En MarginEdge, "Presupuestos" se refiere a una manera en que puede hacer un seguimiento de lo que está gastando en cualquier categoría que le interese. Están diseñados para ayudarlo a hacer un seguimiento de los gastos durante un período y al final de un período.
Puede tener tantos presupuestos como quiera y se pueden configurar de diferentes maneras, pero cada categoría solo se puede usar en un presupuesto. Puede tener una cantidad fija en dólares como presupuesto, que funciona como un presupuesto en disminución, o puede configurar un porcentaje variable de las ventas totales o de las ventas de categorías (Alimento, Cerveza, Vino, Licor, Beb. S/A, Venta al por menor, Otra).
Cada uno de sus presupuestos sigue constante de un período a otro hasta que decida editarlos.
Para Grupos de varias unidades
Cuando sus unidades comparten un concepto de empresa con otras unidades, podrá ver todos los presupuestos de las unidades uno al lado del otro. También obtendrá un reporte resumido de todas las unidades. (Esto solo está disponible para quienes tienen los permisos adecuados en cada unidad).
Cuando crea un presupuesto, se generará para todas las unidades de su empresa/concepto. Si edita las categorías, el cambio fluirá a todas las unidades. Sin embargo, editar un % o una cantidad de $ del presupuesto en una unidad no cambiará el % ni el $ en otras unidades. Para cambiar un % objetivo en todas las unidades a la vez, puede eliminar y volver a crear el presupuesto O editar el presupuesto en cada unidad individualmente.
Cómo configurar Presupuestos
En el menú principal, vaya a Contabilidad > Configuración del presupuesto. Desde ahí, si tiene acceso de usuario de Administrador de restaurante o Contador, puede Añadir o Editar un presupuesto.
Para añadir un nuevo presupuesto, haga clic en "Añadir un nuevo presupuesto". Para editar un presupuesto existente, haga clic en una fila de la tabla en la página Configuración del presupuesto (cada presupuesto aparece como una fila en la tabla que se muestra). Eso lo llevará a la página Editar presupuesto y puede seguir las instrucciones de abajo.
Nombre del presupuesto: escriba un nombre (p. ej., ALIMENTO, o Cerveza, o BWL, o R&M, etc.)
Tipos de presupuesto:
1 - "Fijo": una cantidad fija en dólares. Una vez que seleccione "Fijo", podrá escribir una cantidad en dólares para su presupuesto. Por ejemplo, tal vez esté creando un presupuesto R&M y quiera configurarlo en $500 por período. Simplemente escriba "500" en el campo de valor.
2 - "Porcentaje de ventas": Un porcentaje de una categoría de ventas: Alimento, Cerveza, Vino, Licor, Beb. S/A, Venta al por menor y Otra. Con esta opción, seleccionará a qué categoría o categorías de ventas quiere hacer un seguimiento de sus gastos. El uso de "Porcentaje de ventas" se utiliza frecuentemente para dar segumiento del costo de Alimentos o el costo de Cerveza, etc., así que está dando seguimiento del costo de alimentos como un % de las ventas de alimentos, el costo de cerveza como un % de las ventas de cerveza, etc.
- Primero, seleccione una o más categorías de ventas. Por ejemplo, marque la casilla "Alimentos" si está configurando su presupuesto para alimentos.
- Luego, escriba el % para el presupuesto. Por ejemplo, si quiere configurar el presupuesto para alimentos en un 25%, escriba 25 en el campo de valor (no se necesitan decimales, solo escriba el número "25").
- Finalmente, seleccione las Categorías de gastos a las que se están dando seguimiento. (Sugerencia: puede hacer clic en el encabezado de una columna para ordernar por Categoría o Tipo de categoría). Para seleccionar uno, haga clic en cualquier lugar de la fila. Una vez que una categoría se usa una vez, aparecerá "en gris" y no se podrá volver a seleccionar.
3 - "Porcentaje de ventas totales": Un porcentaje de ventas totales. Con esta opción, NO selecciona en qué categoría o categorías de ventas hará un seguimiento de los gastos. Hará un seguimiento de la categoría o categorías de gastos contra las ventas brutas totales.
Una vez que seleccione "porcentaje de ventas totales":
- Primero, escriba el % objetivo para el presupuesto. Por ejemplo, tal vez esté creando un presupuesto de Suministros operativos y quiere configurarlo al 2% de las ventas totales. (No se necesitan decimales, solo escriba "2" en el campo de valor).
- Luego, seleccione las Categorías de gastos que se están rastreando. (Sugerencia: puede hacer clic en el encabezado de una columna para ordernar por Categoría o Tipo de categoría). Para seleccionar uno, haga clic en cualquier lugar de la fila. Una vez que una categoría se usa una vez, aparecerá "en gris" y no se podrá volver a seleccionar.
Recuerde hacer clic en "Guardar" cuando haya terminado.
Algunas aspectos a considerar:
- Los reportes de presupuestos muestran los costos de los productos en una categoría como se definió cuando se cerró la factura. Si cambia la categoría de un producto después de cerrar la factura, ese cambio solo se reflejará en el futuro y no moverá ningún costo en ninguna factura cerrada.
- Si está usando nuestra función de Libros cerrados, los Presupuestos muestran los gastos según la fecha de registro de la factura, no la fecha original.