Vous pouvez définir une date de « clôture des livres » pour qu’une fois que vous souhaitez clôturer les livres d’une période dans votre système comptable, vous pouvez être sûr qu’aucune facture des périodes précédentes ne sera plus comptabilisée dans cette période. De cette façon, MarginEdge restera synchronisé avec votre système comptable et vos rapports financiers antérieurs.
Comment procéder à la configuration?
Lorsque vous êtes prêt à clôturer vos livres pour la période en cours, allez dans le menu principal et sélectionnez Comptabilité > Fermer les livres. Là, vous pouvez saisir la « date de fin de période comptable », qui est la dernière date de la période que vous clôturez. Une fois saisie et enregistrée, MarginEdge ajustera automatiquement la date de facturation au jour suivant pour toute facture téléversée dont la date est égale ou antérieure à cette date.
Par exemple, si vous utilisez des périodes de mois civils, lorsque vous êtes prêt à fermer la période de janvier, vous allez dans « Fermer les livres » et saisissez 31 janvier 2022. Dès lors, si une facture datant de janvier ou antérieure est téléversée dans MarginEdge, la date de la facture sera automatiquement ajustée au 1er février, toutes les dépenses de cette facture apparaîtront dans le rapport de février, et la facture sera enregistrée dans votre système comptable avec la nouvelle date.
Toute facture fermée à la période suivante grâce à cette fonction affichera la date de facturation en rouge (et non en noir), mais indiquera la date de téléversement exacte.
Quelle incidence cela a-t-il sur Bill Pay?
Pour une facture dont la date d’enregistrement a été ajustée en raison de la fermeture des livres, lorsqu’elle est transférée vers Bill Pay, vous verrez les dates d’échéance basées sur la date de facture originale. Par exemple, si vous avez fermé les livres le 31 janvier et qu’une facture datée du 15 janvier a été téléversée le 10 février, la date de la facture sera le 1er février, mais la date d’échéance pour le paiement par facture sera calculée à partir du 15 janvier, ce qui signifie qu’elle sera due le 15 janvier pour un fournisseur ayant des conditions nettes de 10.
Problèmes :
- Si vous essayez de saisir une date de fermeture des livres mais qu’il y a des factures dont la date est antérieure ou égale à la date de fermeture que vous avez saisie et qui n’ont pas été envoyées à votre système comptable, vous ne pourrez pas définir la date. Vous devez d’abord exporter ces factures de MarginEdge, ensuite vous pourrez définir la date de clôture des livres.
- Si vous utilisez l’approbation des factures et que vous voulez modifier une facture dont la date de comptabilisation a été ajustée, vous pouvez toujours modifier la date de la facture, mais vous ne pourrez pas modifier la date de comptabilisation.