Así funciona nuestro Modo EDI predeterminado:
- Los gerentes siguen subiendo imágenes de las facturas, documentando cualquier ajuste escrito a mano.
- Su proveedor nos envía versiones digitales de sus facturas (facturas EDI).
- MarginEdge relaciona automáticamente la imagen subida con la factura EDI.
- Si no se recibe ninguna imagen de factura, las facturas EDI se marcarán en su correo electrónico de resumen semanal.
¿Qué hago con "Imagen pendiente"?
Cuando consulte sus pedidos, verá un nuevo tipo de "Estado":
- Si recibimos el EDI, pero no la imagen, dirá "Imagen pendiente".
Además de recibir alertas en su correo electrónico de resumen semanal, en cualquier momento puede iniciar sesión en MarginEdge y verificar qué facturas tienen un estado pendiente.
Desde la Barra de navegación lateral, haga clic en Contabilidad > Reconciliación
Cuando se cargue esta página, verá un resumen en la parte de arriba sobre cuántos artículos están en espera o necesitan su atención. Puede buscar un artículo específico o usar la casilla desplegable para filtrar por la categoría que quiera ver.
Imagen faltante (Imagen pendiente): Esto significa que MarginEdge recibió la factura EDI o el crédito del proveedor, pero no recibió la imagen correspondiente de la factura o, si es un crédito, la imagen de la propia nota de crédito o la Factura mostrando un ajuste hecho a mano.
Cuando haga clic en la partida presupuestaria de una factura que muestre una imagen faltante, aparecerá esta ventana emergente:
Desde este recuadro, puede conciliar el problema rápidamente.
- Si tiene la imagen correcta, puede hacer clic en "Subir imagen" y adjunte la imagen al documento. Después, pasará automáticamente al modo "En conciliación" para que el sistema haga la aprobación.
- Si quiere aprobar esta factura EDI sin la imagen correspondiente, puede hacer clic en "Aprobar sin imagen". Luego, debe confirmar esta elección haciendo clic en "Confirmar" en la ventana emergente que aparecerá después.
- Si está seguro de que esta factura es incorrecta o no la necesita, simplemente puede "Eliminarla". Debe confirmar esta elección haciendo clic en "Confirmar" en la ventana emergente que aparecerá después. Cuando la elimine, no podrá recuperarla.
Preguntas frecuentes
¿Todavía debo subir imágenes de facturas?
Sí. Nuestro modo predeterminado sigue dependiendo en gran parte de imágenes de facturas y sus créditos solo se registrarán desde sus ajustes hechos a mano. Si quiere usar EDI para dejar de subir facturas, lea este artículo para conocer otras opciones de configuración.
¿Qué pasa si olvido subir una factura?
Si recibimos datos EDI para una factura pero no recibimos la imagen, esto se indicará en su correo electrónico de resumen semanal. Así, podrá aprobar de forma manual la factura con los datos EDI. Si no aprueba esta factura de solo EDI, se eliminará automáticamente en 28 días.
¿Seguirán procesando los ajustes hechos a mano en facturas?
Sí. Mientras siga subiendo facturas, nuestra configuración predeterminada le permitirá seguir recibiendo esta excelente función. Es la única manera en la que MarginEdge registrará sus créditos.
¿Hay otras opciones para manejar el EDI?
Consulte este artículo para obtener información más específica, incluyendo una opción alternativa que exige que todas las facturas EDI tengan una imagen correspondiente, ofreciendo así un sólido sistema de doble comprobación, pero implicando más conciliaciones manuales.
