la comptabilité, comme indiqué ci-dessous, et vous pourrez y indiquer un certain nombre de choses concernant le nouveau fournisseur.
L’objectif le plus important de cette tâche est de sélectionner le fournisseur du système de comptabilité. Une fois que c’est fait, cliquez sur Sauvegarder en bas de la page et la tâche sera terminée.
Mais si vous souhaitez obtenir des informations détaillées sur toutes les options supplémentaires de configuration d’un fournisseur, veuillez consulter la section « Utilisation des options avancées de configuration des fournisseurs ».
Le menu de mappage des fournisseurs
Si vous souhaitez examiner tous vos fournisseurs en même temps et voir comment ils ont été mappés, allez dans Comptabilité > Mappage de fournisseur=
Vous y verrez une liste de tous vos fournisseurs tels qu’ils sont nommés dans MarginEdge (Nom du fournisseur), comment ils ont été mappés dans votre système comptable (Fournisseur du système comptable), si les factures de ce fournisseur sont automatiquement exclues de l’envoi à votre système comptable et quelle adresse électronique a été saisie pour un fournisseur si vous avez configuré des guides de commande pour lui.
Fournisseurs verrouillés sur un compte de paiement de type « autre »
Comme vous pouvez le voir dans l’image ci-dessus, certains de ces fournisseurs sont configurés pour faire rapport à un fournisseur spécifique, mais d’autres, comme « 7-Eleven », sont verrouillés pour être fermés à un compte de paiement qui envoie une écriture de journal plutôt qu’une facture au système comptable. Dans ce cas, aucun mappage de fournisseur n’est nécessaire et la ligne de mappage affichera les mots « Non concerné ».
Pour plus d’informations à ce sujet, consultez ces articles sur la configuration des comptes de paiement et sur la garantie que vos factures sont fermées sur les bons comptes de paiement.