Cette fonction vous permet de recevoir des factures électroniques (EDI) de vos fournisseurs : vous ne raterez plus aucune facture et vous verrez des données plus précises sans frais supplémentaires! La présentation et la facilité d’utilisation restent les mêmes, mais vous disposez en plus de données plus précises.
Vous pouvez modifier vos paramètres, mais la première étape pour établir des factures EDI doit être effectuée par un membre du personnel de MarginEdge. Si vous êtes intéressé, nous vous invitons à consulter cet article pour nous aider à accélérer le processus.
Voici comment fonctionne notre mode EDI par défaut :
- Votre fournisseur nous envoie des versions électroniques de vos factures (factures EDI), et elles sont marquées comme « Image en attente » pendant le temps d’attente.
- Les gestionnaires continuent à téléverser les images des factures, en documentant tout ajustement manuscrit.
- MarginEdge fait automatiquement correspondre l’image téléchargée avec la facture EDI en attente.
- Si aucune image de facture n’est reçue, les factures EDI seront signalées dans votre courriel hebdomadaire pour approbation. Si aucun membre de votre équipe ne donne son approbation, elles seront automatiquement supprimées après 28 jours.
Quels fournisseurs sont concernés?
- Acme Paper
- Adams-Burch
- Ben E Keith
- Capital Seaboard
- Chef’ s Warehouse
- Cheney Brothers
- Coastal Sunbelt Produce
- Congressional Seafood
- Freedom Fresh
- Freshpoint
- Gordon Food Service
- Harbor Food Service
- Jake’s Finer Foods
- Keany Produce
- Liberty Fruit
- Lyon Bakery
- Performance Food Service
- Profish
- Reinhart Food Service
- Sysco
- US Foods
- Prise en charge limitée pour Fintech.*
Y a-t-il un risque de doublons de factures?
Non, si nous recevons l’image et la facture EDI, notre logiciel les fera automatiquement correspondre. Il n’y a pas de risque que nous les traitions deux fois.
Devrais-je encore téléverser les images des factures?
Oui. Notre mode par défaut repose encore largement sur les images de factures et vos crédits ne seront enregistrés qu’à partir de vos ajustements manuscrits. Si vous souhaitez utiliser EDI pour ne plus téléverser de factures, veuillez lire cet article pour en savoir plus sur les autres options de configuration.
Quand MarginEdge commencera-t-il à recevoir les factures électroniques de mon fournisseur?
Dès que nous faisons la demande, nous encourageons le fournisseur à l’activer dès que possible. Nous avons vu des taux de réponse allant de quelques jours à quelques semaines. Notez que US Foods prend généralement au moins 4 à 6 semaines.
Cela a-t-il quelque chose à voir avec un transfert électronique de fonds?
Absolument pas! Aucune autorisation n’est donnée pour permettre quoi que ce soit de ce genre.
PARAMÈTRES GÉNÉRAUX EDI
Image en attente et EDI en attente
Lorsque vous consultez vos commandes, vous verrez deux nouveaux types « d’état » :
- Si nous avons reçu l’EDI, mais pas l’image, il sera indiqué « Image en attente ».
- Si nous avons reçu l’image mais pas l’EDI, il sera indiqué « EDI en attente ».
Comment puis-je voir une facture EDI?
Une facture dans MarginEdge se présente de la même manière, que la source soit un EDI ou une image. Si vous voulez voir les données EDI originales, l’icône carrée qui apparaît dans la fenêtre des photos de chaque facture indique généralement qu’un fichier EDI est joint. Vous pouvez cliquer dessus et télécharger le fichier CSV pour consulter directement les données.
MODE PAR DÉFAUT : TRAITER LES IMAGES, AVEC SAUVEGARDE EDI
MarginEdge s’appuie sur vos images de factures téléversées et utilisera toutes les données EDI reçues pour traiter vos factures plus efficacement et de manière plus précise.
Devrais-je encore téléverser les images des factures?
Oui. Notre mode par défaut repose encore largement sur les images de factures et vos crédits ne seront enregistrés qu’à partir de vos ajustements manuscrits. Si vous souhaitez utiliser EDI pour ne plus téléverser de factures, veuillez lire cet article pour en savoir plus sur les autres options de configuration.
Que se passe-t-il si j’oublie de téléverser une facture?
Si nous avons reçu des données EDI pour une facture mais pas limage, vous en serez averti dans votre courriel hebdomadaire. Vous pouvez alors approuver manuellement la facture avec les données EDI. Si vous n’approuvez pas cette facture uniquement EDI, elle sera automatiquement supprimée après 28 jours.
Continuerez-vous à traiter les ajustements de factures manuscrites?
Oui, c’est la seule façon dont nous enregistrons vos crédits dans notre configuration par défaut. Ce mode vous permet de continuer à bénéficier de cette formidable fonctionnalité pour vous assurer que vous disposez de factures signées et de la documentation nécessaire pour collecter tous les crédits nécessaires.
Existe-t-il d’autres options pour la gestion des factures EDI?
Consultez cet article pour plus d’informations, notamment une option alternative qui exige que chaque facture et crédit EDI aient une image correspondante, offrant un système de double vérification solide, mais conduisant à plus de rapprochements manuels.