Que sont les comptes de paiement?
MarginEdge utilise des « comptes de paiement » pour indiquer le mode de paiement d’une facture et si les informations de paiement sont envoyées à votre système comptable. Le compte de paiement par défaut pour les factures est « Comptes fournisseurs » - ces factures seront envoyées à la comptabilité en tant que facture à payer, le total de la facture créditant votre compte fournisseurs.
Cependant, il arrive que les factures soient payées dès leur réception, et que les informations relatives au paiement soient téléversées dans ME avec la facture. Cela peut par exemple être des factures payées par chèque, ou par ACH (traitement automatique des chèques)/TEF (transfert électronique de fonds), ou par carte de crédit. Pour chaque type de paiement que vous utiliserez avec les factures et les reçus, vous devriez avoir un « compte de paiement » correspondant dans MarginEdge. Même s’ils ne sont pas souvent utilisés, il est préférable de configurer tous les comptes de paiement qui pourraient être utilisés.
Vous trouverez ci-dessous une courte vidéo sur la configuration des comptes de paiement.
Comment ajouter des comptes de paiement?
Pour afficher vos comptes de paiement, ou en ajouter/supprimer, allez à Comptabilité > Comptes de paiement dans le menu principal.
Si vous avez commencé à travailler avec nous à partir du 25 janvier 2021, votre page de comptes de paiement contiendra des comptes de paiement pour les comptes fournisseurs, les chèques, les cartes de crédit et la petite caisse, comme indiqué ci-dessous .
Aucun « compte de système comptable » n’est nécessaire pour les comptes fournisseurs. MarginEdge l’associera automatiquement au compte fournisseur par défaut de votre système comptable, les autres comptes doivent être mappés à votre système comptable.
Si vous souhaitez modifier, désactiver ou supprimer l’un de ces comptes de paiement, vous pouvez le faire sur l’écran Comptes de paiement.
Écran de ventilation des comptes de paiement
Nom du compte de paiement
Pour tout compte autre que les comptes fournisseurs, vous pouvez créer/modifier le nom. Voici quelques exemples courants :
- Chèque BankX ####
- ACH/TEF
- AMEX ####
- CARTE DE CRÉDIT
- CARTE DE DÉBIT
- Petite caisse
- Décaissement
(#### étant les derniers chiffres du compte ou de la carte de crédit.)
Compte du système comptable
Pour la plupart des systèmes comptables, il s’agit d’un compte sélectionné dans une liste de vos comptes généraux. Pour en sélectionner un, il suffit de cliquer dans le champ, puis de cliquer à nouveau pour afficher la liste déroulante. Dans le cas de certains systèmes comptables qui ne permettent pas à MarginEdge d’accéder directement au plan comptable, ce champ vous permettra de saisir du texte et vous devrez taper le numéro du compte général dans ce champ.
Type de compte
Le type de compte détermine la méthode d’envoi des données à votre système comptable. Il y a trois options pour les types de comptes dans MarginEdge :
Comptes fournisseurs - utilisés généralement une seule fois comme indiqué ci-dessus. Les comptes de paiement définis comme comptes fournisseurs seront envoyés sous forme de facture à un compte fournisseur.
Chèque - Les factures fermées sur les comptes de paiement définis comme type de compte « chèque » seront envoyées sous forme de facture à vos comptes fournisseurs avec un paiement par chèque indiquant que la facture a été payée par le compte chèque associé au compte du système comptable. Chèque est le type de compte recommandé pour les factures payées par chèque à la livraison
Le numéro de chèque utilisé sera soit le numéro de chèque joint à la facture, soit un numéro de chèque généré de manière aléatoire si aucun numéro de chèque n’est indiqué. Si vous utilisez l’approbation des factures pour modifier vous-même vos comptes de paiement, vous verrez une option « Générer automatiquement le numéro de chèque ».
Autre - Pour les comptes de paiement définis dans ce type de catégorie, aucune facture n’est envoyée au système comptable, mais seulement une écriture de journal. Les exemples les plus courants sont les achats avec la petite caisse (versements) et les transferts internes. (Cliquez ici pour en savoir plus sur la façon de comptabiliser les transactions de petite caisse avec MarginEdge.). Veuillez noter que l'écriture au journal général exportée vers votre système comptable ne sera pas liée à un fournisseur particulier; le fournisseur sera simplement référencé dans la note de service sur l'écriture de journal. Par conséquent, si vous exportez une facture vers la comptabilité à l'aide d'un compte de paiement de type « Autre », vous n'aurez pas besoin de mapper ce fournisseur MarginEdge, et si vous verrouillez un fournisseur pour exporter uniquement des factures vers un compte de paiement de type « Autre », la page Mappage des fournisseurs avec l'affichage « Sans objet » dans la colonne Fournisseur du système comptable.
Carte de crédit (disponible uniquement pour QuickBooks et Sage Intacct) - Les factures fermées sur le type de compte « Carte de crédit » rapporteront une charge de carte de crédit au compte mappé (doit être un compte de carte de crédit dans QuickBooks). Si aucun fournisseur n’est mappé, le nom du fournisseur payé apparaîtra comme une note sur votre registre de carte de crédit. Si le fournisseur est mappé, le fournisseur figurera comme bénéficiaire dans le registre des cartes de crédit et le paiement apparaîtra comme une dépense dans votre liste de transactions pour le fournisseur mappé. Pour QuickBooks Online, une image sera également exportée avec le compte de paiement par carte de crédit. Pour en savoir plus sur ce que les exportations de comptes de paiement de type carte de crédit vont donner dans le système comptable, cliquez ici. *Remarque : les types de paiement par carte de crédit ne peuvent pas être mappés à un compte bancaire.
Remarque à l’attention des utilisateurs de Xero
Le système comptable Xero ne permet pas de comptabiliser des écritures manuelles sur des comptes bancaires. Cela signifie que les comptes de paiement définis comme type de compte « chèque » ou « autre » ne peuvent pas être mappés à un compte bancaire dans Xero. Un compte de compensation ou de bilan doit être configuré et mappé pour que le paiement puisse être exporté.