Mappage des ventes du terminal de vent dans le système comptable
Votre terminal de point de vente est à présent connecté à MarginEdge et vous pouvez consulter les ventes et établir vos budgets. Mais pourquoi ne pas imaginer que MarginEdge puisse enregistrer quotidiennement ces ventes dans votre système comptable sans que vous ayez à vous en soucier? Suivez ces instructions et ce sera chose faite.
Flux des ventes vers la comptabilité
Pour enregistrer automatiquement les ventes quotidiennes du terminal de point de vente dans votre système comptable, vous devez aller dans MarginEdge et pour chaque ligne du terminal de point de vente, associer/mapper chaque ligne de votre terminal de point de vente à un code comptable dans votre système comptable. Chaque personne configure sa comptabilité à sa manière. Si vous ne savez pas comment ces articles de terminal de point de vente doivent être codés/mappés, il vous faudra peut-être communiquer avec votre comptable pour connaître la meilleure façon d’enregistrer cette information.
MarginEdge ne peut pas commencer à exporter vos données de terminal de point de vente vers votre système comptable tant que vous n’avez pas terminé ce processus.
Configuration
Connectez-vous à MarginEdge et allez dans Comptabilité > Mappage des ventes.
Vous verrez ce qui suit :
Description désignera la ligne de votre terminal de point de vente et sera automatiquement complétée par les données du terminal.
Le compte du système de comptabilité sera vide au départ. Il s’agit des comptes de votre plan comptable. En double-cliquant sur ce champ, vous pouvez sélectionner un code comptable de votre plan comptable, qui définit comment vos écritures de vente seront transférées de MarginEdge à votre système comptable. Plusieurs lignes peuvent renvoyer au même compte du système comptable.
Le champ Type est automatiquement complété par crédit ou débit.
Le type de catégorie sera soit vide, soit indiquera « Produits alimentaires, bières, vins, alcools, boissons non alcoolisées, vente au détail ou autres. » Pour les lignes relatives aux ventes de l’un de ces quatre types, veuillez dérouler le menu et sélectionner le type correspondant. (Remarque : ces informations ne sont pas destinées à l’exportation comptable. Dans MarginEdge, elles seront utilisées pour vos P&L, l’utilisation des produits alimentaires, les budgets, etc. Cela signifie que les articles que vous marquez comme « Produits alimentaires » seront comptabilisés aux endroits correspondants). Pour toute ligne que vous souhaitez voir incluse dans le calcul des ventes de MarginEdge, vous devrez sélectionner un type de catégorie dans laquelle vous souhaitez que la vente/remise soit indiquée.
Inclure dans les rapports de ventes : ce champ vous permet d’inclure/exclure des éléments tels que les rabais dans les rapports de vente que vous voyez dans MarginEdge et dans vos courriels de vente. Sélectionnez inclure pour toute ligne que vous souhaitez inclure dans les rapports de MarginEdge. Sélectionnez exclure pour toute ligne que vous souhaitez exclure. Tout ce qui est dans la catégorie « Exclure » ne nécessite pas de type de catégorie. Pour les ventes nettes, il faut inclure les rabais et les articles gratuits, pour les ventes brutes, il faut les exclure. L’exclusion d’une ligne n’affecte que la façon dont vos ventes apparaissent dans les rapports de MarginEdge et n’empêche PAS qu’elles soient transmises à votre système comptable.
Note : cette ligne est destinée à vos notes (facultatif). Elles apparaîtront dans le champ note de votre système comptable si les notes de service sont prises en charge.
Comptes de régularisation du système comptable : si vous mappez une ligne de votre système de terminal de point de vente à un compte de comptes fournisseurs, vous devrez préciser le fournisseur auquel elle doit être payée. Si vous mappez une ligne de votre système de terminal de point de vente à un compte de comptes débiteurs, vous devrez préciser le client qui doit payer. Vous devez préciser ces clients et ces fournisseurs dans la colonne Comptes de régularisation du système comptable. Si vous n’associez pas une ligne à un compte fournisseur ou à un compte client, il est inutile de faire quoi que ce soit ici.
Classe : si vous utilisez les classes dans QuickBooks, vous verrez cette colonne et devrez définir la classe appropriée pour cette unité. Si vous ne la voyez pas, ce n’est pas grave!
Groupe : bien que votre caisse dispose de lignes distinctes pour les cartes Visa, Mastercard, Discover et American Express, elles apparaissent toutes dans la comptabilité comme un seul dépôt. Si vous mettez le même numéro de groupe sur plusieurs lignes, nous les combinerons et les enverrons comme un seul montant. Vous pouvez avoir un nombre illimité de groupes (ou aucun) - commencez simplement par un « 1 » pour le premier groupe, utilisez un « 2 » si vous avez un autre groupe, et ainsi de suite.
Bravo, voilà, c’est fini! N’OUBLIEZ PAS DE SAUVEGARDER.
Envoyer les écritures de vente de ME à votre système comptable
Vous pouvez maintenant accéder à Comptabilité > Écritures de vente, où vous verrez les écritures quotidiennes. Vous pouvez sélectionner n’importe quelle ligne d’écriture quotidienne, et aller à la page Modifier la fiche de vente pour voir votre configuration/mappage.
Vous pouvez également tester les écritures en cliquant sur le bouton Imprimer l’écriture du journal en bas à droite de la page. Cela vous montrera le format de l’écriture une fois exportée.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer une écriture à votre système comptable, cliquez sur Comptabilité > Exporter. Cochez la case à gauche de la ligne pour toute écriture de vente quotidienne que vous voulez envoyer, puis cliquez sur le bouton vert Envoyer en haut à droite. Ce sera envoyé à votre système comptable.
Jetez un coup d’œil à votre système et, si tout se passe bien, dites-le nous et nous pourrons programmer l’envoi automatique de vos ventes chaque nuit.
Modifier le terminal de point de vente
Petite remarque : si vous apportez des modifications à votre terminal de point de vente qui n’affectent pas l’écriture de journal - comme l’ajout d’une nouvelle bière à une catégorie existante - vous n’avez rien à faire. Mais si vous ajoutez un nouveau compte de paiement par exemple, nous n’enverrons pas l’écriture à votre comptabilité pour ce jour-là et nous vous informerons qu’elle doit être configurée/mappée. Une fois que vous avez effectué ces modifications, le flux des ventes redémarre.
N’hésitez pas à nous demander de l’aide pour ce processus!