Chaque produit dans MarginEdge est codé dans une catégorie et chaque catégorie est dotée d’un Type de catégorie[1] et associée à un compte GL[2] dans votre système comptable. Étant donné que plus d’une catégorie dans MarginEdge peut être associée à un compte GL dans votre système comptable, vous pouvez avoir un ensemble plus complexe de « catégories » dans MarginEdge que dans votre plan comptable, sans pour autant perdre la synchronisation entre les deux systèmes.
Les catégories sont mappées sur la page Comptabilité > Catégories dans MarginEdge[3]. Chaque catégorie dans MarginEdge est associée à un type de catégorie. Les types de catégories sont : produits alimentaires, bières, vins, alcools, boissons non alcoolisées, vente au détail et autre. Le type de catégorie ne change rien à la façon dont vos données sont exportées vers votre système comptable mais il a une incidence sur plusieurs points clés de la plateforme MarginEdge. Tous les postes d’une facture sont rattachés au compte GL approprié, comme indiqué dans Comptabilité > Catégories, lorsqu’ils sont exportés vers votre système comptable.
Rapports
Les achats d’une catégorie apparaîtront sur vos P&L contrôlables[4] en fonction du type de catégorie qui leur a été attribué. Pour les catégories Produits alimentaires, Bière, Vin, Alcool, Boisson non alcoolisée et Vente au détail, les achats d’une catégorie apparaîtront dans la section Coût des marchandises des P&L dans leur type de catégorie respectif. Les catégories dont le type de catégorie est « Autre » apparaîtront dans la section Dépenses des P&L.
Le calcul du coût des marchandises vendues est effectué en comparant la valeur totale des achats et des ajustements d’inventaire dans un type de catégorie (par exemple, produits alimentaires ou bière) à la valeur totale des ventes attribuées au même type de catégorie pour une période donnée[5].
Régler les paramètres
Modifier un mappage de catégorie
Les paramètres des catégories sont configurés en allant à Comptabilité > Catégories
Vous y verrez une liste de toutes vos catégories MarginEdge (dans la colonne Nom), le type de catégorie auquel elles sont associées, et le compte GL auquel la catégorie est associée (dans la colonne Compte du système comptable).
Pour mapper vos comptes d’inventaire, cliquez trois fois sur la cellule de la colonne Comptes d’inventaire et vous verrez tous les comptes de votre plan comptable apparaître dans un menu déroulant, sélectionnez le compte d’actif sur lequel vous souhaitez voir les ajustements de rapport et appuyez sur le bouton Sauvegarder en bas de l’écran.
Modifier un type de catégorie
Pour modifier un type de catégorie, cliquez trois fois sur la cellule sélectionnée dans la colonne Type de catégorie et faites votre choix dans la liste des types de catégorie disponibles. Lorsque vous avez terminé, allez en bas de l’écran et cliquez sur « Sauvegarder » pour appliquer vos modifications.
Comptes d’inventaire
Si vous souhaitez enregistrer vos ajustements d’inventaire dans votre système comptable, vous devez également créer un compte d’inventaire pour chaque compte contenant des produits que vous souhaitez inventorier. Si vous n’avez pas l’intention d’enregistrer les ajustements d’inventaire dans la comptabilité, vous pouvez ignorer cette étape.
Pour mapper vos comptes d’inventaire, cliquez trois fois sur la cellule de la colonne Comptes d’inventaire et vous verrez tous les comptes de votre plan comptable apparaître dans un menu déroulant, sélectionnez le compte d’actif sur lequel vous souhaitez voir les ajustements de rapport[6] et appuyez sur le bouton Sauvegarder en bas de l’écran.
Rapports et Budgets
La colonne Rapports vous indique si une catégorie sera incluse dans vos P&L contrôlables. Par défaut, toutes les catégories sont incluses. Si vous cliquez trois fois sur ce champ dans une rangée quelconque, vous pouvez modifier les paramètres. Cela n’a aucune incidence sur la façon dont les données seront transmises à votre système comptable. La colonne Budgets ne peut pas être configurée dans ce menu, mais elle indique si une catégorie est incluse dans l’un de vos budgets.
Cliquez sur ce lien pour lire l’article expliquant Comment inclure et exclure des catégories dans les rapports sur les produits alimentaires et les P&L
Ajouter une catégorie
À la page Comptabilité > Catégories, comme le montre l’image ci-dessous, cliquez sur
Une ligne vide est ajoutée comme le montre l’image ci-dessous, vous pouvez ajouter un nom (quel que soit le nom que vous voulez donner à la catégorie dans MarginEdge - dans cet exemple, nous l’avons appelé Nouvelle catégorie), choisir le type de catégorie dans lequel vous voulez inclure les achats, associer le compte GL de votre système comptable, etc.
Si vous avez des produits actuellement dans le système que vous voulez inclure dans cette catégorie, vous devrez les catégoriser à nouveau. Pour savoir comment modifier la catégorie d’un produit, cliquez sur ce lien.
Modifier le nom d’une catégorie
Les noms des comptes de votre système comptable proviennent de votre système comptable, mais les noms de la colonne Nom de la catégorie sont entièrement personnalisables. Pour modifier un nom, il suffit de cliquer deux fois dessus et de taper dans le champ prévu à cet effet.
[1] Cet article décrit les types de catégories dans le cadre des achats. Pour en savoir plus sur les types de catégories et leur relation avec les ventes, consultez nos articles sur le mappage des ventes.
[2] Un grand livre (GL) est un ensemble de comptes numérotés qu’une entreprise utilise pour suivre ses transactions financières et préparer des rapports financiers. Chaque compte est un enregistrement unique qui résume chaque type d’actif, de passif, de capitaux propres, de produit et de dépenses.
[3] Vous devez avoir un rôle d’utilisateur comptable dans MarginEdge pour accéder à cette page.
[4] Vous trouverez les P&L contrôlables dans l’onglet Rendement
[5] Coût des marchandises vendues = stock initial + Achats - final
[6] Tout changement de la valeur d’un stock dans une catégorie sera signalé à la fois comme un changement dans le compte de coût des marchandises (par exemple, le coût des marchandises de l’alcool) et dans un compte de stock (par exemple, le stock d’alcool). Pour enregistrer ce changement, les deux comptes doivent être mappés dans MarginEdge.