Voici comment fonctionne notre mode EDI par défaut :
- Les gestionnaires continuent à téléverser les images des factures, en documentant tout ajustement manuscrit.
- Votre fournisseur nous envoie des versions numériques de vos factures (factures EDI).
- MarginEdge fait automatiquement correspondre l’image téléversée avec la facture EDI.
- Si aucune image de facture n’est reçue, les factures EDI seront signalées dans votre courriel hebdomadaire.
Que dois-je faire à propos des « images en attente »?
Lorsque vous consultez vos commandes, vous verrez un nouveau type « d’état » :
- Si nous avons reçu l’EDI, mais pas l’image, il sera indiqué « Image en attente ».
En plus de recevoir des alertes dans votre courriel hebdomadaire, vous pouvez à tout moment vous connecter à MarginEdge et vérifier quelles factures sont en attente.
Dans la barre de navigation latérale, cliquez sur Comptabilité > Rapprochement.
Lorsque cette page sera chargée, vous verrez en haut de la page un aperçu du nombre d’articles en attente ou nécessitant votre attention. Vous pouvez rechercher un élément spécifique ou utiliser la liste déroulante pour filtrer selon la catégorie qui vous intéresse.
Image manquante (Image en attente) – Cela signifie que MarginEdge a reçu la facture EDI ou le crédit du fournisseur mais n’a pas reçu l’image correspondant à la facture ou, dans le cas d’un crédit, l’image de la note de crédit elle-même ou la facture montrant un ajustement manuscrit.
Lorsque vous cliquez sur la ligne d’une facture dont l’image est manquante, une fenêtre contextuelle s’affiche :
Dans cette fenêtre, vous pouvez rapidement résoudre le problème.
- Si vous avez l’image qui correspond, vous pouvez cliquer sur « Téléverser l’image » et joindre l’image au document. Le document passera alors automatiquement en mode « En cours de rapprochement » pour être approuvé par le système.
- Si vous voulez approuver cette facture EDI sans l’image correspondante, vous pouvez cliquer sur « Approuver sans image ». Vous devrez alors confirmer ce choix en cliquant sur « Confirmer » dans la boîte de dialogue qui s’ouvrira ensuite.
- Si vous êtes certain que cette facture est incorrecte ou inutile, vous pouvez simplement la « supprimer ». Vous devrez confirmer ce choix en cliquant sur « Confirmer » dans la boîte de dialogue qui s’ouvrira ensuite. Une fois supprimée, il est impossible de la récupérer.
FAQ
Devrais-je encore téléverser les images des factures?
Oui. Notre mode par défaut repose encore largement sur les images de factures et vos crédits ne seront enregistrés qu’à partir de vos ajustements manuscrits. Si vous souhaitez utiliser EDI pour ne plus téléverser de factures, veuillez lire cet article pour en savoir plus sur les autres options de configuration.
Que se passe-t-il si j’oublie de téléverser une facture?
Si nous avons reçu des données EDI pour une facture mais pas l’image, vous en serez averti dans votre courriel hebdomadaire. Vous pouvez alors approuver manuellement la facture avec les données EDI. Si vous n’approuvez pas cette facture uniquement EDI, elle sera automatiquement supprimée après 28 jours.
Continuerez-vous à traiter les ajustements de factures manuscrites?
Oui! Tant que vous continuez à téléverser des factures, notre paramètre par défaut vous permet de continuer à bénéficier de cette formidable fonctionnalité. C’est la seule façon pour MarginEdge d’enregistrer vos crédits.
Existe-t-il d’autres options pour la gestion des factures EDI?
Consultez cet article pour plus d’informations, notamment une option alternative qui exige que chaque facture EDI ait une image correspondante, offrant un système de double vérification solide, mais conduisant à plus de rapprochements manuels.