Para evitar tener que hacer ajustes en su sistema de contabilidad para facturas ya pagadas, presentamos algunas prácticas recomendadas para usar Cuentas de pago en MarginEdge.
Cuando suba facturas, de forma predeterminada nuestro sistema las marca como no pagadas, cerrándolas en la cuenta de pago "Cuentas por pagar". Si quiere que nuestro sistema registre cómo se pagaron, hay dos formas de asegurarse de que así sea:
- Puede bloquear la configuración del proveedor a una cuenta de pago predeterminada o
- Puede escribir el pago usado en la misma factura.
Opción 1)
Configure la cuenta de pago desde el propio proveedor. Puede establecer una cuenta predeterminada que debe usarse para este proveedor con la opción de bloquear esta configuración.
NOTA: Si usa Fintech para sus compras de alcohol y quiere que esas facturas siempre se cierren en ACH, esta podría ser su mejor opción. *Vea la nota al final sobre las transacciones EFT/ACH.
Estos son los pasos:
Elija su Proveedor en la pestaña de navegación "Proveedores" en MarginEdge.
Haga clic para abrir el proveedor y haga clic en el pequeño icono azul para Editar el proveedor.
En Proveedor, desplácese hacia abajo hasta la sección "Configuración de contabilidad".
Aquí puede elegir la Cuenta de pago predeterminada. Si quiere que bloquee esta configuración para que esta Cuenta de pago no se modifique durante el procesamiento, haga clic en la casilla de verificación "Evitar cambiar esta cuenta durante la conciliación del pedido".
NOTA: Aquí también puede configurar Restricciones de categoría si quiere asegurarse de que solo se usan ciertas categorías para este proveedor.
Opción 2)
Escriba en la factura qué Cuenta de pago debe usarse.
Abajo encontrará las mejores prácticas para los distintos tipos de pago.
Caja chica
Para una factura que se pague con Caja chica, escriba "Caja chica" en la factura.
Cheques
Si tiene una factura que pagó con cheque, escriba el número de cheque en la factura.
Cuando tenga varias facturas pagadas por un solo cheque, escriba el número de cheque y la cantidad TOTAL pagada en CADA factura. Cuando las facturas se suben juntas, nuestro equipo las separa automáticamente en pedidos individuales. Si la información no está en cada factura, no sabrán cómo procesarla después de separarlas.
Tarjeta de crédito
Para una factura que se pague con tarjeta de crédito, escriba el nombre de la cuenta o el número de cuenta de la tarjeta de crédito en la factura.
*EFT/ACH
En general, las cuentas de pago se usan para registrar facturas no pagadas o los pagos hechos a facturas antes de que las suba. Si tiene un acuerdo de giro automático con un proveedor (por ejemplo, Fintech), puede hacer que esas facturas se marquen como pagadas desde la cuenta bancaria que quiera, con un número de transacción al azar como número de cheque.
Dos observaciones sobre este acuerdo. Primero, esto enviará un cheque por factura y la fecha del cheque coincidirá con la fecha de la factura. Como no sabemos qué facturas se pagarán ni cuándo hay un giro automático, no hay forma de marcar las facturas para reflejar un futuro giro de su cuenta bancaria para varias facturas. Además, como no podemos exportar un cheque por una cantidad negativa, los créditos de su proveedor se enviarán a su AP y no se marcarán como pagados con un cheque. No olvide bloquear a su proveedor en una cuenta de pago de tipo cheque asignada a la cuenta de balance desde la que se giran los fondos.