Saisie manuelle des ventes pour MarginEdge

Si MarginEdge n’est pas intégré à votre système de terminal de point de vente ou si vous souhaitez saisir des ventes qui n’ont pas été comptabilisées dans votre système de terminal de point de vente, vous pouvez saisir manuellement des écritures de vente dans MarginEdge en quelques minutes. 

Mappage des ventes

Configuration - Créez vos mappages de vente

Connectez-vous à MarginEdge et allez dans Comptabilité > Mappage des ventes. L’écran ci-dessous s’affiche. 

Remarque : cet écran n’est modifiable que par les utilisateurs ayant le rôle de comptable de franchisé, de comptable et d’administrateur de MarginEdge.

Pour créer vos mappages de ventes, cliquez sur le bouton + Ajouter une ligne. Vous verrez alors une nouvelle ligne dans le tableau. 

Ensuite, vous pouvez saisir les détails de votre mappage des ventes. Vous trouverez ci-dessous une description de chaque colonne :

• Description : le nom de l’écriture.
• Compte du système comptable : les comptes de votre plan comptable. En faisant un double-clic sur ce champ, vous pouvez sélectionner un code comptable dans votre plan comptable, ce qui permettra à vos écritures de vente d’être transmises à votre système comptable, MarginEdge ayant des instructions sur l’endroit où envoyer ces données. Plusieurs lignes peuvent renvoyer au même compte du système comptable. Chaque personne configure sa comptabilité à sa manière. Si vous ne savez pas comment ces articles de terminal de point de vente doivent être codés/mappés, il vous faudra peut-être communiquer avec votre comptable pour connaître la meilleure façon d’enregistrer cette information.
• Le type de catégorie sera soit vide, soit indiquera « Produits alimentaires, bières, vins, alcools, boissons non alcoolisées, vente au détail ou autres. » Pour les lignes relatives aux ventes de l’un de ces types, veuillez dérouler le menu et sélectionner le type correspondant.

(Remarque : ces informations ne sont  pas destinées à l’exportation comptable. Dans MarginEdge, elles seront utilisées pour vos P&L, l’utilisation des produits alimentaires, les budgets, etc. Cela signifie que les articles que vous marquez comme « Produits alimentaires » seront comptabilisés aux endroits correspondants). Si vous souhaitez que vos rabais apparaissent dans vos ventes nettes dans MarginEdge, vous devez sélectionner un type de catégorie. Si vous ne voulez pas que les rabais apparaissent dans vos rapports de ventes dans MarginEdge, ne sélectionnez pas de type de catégorie. 

• Inclure dans les rapports de ventes : cela n’exclut PAS cette ligne de la déclaration à votre système comptable! Ce champ détermine ce qui est inclus/exclu dans vos calculs de ventes. La façon dont c’est configuré dans votre page de mappage des ventes déterminera ce que vous verrez sur les P&L, l’écran d’accueil du rapport de vente, les courriels de vente, etc. Sélectionnez inclure pour toute ligne que vous souhaitez inclure, sélectionnez exclure pour toute ligne que vous souhaitez exclure. Tout ce qui est dans la catégorie « Exclure » ne nécessite pas de type de catégorie.
• Note : cette ligne est destinée à vos notes (facultatif). Elles apparaîtront dans le champ note de votre système comptable si les notes de service sont prises en charge. 
• Cumuls du système comptable : ce champ facultatif vous permet de comptabiliser des actifs ou des passifs si le compte du système comptable de la ligne que vous avez mappé nécessite un fournisseur ou un client.
  • Par exemple, si vous voulez comptabiliser la taxe sur les ventes au profit d’un fournisseur (« Trésorier général XYZ »), vous pouvez choisir le bon compte de comptabilité fournisseurs dans « Compte du système comptable », puis choisir le fournisseur ici. Ou, si vous voulez comptabiliser une créance, vous pouvez choisir le compte client dans « Compte du système comptable » et le client en utilisant ce champ. Ce champ est rarement utilisé mais il devra être mappé sur cet écran si vous souhaitez l’utiliser.
• Classe : vous verrez cette colonne si vous utilisez les classes ou les emplacements dans QuickBooks. Si vous ne la voyez pas, ce n’est pas grave! Si vous la voyez, vous devrez définir la classe qui convient à cette unité. Cette opération s’effectue dans l’écran de mappage des ventes. En faisant un double-clic sur ce champ, vous pouvez sélectionner la classe ou l’emplacement approprié dans votre QuickBooks.
• Groupe : cela vous permet de déclarer simultanément des lignes distinctes de votre terminal de point de vente. Par exemple, votre terminal de point de vente a des lignes distinctes pour Visa, Mastercard, Discover et American Express, mais vous ne voulez probablement pas que l’écriture comptable les affiche séparément parce qu’elles sont reçues en un seul dépôt. Si vous mettez le même numéro de groupe sur plusieurs lignes, nous les combinerons et les enverrons comme un seul montant. 
  • Vous pouvez avoir un nombre illimité de groupes (ou aucun) : commencez simplement par un « 1 » pour le premier groupe, utilisez un « 2 » si vous avez un autre groupe, et ainsi de suite.

Une fois que vous avez complété les détails de votre ligne de mappage de ventes, renouvelez cette étape pour tous les mappages de ventes que vous souhaitez voir apparaître dans votre écriture de ventes, puis cliquez sur Sauvegarder les modifications. Lorsque vous cliquez sur Sauvegarder les modifications, vos lignes de vente semblent avoir disparu. Si vous remplacez le filtre « Afficher par » par le filtre « Afficher tout », vous verrez vos mappages de ventes nouvellement créés.

Une fois que vous aurez configuré tous vos mappages de ventes, vous pourrez enregistrer manuellement vos ventes dans MarginEdge. 

SAISIE DES VENTES

Pour saisir manuellement les ventes dans MarginEdge, allez dans Écritures > Ventes comptables. Sélectionnez « Enregistrer les ventes. »

Indiquez la date des ventes (cette date doit représenter le jour des ventes, et non la date à laquelle vous saisissez l’information). Si vous saisissez des ventes sur une base hebdomadaire ou autre, nous vous suggérons de saisir les dates à intervalles réguliers, mais vous ne pouvez avoir qu’une seule écriture par jour.

Saisissez le montant total pour chaque catégorie. Si certaines catégories n’ont pas de crédits ou de débits à déclarer, vous pouvez simplement les ignorer. 

Lorsque vous avez terminé de saisir vos ventes, appuyez sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrer les informations. 

Remarque : les écritures de vente doivent être équilibrées pour être enregistrées. Si le total de vos crédits n’est pas égal au total de vos débits, vous ne pourrez pas enregistrer votre écriture de vente.

Puis-je ajouter manuellement des données G/PRODUITS dans MarginEdge?

Malheureusement, non. Vous pouvez ajouter des lignes de ventes manuellement comme décrit ci-dessus, mais vous ne pouvez pas saisir manuellement des données G/PRODUITS dans MarginEdge.