¿Qué son las cuentas de pago?
MarginEdge usa "cuentas de pago" para mostrar cómo se paga una factura y si la información de pago se envía a su sistema de contabilidad. La cuenta de pago predeterminada para las facturas es "Cuentas por pagar"; estas facturas se enviarán a contabilidad como una factura por pagar con el total de la factura que acredite su cuenta A/P.
Sin embargo, a veces las facturas se pagan cuando se reciben y la información de pago se sube a ME con la factura. Algunos ejemplos son las facturas pagadas con cheque, ACH/EFT o tarjeta de crédito. Para cada tipo de pago que use con facturas y recibos, debe tener una "cuenta de pago" correspondiente en MarginEdge. Aunque se usen muy poco, es mejor configurar todas las cuentas de pago que puedan usarse.
Abajo encontrará un video rápido sobre cómo configurar Cuentas de pago.
¿Cómo se añaden cuentas de pago?
Para ver sus cuentas de pago, o añadir/eliminar alguna, vaya a Contabilidad > Cuentas de pago desde el menú principal.
Si comenzó con nosotros el 25 de enero de 2021 o después, su página de cuentas de pago se mostrará con cuentas de pago para Cuentas por pagar, Cheques, Tarjeta de crédito y Caja chica, como se muestra abajo .
No se necesita una "Cuenta del sistema de contabilidad" para las cuentas por pagar. MarginEdge la asociará automáticamente con la cuenta A/P predeterminada de su sistema de contabilidad; para las otras, es necesario que usted las asigne a su sistema de contabilidad.
Si quiere editar, desactivar o eliminar cualquiera de estas cuentas de pago, puede hacerlo en la pantalla de cuentas de pago.
Desglose de la pantalla de cuentas de pago
Nombre de la cuenta de pago
Para cualquier cuenta que no sea una Cuenta por pagar, puede crear/editar el nombre. Algunos ejemplos frecuentes son:
- Cuenta corrienteX ####
- ACH/EFT
- AMEX ####
- TARJETA DE CRÉDITO ####
- TARJETA DE DÉBITO ####
- Caja chica
- Pagada
(#### son los últimos dígitos de la cuenta o de la tarjeta de crédito).
Cuenta del sistema de contabilidad
En casi todos los sistemas de contabilidad, es una cuenta seleccionada de una lista de sus cuentas del libro mayor. Para seleccionar una, simplemente haga clic en el campo y luego haga clic de nuevo para ver la lista desplegable. Para algunos sistemas de contabilidad en los que MarginEdge no puede acceder directamente a la tabla de cuentas, este campo le permitirá escribir texto; tendrá que escribir el número de cuenta del libro mayor en este campo.
Tipo de cuenta
El tipo de cuenta establece cómo se enviarán los datos a su sistema de contabilidad. Hay tres opciones de tipos de cuenta en MarginEdge:
Cuentas por pagar: Por lo general se usa solo una vez, como se muestra arriba. Las cuentas de pago establecidas como Cuentas por pagar se enviarán como una factura a una cuenta de cuentas por pagar.
Cheque: Las facturas cerradas a cuentas de pago establecidas como tipo de cuenta de "cheques" se enviarán como una factura a sus cuentas por pagar junto con un cheque de pago marcando la factura como pagada por la cuenta de cheques asignada bajo la cuenta del sistema de contabilidad. "Cheques" es el tipo de cuenta recomendado para facturas pagadas con cheques en la entrega.
El número de cheque usado será el número de cheque que se da con la factura o, si no se da ningún número de cheque, el número de cheque generado de forma aleatoria. Si está usando la aprobación de facturas para editar usted mismo sus cuentas de pago, verá la opción "Generar de forma automática número de cheque".
Otro: Para las cuentas de pago establecidas con este tipo de categoría, no se envía ninguna factura al sistema de contabilidad, solo un asiento contable. Algunos ejemplos frecuentes son las compras con caja chica (pagos) y las transferencias internas. (Haga clic aquí para obtener información sobre cómo registrar las transacciones de caja chica con MarginEdge). Tenga en cuenta que el asiento contable general exportado a su sistema de contabilidad no se vinculará a un proveedor específico, simplemente se hará referencia al proveedor en la nota del asiento contable. Por lo tanto, si exporta su factura a contabilidad usando una cuenta de pago de tipo "Otro", no necesitará asignar a ese proveedor de MarginEdge y si bloquea un proveedor para solo exportar facturas a una cuenta de pago de tipo "Otro", la página de asignación de proveedor mostrará "No aplica" en la columna del proveedor del Sistema de contabilidad.
Tarjeta de crédito (solo disponible para QuickBooks y Sage Intacct): Las facturas cerradas del tipo de cuenta "Tarjeta de crédito" reportarán un cargo de la tarjeta de crédito a la cuenta asignada (debe ser una cuenta de tarjeta de crédito en QuickBooks). Si no hay ningún proveedor asignado, el nombre del proveedor pagado aparecerá como una nota en su registro de tarjeta de crédito. Si el proveedor está asignado, verá al proveedor listado como el beneficiario en el registro de la tarjeta de crédito y aparecerá como un gasto en su lista de transacciones de proveedor para el proveedor asignado. Para QuickBooks Online, también se exportará una imagen con la cuenta de pago de la tarjeta de crédito. Para obtener más información sobre cómo se ven las exportaciones de cuentas de pago de tipo "Tarjeta de crédito" en el sistema de contabilidad, haga clic aquí. *Nota: Los tipos de pago con tarjeta de crédito no pueden asignarse a una cuenta bancaria.
Aviso para los usuarios de Xero
El sistema de contabilidad Xero no permite registrar entradas manuales en cuentas bancarias. Esto significa que las cuentas de pago establecidas como tipo de cuenta "corriente" u "otra" no pueden asignarse a una cuenta bancaria en Xero. Es necesario configurar y asignar una cuenta de compensación o de balance para que el pago pueda exportarse.