Guía para configurar hojas de cálculo
Descripción general
En [me], las "hojas de cálculo" son las listas personalizadas de productos/recetas que usará cuando haga el cálculo de su inventario. Para ver sus hojas de cálculo, organizarlas o añadirlas/eliminarlas, haga clic en Inventario > Hojas de cálculo.
De manera predeterminada, se crean dos hojas de cálculo para usted, llamadas "Inventario de alimentos" e "Inventario del bar" (puede cambiar los nombres). Estas dos pueden ser suficientes para usted y, si es así, no es necesario crear más.
Si quiere separar su inventario en un par de hojas de cálculo, puede hacerlo, como para Recepción y Producción. También puede crear hojas de cálculo con conjuntos más pequeños de productos que se usan para inventarios diarios, semanales o puntuales. En estos casos, puede cambiar el nombre y organizar la hoja de cálculo existente y luego crear otra. Por ejemplo, puede cambiar el nombre de la hoja de cálculo "Inventario de alimentos" como "Inventario de cocina", eliminar todos los productos almacenados y luego crear una segunda hoja de cálculo "Inventario de almacenamiento".
Cada hoja de cálculo le permite especificar qué tipos de productos, si los hay, quiere añadir a esa hoja de cálculo cuando se compra un producto nuevo. Abajo encontrará más información.
Este artículo cubre los siguientes temas:
- Cómo añadir, editar o eliminar una hoja de cálculo
- Organizar métodos para hojas de cálculo
- Añadir nuevos productos a hojas de cálculo automáticamente
- Cómo configurar Hojas de cálculo
Cómo añadir, editar o eliminar una hoja de cálculo
- Para añadir una nueva hoja de cálculo, haga clic en el botón "+ Añadir una hoja de cálculo" (que se muestra en la imagen de abajo). Luego puede nombrarla, elegir cómo se organizará y añadirle productos/recetas.
- Para editar una hoja de cálculo, selecciónela haciendo clic en ella.
En la página Editar hoja de cálculo puede cambiarle el nombre, añadir o eliminar productos y, si está en el modo "revisión del inventario", también puede añadir/editar/eliminar secciones.
- Para eliminar una hoja de cálculo, seleccione la hoja de cálculo haciendo clic en ella, luego desplácese hasta el final y vea hacia la parte inferior derecha de la página. Aquí verá dos opciones: "Eliminar" y "Desactivar".
- Desactivar conservará todos los inventarios anteriores que se hicieron con esta hoja de cálculo, pero evitará que se hagan nuevos cálculos. Lo elimina del menú desplegable al que accede cuando es el momento de añadir un nuevo cálculo.
- Eliminar borrará completamente la hoja de cálculo. Esto solo se puede hacer si no se han hecho inventarios cerrados usando esta hoja de cálculo.
Organizar métodos para hojas de cálculo
Para cada hoja de cálculo, puede organizar por uno de dos métodos:
"Automático por Categoría": En este modo, cualquier producto que añada se pondrá automáticamente en secciones según las Categorías y se ordenarán alfabéticamente en cada sección. (Las categorías se usan para hacer reportes y contabilidad y suelen ser cosas como Alimentos, Cerveza, Vino, etc., o incluso grupos más detallados, como Carne, Producción, Mariscos, Lácteos, etc.)
"Revisión del inventario": Con "Revisión del inventario" tiene control total sobre cómo organizar su hoja. Puede crear y nombrar sus propias secciones y organizar sus productos en secciones como le gustaría. Por lo general, este modo se selecciona por los que quieren organizar hojas de cálculo para que coincidan con los lugares físicos en el restaurante (p. ej., Sin reservación, Bar principal, Licorería, etc.) Este método le da más control, pero también se necesita más esfuerzo para mantenerlo.
Añadir nuevos productos a hojas de cálculo automáticamente
Usted compra nuevos productos todo el tiempo. Nuevos ingredientes, una nueva cerveza o licor, un nuevo vino. Tener que añadirlos todos para calcular las hojas una por una puede ser una molestia. Así que, hemos creado una manera de poner todos los productos nuevos automáticamente en una o más hojas de cálculo para usted.
En la parte superior de la pantalla Editar hoja de cálculo, puede especificar que se añadan nuevos productos de ciertos tipos a la hoja de cálculo automáticamente. Las opciones se hacen con las cinco casillas de verificación, como se muestra abajo:
Si tiene una sola hoja de cálculo para su inventario completo, probablemente marcará cada casilla. Cada vez que compre un nuevo producto que normalmente estaría inventariado, se pondrá en esta hoja de cálculo. ¿Qué significa marcar "Otro"? No significa que todo lo que compre terminará en el Inventario. Solo significa que cuando algo en una categoría "otro" se marca para inventariarse, automáticamente lo pondremos en esta hoja de cálculo.
¿Dónde van los nuevos productos en la hoja de cálculo?
Depende de cómo organice su hoja de cálculo:
Si su hoja de cálculo está en modo automático ("Automático por Categoría"), MarginEdge sabe dónde poner nuevos productos: Los nuevos productos se pondrán automáticamente en la sección correspondiente a su Categoría. Si tiene una categoría Lácteos, cuando compre un nuevo tipo de mantequilla, se pondrá en Lácteos y estará en orden alfabético.
Si su hoja de cálculo está en modo "Revisión del inventario", entonces MarginEdge no sabrá dónde poner nuevos productos. Así que, todos se pondrán en una sección llamada "Nuevos productos". Puede moverlos desde ahí a cualquier sección de su elección.
Cómo configurar Hojas de cálculo
La manera en que configura su hoja de cálculo depende del método de organización.
- Configure una hoja de cálculo usando "Automático por Categoría"
- Configure una hoja de cálculo usando "Revisión del inventario"
Configure una hoja de cálculo usando "Automático por Categoría"
Para configurar una hoja de cálculo, puede añadir productos/recetas, y se pondrán en secciones según las Categorías. Para esto, use los botones "+Añadir Producto" y "+Añadir Receta".
Si usa "+Añadir producto", puede añadir productos uno a la vez, o si añade productos de una categoría por primera vez, puede añadir todos los productos de esa categoría a la vez.
Cuando añada un producto, simplemente comience a escribir parte del nombre en la lista desplegable Producto y se filtrará conforme escriba. Abajo, se escribió la palabra "pastel" y la lista se filtró para mostrar todos los productos con las letras "pastel" en ellos.
Seleccione el producto de la lista desplegable y haga clic en Guardar.
Como se muestra en la imagen de abajo, una vez que seleccione el producto; se pondrá automáticamente en la sección correspondiente a su categoría.
El siguiente es un ejemplo de añadir todos los productos en una categoría.
Cuando configura inicialmente una hoja de cálculo, puede añadir todos los productos en una categoría a la vez. Esto se puede hacer para cualquier categoría que no esté actualmente en la hoja de cálculo. Así que, por ejemplo, si no hay productos de "Pescado" en la hoja de cálculo, puede añadir rápidamente todos los productos de "Pescado" en un solo paso. Abajo se muestra un ejemplo de cómo añadir todos los productos en una categoría. Tenga en cuenta que el menú desplegable de categorías muestra todas las categorías en ME, sin embargo, si algún producto de la categoría ya está en uso en la hoja de cálculo, se muestra "(en el Inventario)" y no se puede seleccionar.
Para eliminar cualquier producto de la hoja de cálculo, haga clic en el botón rojo para eliminar en el lado derecho de cualquier fila (como se muestra en la imagen de abajo). Esto eliminará el producto de la hoja de cálculo con la que está trabajando, pero no de ninguna otra donde aparezca el producto.
Importante: Asegúrese de hacer clic en "Guardar" después de hacer cambios en su hoja de cálculo.
Configure una hoja de cálculo usando "Revisión del inventario"
Para configurar una hoja de cálculo en el modo "revisión del inventario", puede crear secciones, añadir productos/recetas a secciones y reorganizar sus productos/recetas en secciones. Usted puede tener el mismo producto en varias secciones, ya que es posible que tenga el mismo producto de alimento o licor en más de un lugar de su restaurante.
Para configurar su hoja, usará los botones "+Añadir sección", "+Añadir producto" y "+Añadir receta".
Cómo crear secciones
Para crear una sección, use el botón "+Añadir sección".
Se lo redirigirá a "Añadir nueva sección a la hoja de cálculo". Como se muestra en la imagen de abajo, escriba el nombre de la sección y haga clic en guardar.
Una nueva sección está vacía y tendrá que elegir productos para esa sección.
Una vez que cree una sección, verá los botones azul y rojo a la izquierda del nombre de cada sección, como se muestra abajo.
Puede hacer estas cosas en una sección:
- Editar el nombre: Simplemente escriba en la casilla con el nombre de la sección para editarlo.
- Reorganizar secciones: Mueva la sección hacia arriba o hacia abajo con los botones de flecha.
Ordenar alfabéticamente los productos: en cualquier momento, puede ordenar alfabéticamente los productos de la sección haciendo clic en el botón que muestra AZ. Esto es particularmente útil una vez que movió productos a una sección, lo que le permite reordenar rápidamente en orden alfabético.
- Eliminarlo: Haga clic en el botón rojo para eliminar una sección completa.
También puede crear una nueva sección usando la opción "Añadir todos los productos en una categoría" (vea abajo). Esto crea una nueva sección que usa el nombre de una categoría (como Lácteos, Carne, Cerveza, etc.)
Añadir y organizar productos
Una vez que haya creado una sección, puede usar el botón "+Añadir producto" para:
- añadir productos uno a la vez, o
- añadir todos los productos de una categoría a la vez, creando una nueva sección de ese nombre
Añadir productos uno a la vez
Para añadir productos, haga clic en "Añadir productos" y se lo redirigirá a la pantalla "Añadir producto a la hoja de cálculo".
En la pantalla Añadir producto a la hoja de cálculo, seleccione la opción "Añadir un producto".
Luego, simplemente comience a escribir parte del nombre en la lista desplegable Producto y se filtrará conforme escriba. Una vez que seleccione el producto, también debe especificar en qué sección debe ir ese producto. (Puede añadir un producto a una sección incluso si ya está en una sección diferente en la hoja de cálculo; por ejemplo, puede tener las mismas cervezas en un bar y en un almacén, etc.)
Haga clic en Guardar una vez que haya seleccionado el producto y la sección.
Una vez que un producto está en la hoja de cálculo, verá un número de botones en el lado derecho de cada fila, como se muestra abajo. Si usa estos botones, puede hacer estas cosas a los productos:
- Reorganizar: Mueva los productos hacia arriba o hacia abajo con los botones de flecha O simplemente puede hacer clic en cualquier lugar de la fila y arrastrar un producto hacia abajo o hacia arriba a un nuevo lugar.
- Cambiar sección: Haga clic en el botón de las flechas cruzadas para mover el producto a una nueva sección.
- Eliminarlo: Use el botón rojo para eliminar el producto de la sección.
Añadir todos los productos en una categoría a la vez.
Esto se puede hacer para cualquier categoría que no esté actualmente en la hoja de cálculo. Así que, por ejemplo, si no hay productos de "Pescado" en la hoja de cálculo, puede añadir rápidamente todos los productos de "Pescado" en un solo paso. Abajo se muestra un ejemplo de cómo añadir todos los productos en una categoría. Tenga en cuenta que el menú desplegable de categorías muestra todas las categorías en ME, sin embargo, si algún producto de la categoría ya está en uso en la hoja de cálculo, se muestra "(en el Inventario)" y no se puede seleccionar.
Si es administrador de un restaurante, también puede hacer clic en el nombre del producto o en el cálculo por unidad para hacer más configuraciones, incluyendo cambiar el nombre del producto o cambiar la unidad por la que calcula.