QuickBooks Desktop se synchronise avec MarginEdge par le biais d’un connecteur Web téléchargé lorsque vous configurez votre intégration comptable. Chaque fois que vous lancez votre connecteur Web, toutes les données à exporter de MarginEdge sont transférées dans votre système comptable. MarginEdge recevra de QuickBooks Desktop une version actualisée de votre plan comptable et de votre liste de fournisseurs.
La première chose à prendre en compte lors de l’exportation de factures, d’écritures de vente ou d’un ajustement de stock dans MargineEdge est la configuration de l’intégration de votre système comptable. Pour trouver ces paramètres, allez dans Configuration > Intégrations et sélectionnez votre système comptable.
Vous y verrez des menus déroulants qui précisent comment MarginEdge se synchronise avec votre système comptable. Ces paramètres peuvent être définis individuellement pour les commandes (factures), les écritures de vente (journaux de vente quotidiens) et les écritures d’inventaire (ajustements de stock).
Pour ajuster vos paramètres, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez votre option de synchronisation préférée.
Les options sont les suivantes :
- Toutes les transactions disponibles - Dès que nous avons terminé le traitement d’une facture, que nous avons extrait les écritures de vente de votre système de terminal de point de vente, que nous avons payé un fournisseur avec Bill Pay ou que vous avez un ajustement de stock à enregistrer dans la comptabilité, ces transactions sont automatiquement mises en attente. Elles peuvent ensuite être exportées en lançant votre connecteur Web.
- Uniquement les transactions sélectionnées – Lorsque nous avons fini de traiter les factures, que nous avons reçu une écriture de vente équilibrée ou que vous avez un ajustement de stock à enregistrer, ces transactions apparaîtront dans votre page d’exportation où vous pourrez les sélectionner manuellement et les exporter vers votre système comptable. Toutes les données apparaîtront immédiatement dans vos rapports MarginEdge et les factures pourront être payées avec Bill Pay; toutefois, seules les transactions qui ont été sélectionnées manuellement pour être envoyées dans MarginEdge seront exportées lorsque vous exécuterez votre connecteur Web.
- Pause provisoire – Cette option empêchera toute exportation de données vers votre système comptable jusqu’à ce que vous sélectionniez une autre option.
Exportation en mode sélection uniquement
Par défaut, toutes les unités de restaurant dans MarginEdge sont définies en mode manuel. Pour exporter vers votre système comptable, allez à Comptabilité > Exportations. Vous y verrez tout ce qui est prêt à être exporté.
Par défaut, cette liste n’affichera que les éléments datés de votre période comptable actuelle. Cependant, en modifiant le sélecteur de plage de dates, vous pouvez sélectionner la période de votre choix.
Si des factures n’ont pas fini d’être rapprochées (parce que MarginEdge est encore en train de les traiter) ou si elles affichent un message d’erreur en dehors de la plage de dates sélectionnée, vous verrez une notification en haut de la page (voir l’exemple ci-dessous).
Les états de l’écran d’exportation et leur signification :
Prêt Prêt à être exporté vers votre système comptable.
En attente Tout ce qui est en attente est prêt à être envoyé à votre système comptable, mais n’apparaîtra pas dans votre QuickBooks Desktop tant que vous n’aurez pas lancé votre connecteur Web (voir les instructions à la fin de cet article).
Envoyé A été exporté vers votre système comptable.
Attention requise Cette facture doit être mappée pour pouvoir être exportée vers votre système comptable. pour obtenir des instructions sur la façon de mapper vos fournisseurs, cliquez ici. Gardez à l’esprit que si vous ajoutez un nouveau fournisseur à votre système comptable, il n’apparaîtra pas sur votre liste de fournisseurs pour le mappage jusqu’à ce que vous lanciez le connecteur Web et que votre liste de fournisseurs soit mise à jour.
Erreur Échec de l’exportation vers votre système comptable. Cliquez sur le texte d’erreur en rouge et une fenêtre contextuelle affichera le message d’erreur. Si vous ne savez pas comment résoudre l’erreur, envoyez un courriel à help@marginedge.com et nous réglerons le problème. Les journaux des ventes quotidiennes qui ne sont pas équilibrés seront automatiquement en état d’erreur. Si vous cliquez sur l’état d’erreur, vous verrez le message « le total des débits n’est pas égal au total des crédits ».
Ignoré Les transactions ne seront pas exportées vers votre système comptable. Par défaut, tout ce dont l’état est ignoré n’apparaîtra pas sur votre écran d’exportation; toutefois, vous pouvez afficher les factures ignorées en modifiant vos paramètres de filtre.
Par défaut, votre écran d’exportation affichera toutes les factures, les écritures de vente ou les ajustements de stock dont l’état est Prêt, En attente, Attention requise ou Erreur. Pour sélectionner manuellement ce qui est inclus ou exclu, cliquez sur le bouton de filtre.
Exécuter votre connecteur Web
Pour synchroniser MarginEdge et QuickBooks Desktop, vous devez exécuter votre connecteur Web. Pour cela, sélectionnez Fichier > Mettre à jour les services Web.
- Vérifiez que la case « Exécution automatique » n’est pas cochée.
- Si vous avez plus d’un restaurant connecté à MarginEdge, vous devrez vous assurer que vous êtes connecté au fichier de l’entreprise pour le restaurant que vous synchronisez. Vous ne pouvez exécuter le connecteur Web que pour un seul restaurant à la fois (vous ne devez jamais mettre à jour une sélection avec plus d’une case cochée.
- Si vous utilisez des classes, vous ne pouvez cocher la case que pour une seule classe à la fois.
Une fois que vous avez coché la case du restaurant, cliquez sur Mettre à jour la sélection en haut de la page. La connexion est alors établie, à la recherche d’éléments à mettre à jour entre les deux systèmes. Le processus est rapide, et vous verrez une barre verte en bas qui indique 100 % pour l’application et la progression totale.