Qu’est-ce que le mappage de fournisseurs?
Lorsque de nouveaux fournisseurs sont créés dans MarginEdge lors du traitement de vos factures, ils doivent être mis en correspondance avec le fournisseur correspondant dans votre système comptable pour pouvoir être exportés. Certains nouveaux fournisseurs sont mappés automatiquement, mais d’autres nécessiteront que vous alliez sélectionner vous-même le fournisseur approprié.
Comment puis-je savoir si je dois mapper? Quand une facture affiche l’état « Attention requise » sur la page Comptabilité > Exporter, ou quand vous recevez un courriel « Alerte nouveau fournisseur » vous invitant à mapper un fournisseur.
Comment mapper vos fournisseurs
Pour mapper un fournisseur, allez à la page Comptabilité > Mappage des fournisseurs sur le côté gauche de l’écran.
Vous y trouverez une liste de tous vos fournisseurs et leur correspondance. Vous pouvez modifier ces mappages à tout moment. Tout fournisseur dont le champ est vide dans la colonne Fournisseur du système de comptabilité n’est pas mappé.
Pour mapper ce fournisseur, cliquez trois fois sur le champ vide dans la colonne Fournisseur du système de comptabilité pour afficher une liste déroulante de tous vos fournisseurs. Sélectionnez le fournisseur correspondant et appuyez sur Sauvegarder.
Que faire si je ne vois pas le fournisseur dans mon système comptable?
Si le fournisseur n’existe pas encore dans votre système comptable, vous devrez d’abord l’y ajouter. Si le fournisseur existe, vous devriez le voir dans MarginEdge.
- Si vous utilisez QuickBooks Online, Xero, Intacct et d’autres intégrations en nuage, les fournisseurs apparaîtront automatiquement dans MarginEdge lorsqu’ils seront ajoutés à votre système comptable.
- Si vous utilisez QuickBooks desktop, nous ne pourrons disposer d’une liste de fournisseurs à jour que lorsque vous mettrez à jour les services Web dans QuickBooks, comme vous le feriez en important des factures pour mettre à jour notre liste de fournisseurs dans MarginEdge. Essayez d’exécuter les services Web puis de vérifier à nouveau dans MarginEdge.
- Si vous utilisez Compeat ou Restaurant365, vous pouvez mapper de nouveaux fournisseurs en saisissant le code fournisseur du système comptable dans le champ Fournisseur du système comptable.
- Pour la plupart des systèmes de comptabilité avec des « intégrations de fichiers plats », vous devrez mettre à jour votre liste de fournisseurs en exportant votre liste de fournisseurs actuelle depuis votre système de comptabilité, puis en la téléversant sur la page de mappage des fournisseurs. Vous saurez que c’est nécessaire si vous voyez sur votre page de mappage des fournisseurs un bouton indiquant « Téléverser le fichier fournisseur » (voir l’image ci-dessous).
Si un message d’erreur s’affiche sur la page des exportations comptables
Si vous avez appris qu’une facture ne pouvait pas être exportée de [me] en raison d’un mappage manquant, une fois que vous aurez corrigé le mappage des fournisseurs, vous devrez peut-être vous rendre sur la page Comptabilité > Exporter et renvoyer la facture et le chèque correspondant, s’il y en a un. Utilisez le filtre pour sélectionner « Toutes » les factures, puis recherchez le nom du fournisseur pour vérifier que toutes ont été envoyées.
N’oubliez pas que vos comptes de paiement doivent être mappés!
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