Comment ça marche?
- Qu’est-ce que MarginEdge envoie à NetSuite?
MarginEdge envoie des factures, des paiements de factures et des écritures de journal (données de ventes, ajustements d’inventaire et dépenses de comptes non-fournisseur). Les factures, envoyées sous forme d’avis, apparaissent dans les comptes fournisseurs. Ces factures peuvent être payées dans NetSuite ou marquées comme payées par notre logiciel si vous utilisez notre fonction bill pay ou si vous téléversez un chèque avec lequel une facture a été payée. Vous avez également la possibilité de modifier vos paramètres pour envoyer les images des factures à NetSuite.
- Comment les données passent-elles de MarginEdge à NetSuite?
Les données circulent facilement entre les deux systèmes en nuage. Vous pouvez choisir de contrôler ce qui est envoyé de MarginEdge vers NetSuite (« mode manuel ») ou vous pouvez choisir de laisser les données s’envoyer automatiquement (« mode automatique »). Voir les questions 8 et 9 pour en savoir plus sur ces options.
- Prenez-vous en charge les environnements NetSuite à plusieurs entités?
Oui, pour les environnements NetSuite à plusieurs entités, vous pourrez spécifier dans MarginEdge quelle unité de restaurant se rapporte à quel compte et à quelle filiale dans NetSuite, pour que toutes les données passant de MarginEdge à NetSuite arrivent dans l’entité appropriée.
Mais vous n’allez pas toucher à mon NetSuite, n’est-ce pas?
- Pourrai-je contrôler le contenu et le moment où les données entrent dans NetSuite ?
Oui, il y a plusieurs façons de modifier et de contrôler la façon dont MarginEdge envoie vos données.
CONTENU :
- Factures - lors de l’intégration, vous pouvez définir la façon dont les factures sont codées; ensuite, vous pouvez contrôler :
- Les totaux des catégories (catégories de MarginEdge et de la comptabilité)
- Les dates (dates de paiement, dates d’échéance, etc.)
- Les fournisseurs (avec une série d’options pour le traitement de chaque fournisseur)
- Les écritures de vente - vous pouvez contrôler :
- Les catégories auxquelles elles sont associées
- Quelles lignes sont incluses
- Leur apparence (les écritures de vente sont identiques à celles d’avant)
- Ajustements d’inventaire - rien ne sera enregistré dans NetSuite jusqu’à ce que vous procédiez à la clôture de l’ajustement.
QUAND :
- Par défaut, rien n’est envoyé à votre système comptable sans votre autorisation (mode manuel).
- Les factures sont traitées 24 à 48 heures après leur réception par MarginEdge; elles sont ensuite disponibles pour approbation afin d’être transmises à votre système comptable.
- Pour vous faciliter la tâche, les factures peuvent être transférées automatiquement dans NetSuite sans aucun niveau d’approbation (mode automatique).
- Est-ce que MarginEdge modifie/met à jour/manipule mes fournisseurs ou mon plan comptable?
Non! Nous ne modifions ni ne mettons à jour votre plan comptable dans NetSuite de quelque manière que ce soit.
- Pouvez-vous diviser un produit entre plusieurs catégories comptables?
Oui. Vous pouvez diviser les produits en catégories comptables par pourcentage (par exemple, 30 % des citrons vont au bar et 70 % à la cuisine). [Pour en savoir plus, consultez cet article sur les catégories de produits]
- MarginEdge modifie-t-il les transactions après leur comptabilisation dans NetSuite?
Non! Une fois que nous avons envoyé une facture, un paiement ou une écriture de vente à NetSuite, nous ne la modifions plus. Si vous devez apporter des modifications, vous pouvez le supprimer dans NetSuite, puis renvoyer les données de MarginEdge; mais nous ne modifions jamais les données dans votre système comptable. Si vous utilisez Bill Pay, lorsqu’une facture est payée, nous la marquerons comme payée dans la comptabilité (mais les données de la facture ne seront en aucun cas modifiées). Voir les questions 15 et 16 pour plus d’informations sur Bill Pay.
- MarginEdge contrôle-t-il les conditions de paiement de mes fournisseurs?
Non. Vous pouvez définir manuellement les conditions de paiement des fournisseurs dans notre logiciel.
- Puis-je entièrement contrôler ce qui est envoyé à mon système comptable?
Oui. Pour les factures, les inventaires et les ventes, il existe des options pour être en « mode manuel ». Cela signifie que vous devez sélectionner manuellement chaque facture, chaque écriture de vente et chaque ajustement d’inventaire à envoyer à la comptabilité. L’alternative est d’être en « mode automatique ». Nous avons remarqué que la plupart des clients qui commencent en mode manuel passent rapidement en mode automatique une fois qu’ils sont à l’aise avec la plateforme. Vous pouvez aussi facilement exclure certains fournisseurs de l’envoi à la comptabilité en quelques clics, le cas échéant.
- Qu’est-ce qui est envoyé automatiquement à la comptabilité en mode automatique?
En mode automatique (utilisé par plus de 90 % de nos clients), chaque facture clôturée est immédiatement envoyée à la comptabilité. De même, les écritures de vente quotidiennes sont envoyées à la comptabilité tôt le lendemain matin. Le comptable n’a pas besoin de sélectionner individuellement les factures ou les écritures de vente à envoyer à la comptabilité.
- Si je suis en mode automatique, comment vais-je utiliser MarginEdge?
En général, pour les données relatives aux factures et aux ventes, vous n’aurez pas besoin d’aller dans MarginEdge. Cependant, pour certaines tâches, vous aurez besoin d’utiliser MarginEdge pour :
- Rechercher des factures, obtenir rapidement des informations sur les factures par fournisseur ou par période pour faciliter le rapprochement des relevés fournisseurs
- Rechercher une facture manquante dans le système comptable
- Changer la catégorie d’un produit
- Modifier un paramètre pour un fournisseur
Traitement des factures
- Puis-je demander que certaines factures soient vérifiées?
Absolument. Nous disposons de paramètres permettant d’exiger un deuxième niveau de contrôle. Vous pouvez choisir cette option pour toutes les factures, les factures dépassant un certain montant ou pour toute catégorie comptable. [Pour en savoir plus, consultez cet article sur la configuration de l’approbation des factures]
- Que se passe-t-il si une très ancienne facture arrive? Serai-je averti si cela se produit?
Si vous avez fermé les livres pour la période dans laquelle la facture est datée, nous coderons la facture à la période actuelle. Si vous n’avez pas fermé les livres pour la période, la facture sera codée dans cette période.
Nous disposons d’une fonction de fermeture des livres qui vous permet de verrouiller les livres un certain nombre d’heures après la fin de la période. Cela permet à MarginEdge de rester synchronisé avec NetSuite et les rapports financiers antérieurs.
- Que se passe-t-il si j’ai déjà payé une facture par chèque ou par ACH?
Si une facture est téléversée et qu’un paiement est indiqué (par exemple, un numéro de chèque manuscrit ou un débit ACH est noté), nous enverrons à la fois la facture ET les informations de paiement à la comptabilité.
- Que se passe-t-il si j’ai déjà payé une facture par carte de crédit?
Pour les factures payées par carte de crédit, MarginEdge envoie ces dépenses non pas en tant que facture et en tant que compte fournisseur, mais en tant qu’écriture de journal, en comptabilisant le montant dans une dépense (par exemple, 100 $ pour les produits alimentaires), et en comptabilisant également le montant sur le compte de carte de crédit que vous avez spécifié. Notez que nous ne prenons pas en charge les comptes de carte de crédit dans NetSuite pour le moment.
Payer des factures
- Puis-je payer des factures directement sur la plateforme MarginEdge?
Oui! Grâce à notre fonctionnalité Bill Pay, vous pouvez sélectionner des factures et programmer leur paiement.
- Comment NetSuite saura-t-il que j’ai payé ces factures?
Les paiements sont synchronisés avec NetSuite sous forme de « paiements fournisseurs » marquant les factures comme payées, ce qui facilite le rapprochement bancaire.
Données de vente
- MarginEdge peut-il utiliser des classes, emplacements ou départements pour les données de ventes et de factures?
Non.
- À quoi ressemblent les ventes de MarginEdge dans NetSuite?
Écritures de journal. MarginEdge exporte les informations sur les ventes (y compris les modes de paiement, les articles gratuits, les remises, etc.) depuis le système de terminal de point de vente du client, tôt chaque matin après la fermeture du restaurant. Les ventes peuvent être personnalisées pour répondre à vos besoins et être présentées de la manière dont vous avez toujours présenté les données.
- MarginEdge peut-il envoyer les entrées de ventes sous forme de reçus de vente plutôt que sous forme d’écritures de journal?
Non, nous ne prenons en charge que les écritures de journal.
- NetSuite prend-il en charge l’envoi d’images de factures en tant que pièces jointes à la facture?
Bientôt disponible!
- Est-ce que nous prenons en charge la division des factures et le paiement des factures entre plusieurs emplacements?
Non.
Assistance
- Y a-t-il des frais / des limites en matière d’assistance?
Non, l’assistance est gratuite et illimitée.
- MarginEdge utilise-t-il les services Web ou les services de plateforme pour la connexion?
Nous utilisons la méthode des Services Web et il n’y a aucun frais de connexion.