Connexion de ME à QuickBooks Desktop

*Nous vous recommandons de commencer par l’article qui présente le cadre de cette intégration : Quick Primer dans MarginEdge. 

Questions à se poser

Avant de passer aux instructions d’installation, vous devez avoir une compréhension de base de l’environnement de votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop. Je vous suggère fortement d’obtenir des réponses aux questions ci-dessous AVANT d’essayer d’intégrer QuickBooks Desktop et MarginEdge.

1. Disposez-vous des identifiants de connexion « Admin » pour le fichier d’entreprise QuickBooks Desktop? Vous devrez ouvrir une session dans votre fichier d’entreprise en tant qu’administrateur pour établir la connexion et créer un utilisateur dédié à MarginEdge.

2. Où est enregistré votre fichier d’entreprise?

3. Avez-vous accès à d’autres applications dans l’environnement? Par exemple, certains environnements d’hébergement ne vous donnent accès qu’à QuickBooks et ne vous permettent pas de gérer les applications de bureau comme le connecteur Web QuickBooks, TransactionPro Importer ou Zed Axis.

4. Avez-vous accès à plusieurs fichiers d’entreprise ou à un seul fichier d’entreprise?

Nous essaierons d’aborder chaque scénario tout au long des instructions.

Informations sur le connecteur Web QuickBooks

MarginEdge envoie des données à QuickBooks Desktop par le biais du le connecteur Web QuickBooks. Le connecteur Web QuickBooks est un programme autonome qui s’installe généralement automatiquement lorsque QuickBooks Desktop est installé. Chaque fois que vous mettez à jour une connexion avec le connecteur Web, MarginEdge lit les changements de données de votre fichier d’entreprise QuickBooks. MarginEdge envoie ensuite dans votre système comptable les transactions qui affichent un état de synchronisation « en attente » dans votre page des exportations comptables. MarginEdge ne change pas, ne modifie pas et ne supprime pas de données dans QuickBooks. Il ne fait que lire et ajouter des données. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment configurer le connecteur Web QuickBooks et vous indiquer les meilleures pratiques.

Téléchargement du fichier QWC de [me]

Le connecteur Web QuickBooks utilise un fichier « QWC » pour se connecter à [me]. QWC signifie connecteur Web QuickBooks et est la fin du fichier que vous allez télécharger (exemple : myfile.qwc). Pour obtenir le fichier QWC, connectez-vous à [me] > Configuration (en bas à gauche) > Intégrations. Dans la section Comptabilité, cliquez sur le menu déroulant > et sélectionnez « QuickBooks Desktop (QWC) » > puis cliquez sur « Connecter au système de comptabilité ».

Cela vous amènera à une page avec le bouton « Générer le connecteur QuickBooks Desktop ».

Cliquez sur le bouton « Générer le connecteur QuickBooks Desktop » et une fenêtre contextuelle s’affichera pour vous demander de « sauvegarder votre mot de passe ». Copiez le mot de passe et enregistrez-le quelque part. Ne vous inquiétez pas si vous ne l’avez pas enregistré, nous pouvons récupérer le mot de passe plus tard. Appuyez sur « OK ».

Paramètres d’intégration de MarginEdge

À présent, vous devriez être à la page des paramètres d’intégration. Il y a un certain nombre de paramètres que vous pouvez ajuster pour optimiser l’intégration de [me] selon vos besoins spécifiques. Vous pouvez ajuster ces paramètres maintenant ou plus tard. Notez que nous ne pouvons pas sélectionner les classes, car nous ne savons pas quelles classes sont disponibles avant la première synchronisation.

Cliquez sur le bouton « Télécharger le fichier du connecteur Web QuickBooks ».

Après avoir téléchargé le fichier QWC, essayez de mettre le fichier dans le même dossier que celui où est stocké votre fichier d’entreprise QuickBooks. Lisez la suite pour savoir comment trouver l’emplacement de votre fichier d’entreprise.

Où est stocké mon fichier d’entreprise QuickBooks?

Pour accéder à l’emplacement du stockage de votre entreprise, connectez-vous d’abord à votre fichier d’entreprise. Appuyez sur F2 ou Ctrl+1 pour faire apparaître la fenêtre « Informations produit ». Dans la section « INFORMATIONS FICHIER » de la fenêtre « Informations produit », vous verrez le répertoire (emplacement) de votre fichier d’entreprise QuickBooks Desktop. Cela se présente sous la forme suivante :

La meilleure pratique consiste à ne pas stocker pas votre fichier d’entreprise dans un dossier Dropbox/Onedrive. Avoir votre fichier d’entreprise dans un dossier de synchronisation comme celui-ci est un le moyen le plus sûr de corrompre votre fichier d’entreprise, voire de le détruire. Vous pouvez tout à fait stocker le fichier d’entreprise dans un dossier partagé sur un réseau. Si vous voulez une configuration comme Dropbox, utilisez plutôt QBox.

Problèmes :

Si vous avez appuyé sur F2 ou Ctrl+1 et que la fenêtre Informations produit ne s’ouvre pas :

• Assurez-vous que QuickBooks est bien le programme ouvert en cliquant en haut de QuickBooks.

• Assurez-vous que toutes les fenêtres contextuelles de QuickBooks sont fermées. Essayez de fermer toutes les fenêtres QuickBooks ouvertes en appuyant plusieurs fois sur Échap. Si vous entendez un son, ou si Échap ne ferme pas la fenêtre en cours, il se peut que vous ayez une fenêtre contextuelle cachée dans un autre écran ou dans un coin de votre écran. Trouvez-la et fermez-la.

• Si cela ne fonctionne toujours pas, il se peut que vous accédiez à QuickBooks dans un « environnement hébergé ». C’est une bonne information à connaître pour plus tard. Votre fournisseur d’hébergement peut avoir une façon spéciale d’utiliser les touches de fonction/touches de raccourci. Vous devrez faire des recherches pour savoir comment envoyer des touches de fonction/touches de raccourci à votre environnement hébergé.

Créer un utilisateur [me] dans QuickBooks Desktop

Lorsque le connecteur Web QuickBooks se synchronise avec QuickBooks Desktop, il bloque l’utilisateur avec lequel il se connecte. Si vous utilisez Admin, vous ne pouvez pas utiliser l’utilisateur Admin pendant que le connecteur Web QuickBooks effectue sa synchronisation. Cela peut être problématique dans certains cas. Par conséquent, la meilleure pratique consiste à créer un utilisateur spécifique que le connecteur Web de QuickBooks pourra utiliser.

Ajouter un utilisateur à QuickBooks Desktop Enterprise

Connectez-vous au fichier d’entreprise en tant qu’utilisateur Admin. Cliquez sur Entreprise > Utilisateurs > Configurer les utilisateurs et les rôles.

Dans la fenêtre « Utilisateurs et Rôles », cliquez sur « Nouveau »

Dans la fenêtre « Nouvel utilisateur », choisissez un nom d’utilisateur unique et créez un mot de passe sécurisé. Dans la case « Rôles disponibles », cliquez sur « Comptable* », puis sur le bouton « Ajouter » pour attribuer le rôle de comptable à l’utilisateur. Cliquez sur le bouton « OK ».

Si un message d’avertissement s’affiche, cliquez sur le bouton « Continuer ».

Fermez « Utilisateurs et rôles » en cliquant sur le bouton « Fermer ».

Ajouter un utilisateur à QuickBooks Desktop Premier

Connectez-vous au fichier d’entreprise en tant qu’utilisateur Admin. Cliquez sur Entreprise > Utilisateurs > Configurer les utilisateurs et les rôles.

Intuit vous demandera peut-être à ce stade de vous connecter à un compte Intuit. Nous vous recommandons d’utiliser la même adresse électronique que celle qui a été utilisée pour acheter QuickBooks. Une fois que vous êtes dans la fenêtre de la liste des utilisateurs, cliquez sur « Ajouter un utilisateur ». Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques. Ne sélectionnez pas « Ajouter cet utilisateur à ma licence QuickBooks ». Cliquez sur « Suivant ».

Sélectionnez « Toutes les sections de QuickBooks » puis cliquez sur « Suivant ».

Une fenêtre d’avertissement s’affiche. Cliquez sur « Oui ».

Dans la fenêtre suivante, cliquez sur « Terminer ».

Comment ouvrir le connecteur Web QuickBooks

Normalement, à ce stade, votre fichier d’entreprise QuickBooks et votre fichier QWC se trouvent dans le même dossier. Si ce n’est pas le cas, vous aurez peut-être des difficultés à accéder au fichier QWC à partir du connecteur Web QuickBooks.

Il y a principalement deux façons d’ouvrir le connecteur Web QuickBooks. La façon la plus simple et la moins problématique est d’ouvrir d’abord QuickBooks > Ouvrez le fichier d’entreprise avec lequel vous voulez vous synchroniser > Cliquez sur Fichier > Gestion des applications > Mettre à jour les services Web.

Cela ouvrira le connecteur Web QuickBooks directement dans l’environnement où QuickBooks est installé.

La deuxième façon est de rechercher « Connecteur Web » dans les programmes de votre ordinateur. Vous pouvez le faire dans le menu de démarrage ou dans la barre de recherche de votre ordinateur.

Problèmes :

Si le connecteur Web QuickBooks ne s’ouvre pas, il peut y avoir plusieurs raisons :

• QuickBooks est installé dans un environnement où vous n’avez pas accès aux applications tierces. Si c’est le cas, vous devrez en parler à votre fournisseur d’hébergement ou consulter sa documentation pour savoir comment utiliser le connecteur Web QuickBooks dans son environnement.

• Si vous savez que vous êtes en mesure d’utiliser QuickBooks sur le PC sur lequel vous travaillez, il se peut que le connecteur Web QuickBooks ne soit pas installé. Si c’est le cas, rendez-vous sur le site Web d’assistance de QuickBooks et suivez leurs instructions pour configurer le connecteur Web QuickBooks.

À propos du connecteur Web QuickBooks

Normalement, le connecteur Web QuickBooks devrait être maintenant ouvert.

Voyons maintenant quelques boutons et leurs fonctions.

• Afficher le journal : ouvre le fichier .txt dans lequel le connecteur Web QuickBooks enregistre les données lors de son interaction avec QuickBooks. En cas de problème et si vous devez communiquer avec le service d’assistance, il est conseillé d’inclure ce journal dans votre courriel au service d’assistance.

• Problèmes : cela vous amène au site Web de dépannage du connecteur Web d’Intuit. Cette option vous permet d’ajouter une application de dépannage et vous donne des informations sur les erreurs que vous pouvez rencontrer.

• Aide : cela ouvrira la documentation intégrée du connecteur Web QuickBooks.

• Ajouter une application : nous allons utiliser ce bouton dans un instant pour ajouter l’application

• Masquer : IMPORTANT>>Il est important de comprendre la fonction Masquer et ce qui la différencie de Quitter. Lorsque vous appuyez sur Masquer, cela a le même effet que d’appuyer sur le bouton de réduction. Vous pourrez voir l’application dans votre barre d’état système en bas à droite et l’application sera toujours en cours d’exécution. Si vous voulez que le connecteur Web QuickBooks exécute les synchronisations automatiquement, vous DEVEZ appuyer sur Masquer au lieu de Quitter.

• Quitter: ce bouton ferme l’application. Il a le même effet que le bouton « X » en haut à droite. Le programme se ferme et aucune synchronisation n’a lieu, même si vous avez sélectionné ############.

Ajouter [me] au connecteur Web QuickBooks

Normalement, vous devriez avoir :

• Le connecteur Web QuickBooks ouvert et prêt à ajouter le fichier QWC de [me].

• Le fichier QWC a été téléchargé et vous savez où il est enregistré (de préférence au même endroit que votre fichier d’entreprise).

• Les identifiants de connexion de l’administrateur pour votre fichier d’entreprise QuickBooks.

• Le nom d’utilisateur et le mot de passe de l’utilisateur dédié [me] que vous avez créé dans QuickBooks.

• Le mot de passe du fichier du connecteur Web QuickBooks que [me] a créé lorsque vous avez généré et téléchargé votre fichier du connecteur Web QuickBooks. Si vous l’avez perdu, vous pouvez le retrouver ici en cliquant sur le bouton « Afficher le mot de passe ».

Dans le connecteur Web QuickBooks, cliquez sur « Ajouter une application » en bas à droite.

Allez au fichier QWC que vous avez téléchargé. Sélectionnez le fichier et cliquez sur « Ouvrir ». Dans la fenêtre Autoriser le nouveau service Web, cliquez sur « OK ».

QuickBooks devrait alors afficher une fenêtre « QuickBooks - Certificat d’application ». Cette fenêtre vous permet d’autoriser le nombre d’accès que [me] aura à votre fichier d’entreprise. Même si vous prévoyez d’effectuer toutes les synchronisations manuellement, il est préférable de sélectionner « Oui, toujours : autoriser l’accès même si QuickBooks n’est pas en cours d’exécution ».

Lorsque vous sélectionnez le niveau d’autorisation, vous pouvez recevoir un message d’avertissement selon le niveau d’autorisation que vous choisissez. Si vous recevez un message d’avertissement, cliquez sur « Oui ».

Si vous choisissez « Oui, toujours..... », sélectionnez l’utilisateur [me] que vous avez créé précédemment.

Cliquez ensuite sur le bouton « Continuer ».

Enfin, dans la fenêtre de confirmation d’accès, cliquez sur le bouton « Terminé ».

Il se peut qu’alors le connecteur Web QuickBooks soit masqué. Ne vous inquiétez pas, vous avez certainement suivi toutes les étapes requises, il faut juste restaurer la fenêtre. Pour cela, ouvrez le connecteur Web comme vous l’avez fait la première fois. Si c’est le premier QWC que vous ajoutez au connecteur Web de QuickBooks, vous remarquerez que le connecteur a une apparence un peu différente :

Voici un récapitulatif des différentes colonnes :

• Première colonne : case à cocher que vous sélectionnez pour déterminer les applications à mettre à jour.

• Colonne Application : informations que l’application ajoute au fichier QWC afin que vous puissiez sélectionner la bonne application à mettre à jour.

• Colonne Exécution automatique : sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez que le connecteur Web QuickBooks procède à une synchronisation même si QuickBooks Desktop est fermé. Laissez cette option non cochée pour l’instant.

• Colonne Chaque minute : il s’agit d’un paramètre d’exécution automatique. Indiquez le nombre de minutes entre chaque exécution automatique. Pour l’instant, laissez cette case vide.

• Colonne État : informations sur la dernière synchronisation effectuée et si la synchronisation a échoué ou réussi.

• Colonne Mot de passe : le mot de passe [me] créé lorsque vous avez généré le fichier QWC. Si vous l’avez perdu, allez ici et cliquez sur le bouton « Afficher le mot de passe ».

• Colonne Supprimer : cliquez sur cette colonne si vous voulez supprimer cette application du connecteur Web QuickBooks. Cette fonctionnalité peut s’avérer délicate. Pour qu’elle fonctionne, QuickBooks doit se trouver au même endroit que lorsque vous avez autorisé l’application, QuickBooks doit être ouvert et vous devez être connecté en tant qu’administrateur. Le bouton Supprimer ne supprimera l’application que si ces trois conditions sont remplies.

Ajoutez maintenant le mot de passe qui vous a été donné par [me] lorsque vous avez créé le fichier QWC dans la colonne Mot de passe. Si vous avez perdu ce mot de passe, allez ici et cliquez sur le bouton « Afficher le mot de passe ». Le mot de passe n’est pas enregistré automatiquement, vous devrez cliquer hors de la case du mot de passe pour que le connecteur QuickBooks enregistre le mot de passe. Quelques fenêtres contextuelles s’afficheront, cliquez simplement sur oui, continuer, etc. pour chacune d’entre elles.

Mise à jour/synchronisation de QuickBooks Desktop et [me]

À ce stade, QuickBooks et le connecteur Web QuickBooks sont connectés, mais aucune information n’a encore été transmise à [me]. Pour effectuer une synchronisation/mise à jour, cliquez sur la case à cocher dans la première colonne puis cliquez sur le bouton « Mise à jour de la sélection ».

Si la synchronisation s’est déroulée correctement, vous verrez « OK » dans la colonne « État ».

Modifier les paramètres d’intégration dans [me] après la première synchronisation

Après votre première synchronisation, retournez dans le menu Configuration (en bas à gauche) > Intégrations. Vous pourrez y modifier certains paramètres qui ne peuvent être modifiés qu’après la première synchronisation.

Classes

Pour chacune des questions relatives aux classes, notez que vous ne pouvez choisir qu’une seule classe. Chaque entreprise [me] ne peut se synchroniser qu’avec une seule classe par type de transaction (Factures > Factures QB, Écritures de ventes > Écritures de journal QB et écritures d’ajustement d’inventaire > Écritures de journal QB), Si vous avez plusieurs unités [me], chaque unité et chaque type de transaction peut avoir une classe différente.

Chemin du fichier d’entreprise

La meilleure pratique consiste à ajouter le chemin d’accès du fichier d’entreprise de QuickBooks Desktop à [me]. Cela permet de s’assurer que, lorsque vous essayez de vous synchroniser avec [me], les données proviennent du bon fichier d’entreprise ou y sont transférées. Si vous avez plusieurs fichiers d’entreprise QuickBooks, vous pouvez avoir un fichier d’entreprise ouvert, mais synchroniser/mettre à jour ce fichier d’entreprise avec un abonnement [me] différent. C’est possible grâce à la conception du kit de développement logiciel de QuickBooks. Si un fichier d’entreprise est ouvert, toutes les tâches des applications dorsales ne peuvent être effectuées qu’avec le fichier d’entreprise ouvert. Si le chemin d’accès au fichier de société est complété dans [me], le connecteur Web QuickBooks vérifie l’emplacement du fichier ouvert par rapport au chemin d’accès au fichier d’entreprise. Si les chemins correspondent, il y aura synchronisation.

Autres bonnes pratiques

• Si vous configurez l’exécution automatique, évitez que « Chaque minute » soit identique. Il essaiera de lancer toutes les synchronisations de fichiers de l’entreprise en même temps. Décalez l’heure de 5 ou 10 minutes.

• Exécutez la mise à jour en mode mono-utilisateur. En mode multi-utilisateurs, quelqu’un pourrait être en train de modifier une transaction qui pourrait être affectée par la synchronisation et provoquer un conflit.

• Fermez toutes les fenêtres de QB (Factures, etc.) et les rapports avant la mise à jour/synchronisation. Avoir beaucoup de fenêtres ouvertes peut entraîner des problèmes de fonctionnement. Avoir des transactions ouvertes verrouille la transaction et empêche les autres utilisateurs et applications de les modifier. Cela pose surtout un problème lorsque [me] essaie d’envoyer un paiement de facture à QuickBooks mais que la facture est déjà ouverte dans une fenêtre.

• Ne mettez à jour/synchronisez qu’un seul fichier d’entreprise à la fois. Si vous essayez de le faire avec plusieurs entreprises, le connecteur Web QuickBooks peut se bloquer.

Conclusion

Et voilà! Dans cet article, nous avons expliqué en détail comment configurer la synchronisation avec [me] et QuickBooks Desktop. Nous avons également passé en revue les meilleures pratiques et les choses à éviter.