Réservation de la petite caisse / Transactions de décaissements
Personne ne veut utiliser la petite caisse, mais nous sommes tous (ou presque) conscients de son utilité et voulons permettre à nos restaurants d’y avoir recours. Cependant, la comptabilité de cette procédure peut être compliquée. Ces trois recommandations sur la façon d’utiliser MarginEdge vous aideront à gérer votre petite caisse.
1. Utiliser le terminal de point de vente - Décaissements comptabilisés par reçu dans le système comptable
Utiliser des décaissements dans le terminal de point de vente a l’avantage de régler vos transactions en espèces quotidiennement en diminuant l’encaisse prévue. Cependant, le suivi de ces décaissements peut être difficile car il n’est pas pratique de configurer le terminal de point de vente avec toutes les catégories de dépenses possibles.
La solution à ce problème est d’utiliser MarginEdge pour suivre à la fois les dépenses payées sur le terminal de point de vente et les reçus.
Pour suivre l’argent en espèces :
- Configurez un bouton « Décaissement » dans votre terminal de point de vente.
- Créez un compte « Décaissement » dans votre bilan en tant qu’actif courant (n’importe quel nom peut être utilisé).
- MarginEdge comptabilisera alors toutes les transactions payées sur le terminal de point de vente dans ce compte d’actif courant.
Pour suivre les dépenses :
- MarginEdge créera un type de paiement « Décaissement » dans MarginEdge.
- Demandez aux gestionnaires de prendre des photos de leurs reçus et d’écrire « Décaissement » sur le reçu de caisse.
- MarginEdge comptabilisera la dépense sur le reçu, quel qu’il soit (produits, boissons non alcoolisées, réparations, etc.), mais comptabilisera le paiement dans l’actif courant « Décaissement ».
Si les gestionnaires comptabilisent tous les reçus pour les décaissements, le compte d’actif courant « Décaissement » restera équilibré à 0 $. S’ils prennent de l’argent sans comptabiliser de reçu, le compte deviendra négatif. Ainsi, vous pouvez voir rapidement si tous les reçus sont encaissés. Et, si vous voulez voir l’utilisation totale de la petite caisse, il sera facile de vérifier ce compte ou d’examiner la page des commandes dans MarginEdge pour voir le nombre et le montant de toutes les transactions.
2. Utiliser le terminal de point de vente - Décaissements comptabilisés par terminal de point de vente, reçus non comptabilisés dans le système comptable
Une autre option consiste à disposer d’un ou plusieurs boutons dans le terminal de point de vente qui sont directement associés à une ou plusieurs dépenses correspondantes dans le mappage des ventes de MarginEdge. Cela permet de s’assurer que tout l’argent retiré de la caisse est immédiatement comptabilisé, même sans reçu. Cependant, si le reçu est enregistré dans MarginEdge, il est important qu’il ne soit *pas* enregistré dans votre système comptable, sinon la dépense sera comptabilisée deux fois.
Le problème avec cette méthode est que si des décaissements sont effectués et que les reçus ne sont pas enregistrés dans MarginEdge, il n’y a pas de « compte de compensation ». Les dépenses seraient simplement compensées entre la comptabilité et MarginEdge à la fin du mois.
Si l’utilisation de la petite caisse est minime, cela peut être une solution plus simple que l’option ci-dessus.
3. Éviter le terminal de point de vente - Encaisse
Une troisième option consiste à utiliser la petite caisse en magasin. Dans cet exemple, le magasin peut encaisser un chèque de solde d’ouverture de 300 $. Il peut ensuite utiliser la petite caisse à l’extérieur du magasin et enregistrer les reçus marqués comme petite caisse dans MarginEdge. MarginEdge les comptabilisera de manière appropriée, et le compte de paiement devrait être associé à la « petite caisse » en tant qu’actif courant dans le bilan. Lorsque les espèces approchent de 0 $, le magasin émet un chèque à l’ordre de la petite caisse, mais doit informer le comptable que le chèque est destiné à réapprovisionner la petite caisse du magasin. Si tous les reçus ont été enregistrés dans MarginEdge, le chèque de réapprovisionnement de la petite caisse devrait ramener le total du compte de l’actif courant au solde de départ.
Tout ça est un peu compliqué, nous en sommes conscients! Si vous souhaitez en discuter avec une personne en chair et en os, nous nous ferons un plaisir de vous mettre en relation avec un gourou de la comptabilité dans MarginEdge pour vous aider à mettre en place la configuration la plus logique pour votre organisation.