Pour éviter d’avoir à effectuer des ajustements dans votre système comptable pour des factures qui ont déjà été payées, nous avons mis en place de bonnes pratiques pour l’utilisation des comptes de paiement dans MarginEdge.
Lorsque vous téléversez des factures, nous les considérons par défaut comme impayées en les classant dans le compte de paiement du compte fournisseur. Si vous souhaitez que notre système enregistre la façon dont elles ont été payées, vous pouvez le faire de deux façons :
- Vous pouvez verrouiller les paramètres du fournisseur sur un compte de paiement par défaut, ou
- Vous pouvez inscrire le paiement utilisé sur la facture elle-même.
Option 1)
Définir le compte de paiement directement dans le fournisseur. Vous pouvez définir un compte par défaut qui doit être utilisé pour ce fournisseur, avec la possibilité de verrouiller ce paramètre.
REMARQUE : si vous utilisez Fintech pour vos achats d’alcool et que vous voulez que ces factures soient toujours réglées par ACH, c’est probablement la meilleure option! *Voir la note en bas de page concernant les transactions TEF/ACH.
Voici les étapes à suivre :
Choisissez votre fournisseur dans l’onglet de navigation « Fournisseurs » dans MarginEdge.
Cliquez sur pour ouvrir le fournisseur et cliquez sur la petite icône bleue afin de modifier le fournisseur.
Dans le fournisseur, faites défiler vers le bas jusqu’à la section « Configuration de la comptabilité ».
Vous pouvez y choisir le compte de paiement par défaut. Si vous voulez verrouiller ce paramètre afin que ce compte de paiement ne puisse pas être modifié pendant le traitement, cochez la case « Empêcher la modification de ce compte pendant le rapprochement des commandes ».
REMARQUE : vous pouvez également définir des restrictions de catégorie ici si vous voulez vous assurer que seules certaines catégories sont utilisées pour ce fournisseur.
Option 2)
Indiquez sur la facture quel compte de paiement doit être utilisé.
Vous trouverez ci-dessous les meilleures pratiques pour les divers types de paiement.
Petite caisse
Si une facture est payée avec la petite caisse, veuillez inscrire « petite caisse » sur la facture.
Chèques
Lorsqu’une seule facture a été payée par chèque, veuillez indiquer le numéro du chèque sur la facture.
Si vous avez plusieurs factures payées par un même chèque, veuillez indiquer le numéro du chèque et le montant TOTAL payé sur CHAQUE facture. Lorsque les factures sont téléversées ensemble, notre équipe les sépare automatiquement en commandes individuelles. Si les informations ne figurent pas sur chaque facture, ils ne seront pas en mesure de les traiter après leur séparation.
Carte de crédit
Pour une facture payée avec une carte de crédit, veuillez indiquer le nom ou le numéro de compte de la carte de crédit sur la facture.
*TEF/ACH
D’une manière générale, les comptes de paiement sont utilisés pour enregistrer les factures impayées ou les paiements effectués sur les factures avant leur téléversement. Si vous avez conclu un accord de prélèvement automatique avec un fournisseur (par exemple Fintech), vous pouvez indiquer que ces factures sont payées par le compte bancaire souhaité avec un numéro de transaction aléatoire comme numéro de chèque.
Deux remarques concernant cette solution. La première est que vous devez envoyer un chèque par facture et que la date du chèque doit correspondre à celle de la facture. Comme nous ne savons pas quelles factures seront payées ni quand une traite automatique se produit, il n’y a aucun moyen de marquer les factures pour indiquer une traite future de votre compte bancaire pour plusieurs factures. Deuxièmement, comme nous ne pouvons pas exporter un chèque pour un montant négatif, les crédits de votre fournisseur seront envoyés à votre compte fournisseur et ne seront pas marqués comme payés par un chèque. N’oubliez pas de verrouiller votre fournisseur sur un compte de paiement de type chèque associé au compte de bilan duquel les fonds sont tirés.