Cet article approfondi vous guidera tout au long du processus afin que vous puissiez exporter vos données vers QuickBooks Desktop ! Nous voulons vous aider à éviter certains pièges potentiels, alors assurez-vous de suivre les instructions. Nous offrons également une vidéo de configuration ci-dessous pour vous guider.
*Vous voudrez peut-être commencer par l’article offrant un peu de contexte sur cette intégration : Brève introduction à l’intégration QuickBooks et MarginEdge
Contenu de l’article
- Questions à vous poser
- Informations sur QuickBooks Web Connector
- Utilisation de QuickBooks Web Connector
- Éléments dont vous pourriez avoir besoin dans certains environnements
Questions à vous poser
Avant de poursuivre les instructions de configuration, vous devez avoir une compréhension de base de l’environnement autour de votre fichier de société QuickBooks Desktop. Je vous recommande fortement d’obtenir des réponses aux questions ci-dessous AVANT d’essayer d’intégrer QuickBooks Desktop et Margin Edge.
- Avez-vous des identifiants de connexion « Admin » pour mon fichier de société QuickBooks Desktop ? Vous devrez vous connecter à votre fichier de société en tant qu’Admin pour configurer la connexion et créer un utilisateur MarginEdge dédié.
Où est stocké votre fichier de société ?
Avez-vous accès à d’autres applications dans l’environnement ? Par exemple, certains environnements hébergés ne vous donnent accès qu’à QuickBooks et ne vous permettent pas de gérer les applications de bureau comme QuickBooks Web Connector, TransactionPro Importer ou Zed Axis.
Accédez-vous à plusieurs fichiers de société ou à un seul fichier de société ?
Nous tenterons de traiter chaque scénario tout au long des instructions.
Informations sur QuickBooks Web Connector
MarginEdge envoie les données à QuickBooks Desktop par l’intermédiaire de QuickBooks Web Connector. QuickBooks Web Connector est un programme autonome qui s’installe généralement automatiquement lorsque QuickBooks Desktop est installé. Chaque fois que vous mettez à jour une connexion Web Connector, MarginEdge lit les modifications de données de votre fichier de société QuickBooks. MarginEdge pousse ensuite les transactions dans votre système comptable qui affichent un statut de synchronisation « En attente » dans votre page d’exportation de la comptabilité. MarginEdge ne modifiera, n’altérera ni ne supprimera aucune donnée dans QuickBooks. Il ne fait que lire et ajouter des données. Dans cet article, nous expliquerons comment configurer QuickBooks Web Connector et vous donnerons quelques bonnes pratiques.
Si vous rencontrez des problèmes, si vous avez des questions en suspens au sujet du connecteur Web ou si vous souhaitez voir les étapes différemment, veuillez poursuivre ci-dessous.
Étape par étape --
Téléchargement du fichier QWC à partir de [me]
QuickBooks Web Connector utilise un fichier « QWC » pour se connecter à [me]. QWC signifie QuickBooks Web Connector et correspond à l’extension du fichier que vous téléchargerez (exemple : myfile.qwc). Pour obtenir le fichier QWC, connectez-vous à [me] et, dans la navigation latérale, cliquez sur Configuration > Intégrations. Dans la section Comptabilité, cliquez sur la liste déroulante, puis sélectionnez « QuickBooks Desktop (QWC) » > cliquez ensuite sur « Se connecter au système comptable ».
Cela vous mènera à une page avec le bouton « Générer le connecteur QuickBooks Desktop ».
Cliquez sur le bouton Générer le connecteur QuickBooks Desktop et une fenêtre contextuelle apparaîtra pour vous demander d’« Enregistrer votre mot de passe ». Copiez le mot de passe et enregistrez-le quelque part. Ne vous inquiétez pas si vous ne l’avez pas enregistré, nous pourrons récupérer le mot de passe plus tard. Appuyez sur « OK ».
Paramètres d’intégration de MarginEdge
À ce stade, vous devriez être sur la page des paramètres d’intégration. Il existe un certain nombre de paramètres que vous pouvez ajuster pour optimiser l’intégration de [me] selon vos besoins précis. Vous pouvez ajuster ces paramètres maintenant ou plus tard. Notez que nous ne pouvons pas sélectionner les classes, car nous ne savons pas quelles classes sont disponibles avant la première synchronisation.
Cliquez sur le bouton « Télécharger le fichier QuickBooks Web Connector ».
Où est stocké mon fichier de société QuickBooks ?
Pour accéder à l’emplacement de stockage de votre société, connectez-vous d’abord à votre fichier de société. Appuyez sur F2 ou Ctrl+1 pour afficher la fenêtre « Informations sur le produit ». Dans la section « INFORMATIONS SUR LE FICHIER » de la fenêtre « Informations sur le produit », vous verrez le répertoire du fichier (emplacement) de votre fichier de société QuickBooks Desktop. Cela devrait ressembler à ceci :
Comme bonne pratique, ne stockez pas votre fichier de société dans un dossier Dropbox/OneDrive. Avoir votre fichier de société dans un dossier de synchronisation comme celui-ci est une excellente façon de corrompre votre fichier de société et, en général, de le détruire. Avoir le fichier de société dans un dossier partagé sur un réseau est tout à fait correct. Si vous voulez une configuration comme Dropbox, utilisez plutôt QBox.
Dépannage
Si vous avez appuyé sur F2 ou Ctrl+1 et que la fenêtre Informations sur le produit ne s’ouvre pas :
Assurez-vous que QuickBooks est votre programme actuellement ouvert en cliquant sur le haut de QuickBooks
Assurez-vous que toutes les fenêtres contextuelles QuickBooks sont fermées. Essayez de fermer toutes les fenêtres QuickBooks ouvertes en appuyant plusieurs fois sur Échap. Si vous entendez un bruit ou si Échap ne ferme pas la fenêtre actuelle, il se peut qu’une fenêtre contextuelle soit cachée sur un autre écran ou quelque part dans un coin de votre écran. Trouvez-la et fermez-la.
Si cela ne fonctionne pas, il se peut que vous accédiez à QuickBooks dans un « environnement hébergé ». C’est une bonne information à retenir pour plus tard. Votre fournisseur d’hébergement peut avoir une méthode particulière pour utiliser les touches de fonction/raccourcis clavier. Vous devrez rechercher comment envoyer les touches de fonction/raccourcis clavier à votre environnement hébergé.
Comment ouvrir QuickBooks Web Connector
J’espère qu’à ce stade votre fichier de société QuickBooks et votre fichier QWC se trouvent dans le même dossier. Sinon, vous pourriez rencontrer des problèmes pour accéder au fichier QWC à partir de QuickBooks Web Connector.
Il existe deux façons principales d’ouvrir QuickBooks Web Connector. La façon la plus simple et la moins problématique consiste d’abord à ouvrir QuickBooks > ouvrir le fichier de société que vous souhaitez synchroniser avec > cliquer sur Fichier > Gestion des applications > Mettre à jour les services Web.
Cela devrait ouvrir QuickBooks Web Connector directement dans l’environnement où QuickBooks est installé.
La deuxième façon consiste à rechercher « Web Connector » dans les programmes de votre ordinateur. Vous pouvez le faire dans votre menu Démarrer ou dans la barre de recherche de l’ordinateur.
Dépannage
Si QuickBooks Web Connector ne s’ouvre pas, il peut y avoir plusieurs raisons :
QuickBooks is installed in an environment where you don’t have access to 3rd party apps. Si c’est le cas, vous devrez parler à votre fournisseur d’hébergement ou consulter sa documentation sur l’utilisation de QuickBooks Web Connector dans son environnement.
Si vous savez que vous utilisez QuickBooks sur le PC sur lequel vous travaillez, il se peut que QuickBooks Web Connector ne soit pas installé. Si c’est le cas, rendez-vous sur le site d’assistance de QuickBooks et suivez leurs instructions pour configurer QuickBooks Web Connector.
Utilisation de QuickBooks Web Connector
À ce stade, QuickBooks Web Connector devrait être ouvert.
Passons en revue certains boutons et ce qu’ils font.
Afficher le journal : ouvrira le fichier .txt dans lequel QuickBooks Web Connector consigne les données lorsqu’il interagit avec QuickBooks. Si vous rencontrez des problèmes et devez contacter le soutien de [me], il est bon d’inclure ce journal dans votre courriel au soutien.
Dépannage : cela vous amène au site Web de dépannage de Web Connector d’Intuit. Il vous demande d’ajouter une application de dépannage et vous montre des renseignements sur les erreurs que vous pourriez rencontrer.
Aide : cela ouvrira la documentation intégrée de QuickBooks Web Connector.
Ajouter une application : nous utiliserons ce bouton dans un instant pour ajouter l’application
Masquer : IMPORTANT >> il est important de comprendre ce que fait Masquer et en quoi cela diffère de Quitter. Lorsque vous appuyez sur Masquer, l’effet est le même que si vous cliquiez sur le bouton de réduction. Vous pourrez voir l’application dans la barre d’état système en bas à droite et l’application continuera de s’exécuter. Si vous voulez que QuickBooks Web Connector exécute des synchronisations automatiquement, vous DEVEZ cliquer sur Masquer au lieu de Quitter.
Quitter : ce bouton ferme l’application. C’est le même effet que si vous cliquiez sur le « X » en haut à droite. Le programme se fermera et aucune synchronisation n’aura lieu, même si vous avez sélectionné ############.
Ajouter [me] à QuickBooks Web Connector
À ce stade, vous devriez avoir :
QuickBooks Web Connector ouvert et prêt à ajouter le fichier QWC de [me].
Le fichier QWC téléchargé et vous savez où il est enregistré (de préférence au même endroit que votre fichier de société).
Les identifiants de connexion Admin pour votre fichier de société QuickBooks.
Le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’utilisateur [me] dédié que vous avez créé dans QuickBooks.
Le mot de passe du fichier QuickBooks Web Connector que [me] a créé lorsque vous avez généré et téléchargé votre fichier QuickBooks Web Connector. Si vous l’avez perdu, vous pouvez le trouver ici en cliquant sur le bouton « Afficher le mot de passe ».
Dans QuickBooks Web Connector, cliquez sur « Ajouter une application » en bas à droite.
Accédez au fichier QWC que vous avez téléchargé. Sélectionnez le fichier et cliquez sur « Ouvrir ». Dans la fenêtre Autoriser un nouveau service Web, cliquez sur « OK ».
À ce stade, QuickBooks devrait afficher une fenêtre « Certificat d’application QuickBooks ». Cette fenêtre vous permet d’autoriser la quantité d’accès que [me] aura à votre fichier de société. Même si vous prévoyez effectuer toutes les synchronisations manuellement, il est recommandé de sélectionner « Oui, toujours : autoriser l’accès même si QuickBooks n’est pas en cours d’exécution ».
Lorsque vous sélectionnez le niveau d’autorisation, vous pourriez recevoir un avertissement selon le niveau d’autorisation choisi. Si vous recevez un avertissement, cliquez sur « Oui ».
Si vous choisissez « Oui, toujours….. », sélectionnez l’utilisateur [me] que vous avez créé précédemment.
Puis cliquez sur le bouton « Continuer ».
Enfin, dans la fenêtre de confirmation d’accès, cliquez sur le bouton « Terminé ».
À ce stade, QuickBooks Web Connector peut se cacher. Ne vous inquiétez pas, vous avez très probablement effectué les étapes correctement; il vous suffit de restaurer la fenêtre. Vous pouvez le faire en ouvrant Web Connector comme lors de la première fois. Si c’est la première QWC que vous avez ajoutée à QuickBooks Web Connector, vous remarquerez que QuickBooks Web Connector a un aspect un peu différent :
Voici un aperçu des différentes colonnes :
Première colonne : case à cocher que vous sélectionnez pour déterminer les applications à mettre à jour.
Colonne Application : information que l’application ajoute au fichier QWC afin que vous puissiez sélectionner la bonne application à mettre à jour
Colonne Synchronisation automatique : vous la sélectionnerez lorsque vous voudrez que QuickBooks Web Connector exécute une synchronisation même si QuickBooks Desktop est fermé. Laissez cette case décochée pour l’instant.
Colonne Toutes les minutes : il s’agit d’un paramètre de synchronisation automatique. Indiquez le nombre de minutes entre chaque synchronisation automatique. Pour le moment, laissez ce champ vide.
Colonne Statut : information sur la dernière synchronisation effectuée et sur le fait que la synchronisation a échoué ou réussi.
Colonne Mot de passe : le mot de passe que [me] a créé lorsque vous avez généré le fichier QWC. Si vous l’avez perdu, allez ici et cliquez sur le bouton « Afficher le mot de passe ».
Colonne Supprimer : cliquez ici si vous souhaitez supprimer cette application de QuickBooks Web Connector. Il est bon de noter que cette fonction peut être délicate. Pour que cela fonctionne, QuickBooks doit se trouver au même emplacement qu’au moment où vous avez initialement autorisé l’application, QuickBooks doit être ouvert et vous devez être connecté en tant qu’Admin. Ce n’est que si vous avez ces trois éléments que le bouton Supprimer supprimera réellement l’application.
Ajoutez maintenant le mot de passe qui vous a été donné par [me] lorsque vous avez créé le fichier QWC dans la colonne Mot de passe. Si vous avez perdu ce mot de passe, allez ici et cliquez sur le bouton « Afficher le mot de passe ». Le mot de passe n’est pas enregistré automatiquement; vous devrez cliquer hors de la case du mot de passe pour que QuickBooks Connector enregistre le mot de passe. Quelques fenêtres contextuelles peuvent apparaître; cliquez simplement sur oui, continuer, etc. pour chacune d’elles.
Mettre à jour/synchroniser QuickBooks Desktop et [me]
Il est important de noter qu’à ce stade, QuickBooks et QuickBooks Web Connector sont connectés, mais aucune information n’a encore été envoyée à [me]. Pour effectuer une synchronisation/mise à jour, cliquez sur la case à cocher dans la première colonne, puis cliquez sur le bouton « Mettre à jour la sélection ».
Si la synchronisation s’est terminée correctement, vous verrez « OK » dans la colonne Statut.
Modifier les paramètres d’intégration dans [me] après la première synchronisation
Après votre première synchronisation, vous voudrez retourner à Configuration (en bas à gauche) > Intégrations. Ici, vous modifierez certains paramètres qui ne peuvent être modifiés qu’après la première synchronisation.
Classes
Pour chacune des questions sur les classes, notez que vous ne pouvez choisir qu’une seule classe. Chaque société [me] ne peut se synchroniser qu’avec une seule classe par type de transaction (Factures > factures QB, Écritures de vente > écritures de journal QB, et Écritures d’ajustement d’inventaire > écritures de journal QB), . Si vous avez plusieurs unités [me], chaque unité et chaque type de transaction peuvent avoir une classe différente.
Chemin du fichier de société
Il est recommandé d’ajouter le chemin du fichier de société QuickBooks Desktop à [me]. Cela garantit que lorsque vous essayez de synchroniser avec [me], les données proviendront du fichier de société approprié ou y seront envoyées. Si vous avez plusieurs fichiers de société QuickBooks, vous pouvez avoir un seul fichier de société ouvert, mais synchroniser/mettre à jour ce fichier de société vers un autre abonnement [me]. Cela est possible en raison de la façon dont QuickBooks a développé son SDK. Si un fichier de société est ouvert, tout le travail d’arrière-plan ne peut être effectué qu’avec le fichier de société ouvert. Si le chemin du fichier de société est renseigné dans [me], QuickBooks Web Connector vérifie l’emplacement du fichier ouvert par rapport au chemin du fichier de société. Si les chemins correspondent, la synchronisation aura lieu.
Autres bonnes pratiques
Si vous configurez la synchronisation automatique, ne mettez pas toutes les valeurs de « Toutes les minutes » identiques. Il essaiera d’amorcer toutes les synchronisations des fichiers de société en même temps. Décalez les heures de 5 ou 10 minutes.
Exécutez la mise à jour en mode mono-utilisateur. En mode multi-utilisateur, quelqu’un pourrait modifier une transaction qui pourrait être touchée par la synchronisation, ce qui causerait un conflit.
Fermez toutes les fenêtres QB (Factures, Bills, etc.) et les rapports avant la mise à jour/synchronisation. Avoir beaucoup de fenêtres ouvertes peut causer des problèmes de performance. Avoir des transactions ouvertes verrouille la transaction, de sorte que les autres utilisateurs et les autres applications ne peuvent pas les modifier. C’est surtout un problème lorsque [me] essaie d’envoyer un paiement de facture à QuickBooks, mais que la facture est déjà ouverte dans une fenêtre.
Ne mettez à jour/synchronisez qu’un seul fichier de société à la fois. Si vous essayez de gérer plusieurs sociétés, QuickBooks Web Connector peut se bloquer.
Éléments dont vous pourriez avoir besoin dans certains environnements
Créer un utilisateur [me] dans QuickBooks Desktop
Lorsque QuickBooks Web Connector se synchronise avec QuickBooks Desktop, il verrouille l’utilisateur avec lequel il se connecte. Si vous utilisez Admin, vous ne pouvez pas utiliser l’utilisateur Admin pendant que QuickBooks Web Connector effectue sa synchronisation. Cela peut poser problème dans plusieurs situations. Par conséquent, comme bonne pratique, il est recommandé de créer un utilisateur dédié pour que QuickBooks Web Connector l’utilise.
Ajouter un utilisateur à QuickBooks Desktop Enterprise
Connectez-vous au fichier de société en tant qu’utilisateur Admin. Cliquez sur Société > Utilisateurs > Configurer les utilisateurs et les rôles.
Dans la fenêtre « Utilisateurs et rôles », cliquez sur « Nouveau »
Si vous recevez un avertissement, cliquez sur le bouton « Continuer ».
Fermez « Utilisateurs et rôles » en cliquant sur le bouton « Fermer ».
Ajouter un utilisateur à QuickBooks Desktop Premier
Connectez-vous au fichier de société en tant qu’utilisateur Admin. Cliquez sur Société > Utilisateurs > Configurer les utilisateurs et les rôles.
À ce stade, Intuit peut vous demander de vous connecter à un compte Intuit. Nous vous recommandons d’utiliser la même adresse courriel que celle utilisée pour acheter QuickBooks. Une fois que vous êtes dans la fenêtre Liste des utilisateurs, cliquez sur « Ajouter un utilisateur ». Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques. Ne sélectionnez pas « Ajouter cet utilisateur à ma licence QuickBooks ». Cliquez sur « Suivant ».
Sélectionnez « Toutes les zones de QuickBooks », puis cliquez sur « Suivant »
Une fenêtre d’avertissement s’affichera. Cliquez sur « Oui »
Dans la fenêtre suivante, cliquez sur « Terminer »
Installer QuickBooks Web Connector sur plusieurs ordinateurs
Si vous essayez de connecter plusieurs magasins [me] différents à des ordinateurs différents, nous pouvons prendre en charge cela et c’est très courant. Vous devez simplement installer le connecteur Web pour chaque emplacement sur chaque ordinateur.
De même, si vous essayez de connecter 1 [me] magasin à plusieurs ordinateurs, vous devez simplement installer le connecteur Web sur chacun d’eux et utiliser le même fichier de société.
Exemple : vous êtes un grand groupe de restaurants et vous avez 4 comptables. La configuration courante consiste à avoir un seul serveur qui héberge les fichiers de société et auquel tout le monde peut accéder. Au lieu de 4 comptables qui se disputent un seul ordinateur, vous donnez à chacun de leurs ordinateurs un accès réseau au fichier de société, puis vous installez une instance de QuickBooks Desktop sur chacun de leurs ordinateurs. Maintenant, lorsqu’ils ouvrent QBD, ils accèdent au fichier de société par le réseau. Comme le connecteur Web fonctionne par instance de QBD, le connecteur Web pour chaque emplacement est installé sur les 4 ordinateurs afin qu’ils puissent chacun l’exécuter et importer les données dans le même fichier de société partagé.
Conclusion
C’est tout ! Dans cet article, nous avons expliqué en détail comment configurer la synchronisation avec [me] et QuickBooks Desktop. Nous avons également passé en revue certaines bonnes pratiques et certaines choses à éviter.
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