Comment ça marche?
- Qu’est-ce que MarginEdge envoie à Quickbooks?
MarginEdge envoie des factures et des écritures de journal (données de ventes, ajustements d’inventaire et dépenses de comptes non-fournisseur). Les factures, envoyées sous forme d’avis, apparaissent dans les comptes fournisseurs. Ces factures peuvent être payées dans QuickBooks.
- Comment les données passent-elles de MarginEdge à QuickBooks?
Les données circulent facilement entre les deux systèmes. Pour importer vos factures, vos écritures de vente et vos ajustements d’inventaire de MarginEdge dans Quickbooks, vous devez exécuter le connecteur Web Quickbooks dans Quickbooks Desktop, qui synchronisera les deux systèmes. Cette option se trouve dans Quickbooks.
En « mode manuel », vous pouvez sélectionner les informations qui seront mises en file d’attente vers MarginEdge chaque fois que vous synchronisez les systèmes, ou vous pouvez choisir le « mode automatique » où les informations seront mises en file d’attente automatiquement. Voir les questions 8 et 9 pour en savoir plus sur ces options.
Mais vous n’allez pas toucher à mon QuickBooks, n’est-ce pas?
- Pourrai-je contrôler le contenu et le moment où les données entrent dans QuickBooks?
Oui, il y a plusieurs façons de modifier et de contrôler la façon dont MarginEdge envoie vos données.
CONTENU :
- Factures - lors de l’intégration, vous pouvez définir la façon dont les factures sont codées; ensuite, vous pouvez contrôler :
- Les totaux des catégories (catégories de MarginEdge et de la comptabilité)
- Les dates (dates de paiement, dates d’échéance, etc.)
- Les fournisseurs (avec une série d’options pour le traitement de chaque fournisseur)
- Les écritures de vente – vous pouvez contrôler :
- Les catégories auxquelles elles sont associées
- Quelles lignes sont incluses
- Leur apparence (les écritures de vente sont identiques à celles d’avant)
QUAND :
- Par défaut, rien n’est envoyé à votre système comptable sans votre autorisation (mode manuel)
- Les factures sont traitées 24 à 48 heures après leur réception par MarginEdge; elles sont ensuite disponibles pour approbation afin d’être transmises à votre système comptable.
- Pour vous faciliter la tâche, les factures peuvent être transférées automatiquement dans QuickBooks sans aucun niveau d’approbation (mode automatique).
- Est-ce que MarginEdge modifie/met à jour/manipule mes fournisseurs ou mon plan comptable ?
Non! Nous ne modifions ni ne mettons à jour votre plan comptable dans QuickBooks de quelque manière que ce soit.
- Pouvez-vous diviser un produit entre plusieurs catégories comptables?
Oui. Vous pouvez diviser les produits en catégories comptables par pourcentage (par exemple, 30 % des citrons vont au bar et 70 % à la cuisine). [Pour en savoir plus, consultez cet article sur les catégories de produits]
- MarginEdge modifie-t-il les transactions après leur comptabilisation dans QuickBooks?
Non! Une fois que nous avons envoyé une facture, un paiement ou une écriture de vente à QuickBooks, nous ne la modifions plus. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez le supprimer dans QuickBooks, puis renvoyer les données de MarginEdge; mais nous ne modifions jamais les données dans votre système comptable.
Si vous utilisez Bill Pay, lorsqu’une facture est payée, nous la marquerons comme payée dans la comptabilité (mais les données de la facture ne seront en aucun cas modifiées). Voir les questions 15 et 16 pour plus d’informations sur Bill Pay.
- MarginEdge contrôle-t-il les conditions de paiement de mes fournisseurs?
Non. La source des conditions de paiement est le système comptable. Lorsque MarginEdge envoie des factures à QuickBooks, les dates d’échéance sont basées sur les conditions de paiement que vous avez configurées dans QuickBooks.
- Puis-je entièrement contrôler ce qui est envoyé à mon système comptable?
Oui. Pour les factures, les inventaires et les ventes, il existe des options pour être en « mode manuel ». Cela signifie que vous devez sélectionner manuellement chaque facture, chaque écriture de vente et chaque ajustement d’inventaire à mettre dans la file d’attente pour l’envoi à la comptabilité. L’alternative est d’être en « mode automatique ». Nous avons remarqué que la plupart des clients qui commencent en mode manuel passent rapidement en mode automatique une fois qu’ils sont à l’aise avec la plateforme. [Pour en savoir plus, consultez cet article sur les paramètres d’exportation]
- Qu’est-ce qui est envoyé automatiquement à la comptabilité en mode automatique?
Quelle que soit la configuration, l’utilisateur doit toujours exécuter le connecteur Web Quickbooks pour extraire des informations de notre système. Lorsque les factures, les écritures de vente ou les ajustements d’inventaire sont traités et prêts à être importés dans Quickbooks, ils sont automatiquement marqués dans MarginEdge comme étant « en attente ». Vous pouvez extraire l’information directement dans Quickbooks; vous n’avez pas besoin d’aller dans MarginEdge.
En mode automatique (utilisé par plus de 90 % de nos clients), chaque facture, chaque écriture de vente et chaque ajustement d’inventaire qui est fermé est immédiatement mis en file d’attente vers la comptabilité. Le comptable n’a pas besoin de sélectionner les factures, les écritures de vente ou les ajustements de stocks à mettre en file d’attente vers la comptabilité.
- Si je suis en mode automatique, comment vais-je utiliser MarginEdge?
En général, pour les données relatives aux factures et aux ventes, vous n’aurez pas besoin d’aller dans MarginEdge. Cependant, pour certaines tâches, vous aurez besoin d’utiliser MarginEdge pour :
- Rechercher des factures, obtenir rapidement des informations sur les factures par fournisseur ou par période pour faciliter le rapprochement des relevés fournisseurs
- Rechercher une facture manquante dans le système comptable
- Changer la catégorie d’un produit
- Modifier un paramètre pour un fournisseur
Traitement des factures
- Puis-je demander que certaines factures soient vérifiées?
Absolument. Nous disposons de paramètres permettant d’exiger un deuxième niveau de contrôle. Vous pouvez choisir cette option pour toutes les factures, les factures dépassant un certain montant ou pour toute catégorie comptable. [Pour en savoir plus, consultez cet article sur la configuration de l’approbation des factures]
- Que se passe-t-il si une très ancienne facture arrive? Serai-je averti si cela se produit?
Si vous avez fermé les livres pour la période dans laquelle la facture est datée, nous coderons la facture à la période actuelle. Si vous n’avez pas fermé les livres pour la période, la facture sera codée dans cette période.
Nous disposons d’une fonction de fermeture des livres qui vous permet de verrouiller les livres un certain nombre d’heures après la fin de la période. Cela permet à MarginEdge de rester synchronisé avec QuickBooks et les rapports financiers antérieurs.
- Que se passe-t-il si j’ai déjà payé une facture par chèque ou par ACH?
Si une facture est téléversée et qu’un paiement est indiqué (par exemple, un numéro de chèque manuscrit ou un débit ACH est noté), nous enverrons à la fois la facture ET les informations de paiement à la comptabilité.
- Que se passe-t-il si j’ai déjà payé une facture par carte de crédit?
Pour les factures payées par carte de crédit, MarginEdge envoie ces dépenses non pas en tant que facture et en tant que compte fournisseur, mais en tant qu’écriture de journal, en comptabilisant le montant dans une dépense (par exemple, 100 $ pour les produits alimentaires), et en comptabilisant également le montant sur le compte de carte de crédit que vous avez spécifié.
Payer des factures
- Puis-je payer des factures directement sur la plateforme MarginEdge?
Oui! Grâce à notre fonctionnalité Bill Pay, vous pouvez sélectionner des factures et programmer leur paiement.
- Comment QuickBooks saura-t-il que j’ai payé ces factures?
Les paiements sont synchronisés avec QuickBooks sous forme de chèques marquant les factures comme payées, ce qui facilite le rapprochement bancaire.
Données de vente
- MarginEdge peut-il utiliser des classes pour les données de ventes et de factures?
Oui pour les deux.
- À quoi ressemblent les ventes de MarginEdge dans QuickBooks?
Écritures de journal. MarginEdge exporte les informations sur les ventes (y compris les modes de paiement, les articles gratuits, les remises, etc.) depuis le système de terminal de point de vente du client, tôt chaque matin après la fermeture du restaurant. Les ventes peuvent être personnalisées pour répondre à vos besoins et être présentées de la manière dont vous avez toujours présenté les données.
- MarginEdge peut-il envoyer les entrées de ventes sous forme de reçus de vente plutôt que sous forme d’écritures de journal?
Non, nous ne prenons en charge que les écritures de journal.
Assistance
- Y a-t-il des frais / des limites en matière d’assistance?
Non, l’assistance est gratuite et illimitée.
En savoir plus
- Pour plus de détails sur l’intégration Quickbooks :
- Pour la procédure de la connexion de [me] à :
- Pour la procédure de l’exportation de données de [me] à :